Методические рекомендации «организационная работа профсоюзов: делопроизводство» г. Хабаровск 2011 Оглавление (стр. 1 из 8)

ХАБАРОВСКОЕ КРАЕВОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИЙ ПРОФСОЮЗОВ

ОТДЕЛ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ РАБОТЫ

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

«ОРГАНИЗАЦИОННАЯ РАБОТА ПРОФСОЮЗОВ:

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО»

г. Хабаровск

2011

Оглавление

Введение		3
1	Делопроизводство в первичной профсоюзной организации	4
1.1	Примерная номенклатура дел и сроки хранения документации профсоюзного комитета.	4
1.2	Порядок работы с входящей корреспонденцией	6
1.3	Контроль за исполнением документов	7
1.4	Регистрация и отправка исходящих документов	8
2	Заседания профсоюзного комитета	9
2.1	Оформление материалов заседаний профсоюзного комитета	10
3	Ведение номенклатуры и формирование дел, подготовка их к хранению и уничтожению	16
Приложения		17

ВВЕДЕНИЕ

Одним из основополагающих элементов организационной работы является делопроизводство.

Профсоюзная организация ведёт делопроизводство самостоятельно и отдельно от предприятия, на котором работает.

Основные задачи делопроизводства: отражение деятельности организации как управленческой, так и соответствующей её целям в документах; обеспечение рационального использования документов в деловой практике организации.

Документы первичной профсоюзной организации являются информационными источниками и средством юридического доказательства.

Делопроизводство комитета профсоюза - деятельность, охватывающая оформление, учет и хранение профсоюзной документации и организацию работы профкома с документами.

Документооборот - движение документа в профсоюзной организации с момента его создания (принятия, получения) до завершения исполнения или отправки.

Дело — совокупность профсоюзных документов или документ, относящиеся к одному вопросу или направлению профсоюзной деятельности и помещенные в отдельную накопительную папку.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в профсоюзной организации с указанием сроков их хранения, составленный по определенной форме.

Порядок ведения делопроизводства в первичных и территориальных организациях Профсоюза определяется территориальными комитетами профсоюза на основании рекомендаций ЦК Профсоюза.

В силу своего статуса ответственность за состояние, ведение и сохранность документов в профсоюзной организации несет председатель первичной или территориальной организации Профсоюза.

Перечень документов (номенклатура дел), которые ведутся в профсоюзной организации, утверждается постановлением профсоюзного комитета, президиума территориального (приравненного к нему) комитета профсоюза.

1 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПЕРВИЧНОЙ

ПРОФСОЮЗНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Документы профсоюзной организации закрепляют отношения не только внутри организации, но и с другими организациями. Они нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Работа с документами должна иметь отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей организации. Если делопроизводство существует только ради самого делопроизводства, то это такая же крайность, как и полное отсутствие системы в работе с документами. Целесообразность – основной принцип организации делопроизводства и критерий оценки состояния документооборота. И неважно, как ведётся делопроизводство в организации: традиционным способом или с помощью современных безбумажных технологий – в любом случае документирование и работа с документами осуществляются по установленным правилам.

Ведение делопроизводства поручается одному из членов профсоюзного комитета или специально назначенному работнику.

Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства возлагается на председателя профсоюзного комитета.

1.1 Примерная номенклатура дел и сроки хранения документации

профсоюзного комитета.

Документы, создаваемые в результате деятельности выборных профсоюзных органов, профсоюзных активистов и штатных работников профсоюза, направляемые на реализацию уставных функций и полномочий, делятся в соответствии с их содержанием на три общих категории:

1) Организационные документы профсоюзной организации:

- положение о первичной организации профсоюза, протоколы профсоюзных собраний, протоколы заседаний профсоюзного комитета, положения о постоянных комиссиях, организационно-уставные рекомендации, инструкции и др.

2) Распорядительные (управленческие) документы:

- постановления, резолюции собраний, конференций, выборных профсоюзных органов и их президиумов, решения собраний профсоюзных активов, распоряжения председателей организаций Профсоюза и т.п.

3) Информационно-справочные документы:

- справки, аналитические и докладные записки, акты, письма, заявления, обращения и др.

Конкретная номенклатура, которая ведется в профсоюзном комитете, определяется и утверждается на заседании профсоюзного комитета на срок полномочий.

Исходя из сложившейся практики и необходимости обеспечения практической деятельности профсоюзных органов, рекомендуется иметь в комитете профсоюза следующие документы:

- протоколы заседаний профсоюзного комитета;

- протоколы профсоюзных собраний;

- планы работы профсоюзного комитета, постоянных комиссий профкома, структурных профсоюзных звеньев (профбюро);

- коллективный договор;

- справки и другие рабочие материалы по подготовке заседаний профсоюзного комитета, собраний, конференций;

- рабочие материалы постоянных комиссий комитета профсоюза;

- финансовые документы профсоюзного комитета (сметы, штатное расписание с приложениями, отчеты, учетная политика);

- статистические отчеты;

- журнал (карточки) учета членов профсоюза;

- журнал входящей и исходящей документации;

- заявления о приеме в профсоюз и копии заявлений членов профсоюза о безналичной уплате профвзносов;

- акты уничтожения профсоюзных документов или профсоюзных билетов исключенных и вышедших из профсоюза;

- материалы ревизионной комиссии;

- книга распоряжений;

- постановления, нормативные и методические документы вышестоящих организаций Профсоюза.

Перечень документов, необходимых для организации работы первичной профсоюзной организации:

1. Устав организации.

2. Правила внутреннего распорядка организации.

3. Положение о первичной профсоюзной организации.

4. Отраслевой устав.

5. Соглашение между администрацией организации и первичной профсоюзной организации.

6. Свидетельство

7. План работы ППО.

8. Планы работы комиссий.

9. Смета первичной профсоюзной организации.

10. Список членов профкома, комиссий, профбюро

11. Положения о санатории-профилактории, базе отдыха, клубах.

№	Наименование документа	Срок хранения
1.	Положение о первичной профсоюзной организации, Устав Профсоюза, положения о комиссиях	постоянно
2.	Планы работы профсоюзного комитета и постоянных комиссий	ДМН (до минования надобности)
3.	Протоколы профсоюзных собраний, конференций	Срок полномочий
4.	Протоколы отчетно-выборных профсоюзных собраний, конференций	Срок полномочий
5.	Протоколы заседаний профсоюзного комитета, его президиума	Срок полномочий
6.	Журнал (карточки) учета членов Профсоюза	постоянно
7.	Коллективный договор	постоянно
8.	Письма, заявления членов профсоюза	Срок полномочий
9.	Финансовые документы Зарплата	5 лет постоянно (архив)
10.	Статистические отчеты	постоянно
11.	Постановления, инструктивные письма и др. документы вышестоящих профсоюзных органов.	ДМН
12.	Методические материалы вышестоящих органов профсоюза	ДМН
13.	Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции	постоянно
14.	Материалы работы ревизионной комиссии. Материалы работы комиссий профсоюзного комитета	Срок полномочий
15	Заявления о приеме в Профсоюз, акты уничтожения профсоюзных документов исключенных и вышедших из Профсоюза	Постоянно
16.	Материалы подготовки профсоюзных собраний, заседаний профкома, справки, аналитические данные	ДМН
17.	Заявления членов профсоюза о безналичной уплате членских взносов	Постоянно

1.2 Порядок работы с входящей корреспонденцией