· выступление члена управляющего совета или приглашенного лица с докладом (сообщением) по данному вопросу повестки;
· обсуждение членами управляющего совета вопроса повестки;
· предложения по формулировке проекта решения по вопросу повестки;
· голосование по вопросу повестки;
· подсчет голосов и подведение итогов голосования;
· оглашение итогов голосования и окончательной редакции решения, принятого по вопросу повестки заседания.
После рассмотрения в указанном порядке всех вопросов повестки заседания председатель объявляет заседание управляющего совета закрытым». Возможно разработать также порядок участия в принятии решений членов управляющего совета в заочной или дистанционной (если в школе есть такая техническая возможность) форме. Обязательно следует регламентировать и такой вопрос, как принятие решения по результатам голосования. Можно определить круг наиболее важных вопросов, например, внесение изменений и дополнений в устав школы, решения по которым считаются принятыми, если за них проголосовало не менее двух третей присутствующих на заседании членов управляющего совета (квалифицированное большинство), а также вопросы, по которым достаточно набрать количество голосов более половины (простое большинство).
Документом, фиксирующим принятые решения и их легитимный и управленческий характер, является протокол заседания управляющего совета, подписанный председателем и секретарем. Протокол ведется на каждом заседании управляющего совета. Срок, в течение которого составляется и рассылается протокол заседания управляющего совета, список получателей протокола также определяется в регламенте работы управляющего совета.
В протоколе заседания управляющего совета указываются:
- место и время его проведения;
- фамилия, имя, отчество, присутствующих на заседании;
- повестка дня заседания;
- вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним;
- принятые решения.
Мнения отсутствующих на заседании членов управляющего совета, если они есть, выраженные в письменной форме и собственноручно ими подписанные, должны приобщаться к протоколу в качестве обязательного приложения. Член управляющего совета, отсутствовавший при решении вопроса или оказавшийся в меньшинстве, вправе письменно сформулировать особое мнение, которое также приобщается к протоколу.
Вторичным, но не менее важным документом являются решения управляющего совета, представляющие собой, фактически, краткую выписку из протокола формулировки решения по отдельному вопросу повестки заседания, принятого большинством голосов членов управляющего совета. Решения будут внутренние – принятые по вопросам деятельности самого управляющего совета, его членов, и внешние – принятые по вопросам компетенции управляющего совета и являющиеся управленческими решениями для системы школьного управления и школы, как учреждения, в целом. Решения и протоколы заседаний управляющего совета хранятся в общеобразовательном учреждении и включаются в номенклатуру дел. Они должны быть доступны для ознакомления всем участникам образовательного процесса данной школы. Чтобы облегчить процесс ознакомления, целесообразно помещать решения управляющего совета на информационном стенде, на сайте школы.
На этом шаге развертывания деятельности управляющего совета также необходимо определиться с его делопроизводством. В перечне документов управляющего совета могут быть:
· Устав и иные, необходимые для работы управляющего совета локальные акты школы.
· Положения «Об управляющем совете», «О выборах в управляющий совет», «О регламенте управляющего совета» и т.п.
· Список членов управляющего совета с указанием их обязанностей в управляющем совете;
· Список комиссий управляющего совета и содержание их деятельности.
· План работы и график очередных заседаний управляющего совета на текущий учебный год.
· Протоколы (полные или в их постановляющей части) заседаний управляющего совета.
· Планы работы и графики заседаний комиссий и других рабочих групп.
· Протоколы заседаний комиссий и других рабочих групп.
· Годовые отчеты о деятельности управляющего совета, его комиссий и других рабочих групп.
· Деловая переписка (входящие и исходящие документы).
· Утвержденный отчет обо всей деятельности школы за прошлый учебный год.
Кроме указанных в перечне документов управляющего совета могут быть и иные, необходимее для работы документы.
На этом шаге также полезно определиться с местом хранения документации управляющего совета и рабочим местом самого управляющего совета. Управляющий совет должен иметь рабочее место в школе. Место, предназначенное для его общих заседаний, может быть и не стоит выделять особо. Его можно совместить с методическим кабинетом или кабинетом, в котором школа традиционно проводит педагогические советы, рабочие совещания трудового коллектива, иные мероприятия.
Специальная комната или кабинет будет необходим, если управляющий совет решил открыть свою приемную, работающую по определенному графику. Здесь же полезно разместить и всю документацию управляющего совета под ответственность его председателя и секретаря.
