Все сроки хранения являются обязательными при составлении индивидуальной номенклатуры дел и могут быть изменены в необходимых случаях только в сторону увеличения по согласованию с уполномоченным органом в области архивного дела. Это относится к той документации, которая длительное время необходима в практической работе. Уменьшать указанные сроки хранения запрещено.
При включении в индивидуальную номенклатуру дел документов, не предусмотренных примерной номенклатурой дел, их сроки хранения определяются в соответствии с типовыми и ведомственным перечнями документов, либо путем оценки специалистами, исходя из научной и практической ценности документов, и согласуются с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного органа.
Для ряда дел применен срок хранения «До минования надобности» (ДМН), который означает, что документы имеют практическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года.
В примерной номенклатуре дел отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) сделана в случае, когда она предусмотрена типовыми и ведомственным перечнями документов. Отметка «ЭПК» предполагает, что отдельные документы из этой группы имеют научно-историческую ценность и после окончания срока хранения подлежат особо тщательному полистному просмотру. Самовольное снятие стоящей при сроках хранения отметки «ЭПК» не допускается.
В примерной номенклатуре дел имеются документы, сроки хранения которых комментируют и уточняют использованные в примерной номенклатуре дел примечания (графа 4): «После замены новыми», «После истечения срока действия договора», «После вынесения решения» и другие. Например, дело «Книга учета основных средств (зданий, сооружений), иного имущества, обязательств» в разделе «Бухгалтерский учет и отчётность» рекомендуется хранить 5 лет после ликвидации основных средств и при условии проведения проверки (ревизии), о чём сделана отметка в графе 4.
В конце каждого раздела индивидуальной номенклатуры дел рекомендуется оставлять резервные номера для дел, формирование которых в начале года не было предусмотрено номенклатурой дел.
Номенклатура дел составляется ответственным за делопроизводство в краевой организации профсоюза. Работа по составлению индивидуальной номенклатуры дел завершается не позднее декабря текущего года с тем, чтобы с 1 января следующего года ввести ее в действие.
Оформление индивидуальной номенклатуры дел проводится по форме, установленной «Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002)». Номенклатура дел оформляется на общем бланке учреждения, подписывается лицом, ответственным за делопроизводство и архив, и утверждается директором (Приложение 1).
Данные граф 1, 2, 4 индивидуальной номенклатуры дел проставляются на обложках дел.
В графе 1 индивидуальной номенклатуры дел проставляются арабскими цифрами индексы дел.
В графу 2 вносятся заголовки дел.
В графе 3 в конце года против каждого заголовка проставляется количество единиц хранения, заведённых в делопроизводстве в течение года.
В графе 4 указываются сроки хранения, установленные на основе типовых и ведомственных перечней, примерной номенклатуры дел.
В графу 5 переносятся уточнения к срокам хранения, приведенные в графе «Примечание» примерной номенклатуры, иные примечания могут быть опущены, однако учитываются при составлении индивидуальной номенклатуры дел; делаются пояснения к отдельным видам документов, приводятся дополнительные сведения об особенностях формирования дел, месте их хранения.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись (Приложение 2), где отмечается фактическое количество заведённых дел (с учётом всех томов) постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения и дел, переходящих на другой год. Эти сведения доводятся до архивных учреждений путём ежегодного заполнения паспорта архива краевой организации профсоюза, являющейся источником комплектования архивного учреждения.
Утверждение индивидуальной номенклатуры дел производится только после согласования ее с государственным (муниципальным) архивом, источником комплектования которого является краевой организации профсоюза. Индивидуальная номенклатура дел пересогласовывается с архивным учреждением не реже, чем один раз в 5 лет.