Управляющий совет должен также иметь место для размещения своей информации, особенно для публичного ознакомления со всеми решениями, которые обязательны для участников образовательного процесса. Это может быть специальный стенд в месте, доступном для посетителей школы. Если школа имеет собственный web-сайт в локальной сети или в сети «Интернет», там тоже может появиться специальный раздел, например, имеющий название «Информация и решения управляющего совета школы».
На информационных стендах и на сайте может быть размещена следующая информация:
· Имена председателя, его заместителей, секретаря управляющего совета, председателей комиссий и других рабочих групп, полный списочный состав управляющего совета.
· Программа развития школы (если она принята).
· Годовой план и график работы управляющего совета.
· Место и время очередных заседаний управляющего совета.
· Повестка дня очередного заседания управляющего совета.
· Решения последнего заседания управляющего совета.
· Режим и планы работы комиссий и других рабочих групп.
· Информация о промежуточных и итоговых результатах работы комиссий и других рабочих групп.
· Режим и место работы приемной управляющего совета.
· Приемные дни председателя и секретаря управляющего совета (даже в том случае, если председатель и секретарь имеют возможность ежедневно быть в школе, необходимо выделить специальное время для их работы с посетителями).
· Приемные дни председателей комиссий и временных рабочих групп.
· Вопросы, вынесенные в настоящее время управляющим советом на обсуждение в школьном сообществе.
· Проект бюджетной заявки, утвержденная текущая смета бюджетного финансирования школы.
· Смета доходов и расходов средств, полученных школой из внебюджетных источников.
· Годовой отчет о деятельности управляющего совета, о деятельности школы, включая ее финансово-хозяйственную деятельность.
· Другие документы по усмотрению управляющего совета.
Еще одним важным шагом рассматриваемого этапа развертывания деятельности управляющего совета является регламентация его взаимодействия с системой школьного управления в части его взаимоотношений с директором школы и его заместителями, составляющими вместе администрацию школы и с педагогическим советом. С директором школы необходимо регламентировать порядок, процедуры и сроки предоставления директором необходимой для работы управляющего совета информации. Особенно четко это надо определить по поводу порядка внесения на рассмотрение управляющим советом бюджетной заявки, сметы бюджетного и сметы внебюджетного финансирования, годового отчета директора о деятельности школы, включая ее финансово-хозяйственную деятельность. Также управляющему совету необходимо взять на себя обязательства по порядку, формам и срокам ознакомления директора с решениями управляющего совета, которые далее директор обязан выполнять. Особенно это касается решений управляющего совета не прямого действия, которые исполняются всеми членами школьного сообщества, а тех, которые будут выполняться посредством некой спланированной совокупности действий и мероприятий, осуществлять которые призван директор, издавая соответствующие приказы и вынося отдельные действия и мероприятия на обсуждения педагогического совета. Аналогичным образом управляющему совету необходимо регламентировать свое взаимодействие непосредственно с педагогическим советом, особенно по вопросам, решения по которым управляющий совет согласовывает или утверждает по представлению педагогического совета («школьный компонент», выбор профилей, выбор учебников и т.п.). Необходимо также очень четко и подробно регламентировать процедуры согласований, в том числе и по срокам рассмотрения представленных на согласование вопросов. Детально следует прописать порядок возвращения на повторное рассмотрение педагогическим советом вопросов, не получивших согласования управляющего совета, обязательства и сроки повторного рассмотрения и согласования исправленного варианта документа педагогическим советом и, повторно, управляющим советом. Необходимо договориться и зафиксировать установленный порядок действий всех участвующих в процессе согласований структур системы школьного управления (управляющего совета, директора, педагогического совета) в тот «переходный» период, когда решение вопроса объективно затягивается из-за процедур повторных согласований тех или иных вопросов.
Проделав вышеописанные шаги, управляющий совет совершил минимально необходимые (но далеко не достаточные для полноценной успешной работы) действия по разворачиванию в части выстраивания своей внутренней организации и организации управления собственной деятельностью, по включению себя через выстраивание прямых и обратных связей с некоторыми из основных структур системы школьного управления (директор школы, его заместители, педагогический совет) в систему школьного управления. Он также физически и организационно обозначил свое «присутственное» для прямых и обратных связей место в школьном сообществе, чем организовал свою необходимую формальную связь с объектом своей управленческой деятельности. С этого момента Управляющий совет со своей формально-организационной стороны стал дееспособным коллегиальным субъектом управления и новой реальной структурой в системе школьного управления.