| Индекс дела | Заголовок дела | Срок и № статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| I. Краевая организация профсоюза | |||||
| 01. Руководство и контроль | |||||
| 01-01 | Законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Хабаровского края по вопросам деятельности профсоюзных организаций. Копии | До минования надобности (ДМН) ст. 1б ТУ | Относящиеся к деятельности организации – постоянно | ||
| 01-02 | Нормативные правовые акты органов местного самоуправления по вопросам деятельности профсоюзных организаций. Копии | ДМН ст. 1б ТУ | Относящиеся к деятельности организации – постоянно | ||
| 01-03 | Положения, инструкции, методические указания по направлениям деятельности краевой организации профсоюза, разработанные вышестоящими профсоюзами | 3 года ст. 27 б ТУ | После замены новыми | ||
| 01-04 | Устав (положение) краевой организации профсоюза | Постоянно ст. 50 а ТУ | |||
| 01-05 | Свидетельства о государственной регистрации, о постановке на учет в налоговые органы краевой организации профсоюза | Постоянно ст. 39, 381 ТУ | |||
| 01-06 | Положения о первичных профсоюзных организациях. Копии | 3 года ст. 50 б ТУ | После замены новыми | ||
| 01-07 | Положения о профсоюзных наградах. Копии | ДМН ст. 92 б ТУ | |||
| 01-08 | Протокол отчётно-выборной конференции крайкома и документы к нему | Постоянно ст. 973 ТУ | |||
| 01-09 | Протоколы пленумов краевой организации профсоюза и документы к ним | Постоянно ст. 973 ТУ | |||
| 01-10 | Протоколы президиума (комитета) краевой организации профсоюза и документы к ним | Постоянно ст. 973 ТУ | |||
| 01-11 | Распоряжения краевой организации профсоюза по основной деятельности | Постоянно ст. 19 а ТУ | |||
| 01-12 | Годовой план работы краевой организации профсоюза. Копия | ДМН ст. 285 а ТУ | Подлинник в деле 01-10 | ||
| 01-13 | Сводные годовые статистические отчёты краевой организации профсоюза по основным видам деятельности (Ф. 7, 11, 14, 15) | Постоянно ст. 467 а ТУ | |||
| 01-14 | Сводные годовые статистические отчёты о ходе заключения и выполнении условий коллективных договоров, о правозащитной работе (ТДК-1, ТДК-2, 4-ПИ) | Постоянно ст. 579 ТУ | |||
| 01-15 | Соглашения краевой организации профсоюза с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления об общих условиях труда, трудовых гарантиях, льготах и т.д. | Постоянно ст. 492 ТУ | |||
| 01-16 | Документы (акты, докладные записки, справки) об осуществлении контроля за исполнением условий заключенных соглашений | 5 лет ЭПК ст. 996 ТУ | |||
| 01-17 | Документы (заявления, заявки, списки, акты, справки, переписка) о приеме в члены краевой организации профсоюза, перечисления членских взносов, оказании материальной помощи, получении, аннулировании членских билетов | 3 года ст. 977 ТУ | |||
| 01-18 | Документы (отчёты, справки, информации) о деятельности первичных профсоюзных организаций | 5 лет ЭПК ст. 87 ТУ | |||
| 01-19 | Документы (решения, справки, информации) о проверках деятельности краевой организации профсоюза вышестоящими организациями | Постоянно ст. 174 ТУ | |||
| 01-20 | Коллективные договоры | Постоянно ст. 576 ТУ | Присланные для сведения – до минования надобности | ||
| 01-21 | Документы (сведения, анализы, справки, переписка) о ходе заключения и выполнения условий коллективных договоров | Постоянно ст. 579 ТУ | |||
| 01-22 | Документы (исторические и тематические справки, обзоры, подборки публикаций в средствах массовой информации) по истории краевой организации профсоюза | Постоянно ст. 95 ТУ | |||
| 01-23 | Фото- видеодокументы по истории деятельности краевой организации профсоюза | Постоянно ст. 95 ТУ | |||
| 01-24 | Акты приема-передачи дел при смене председателя краевой организации профсоюза | Постоянно ст. 79 а ТУ | |||
| 01-25 | Акты приема-передачи дел при смене материально ответственных лиц краевой организации профсоюза | 5 лет ст. 79 б ТУ | После смены должностного, ответственного и материально ответственного лица | ||
| 01-26 | Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы, претензии и др.); документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению | Постоянно ст. 183 ТУ | |||
| 01-27 | Журнал регистрации проверок деятельности краевого профсоюза вышестоящими организациями | 5 лет ст. 176 ТУ | |||
| 01-28 | Журнал регистрации распоряжений по основной деятельности краевой организации профсоюза | Постоянно ст. 258 а ТУ | Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата | ||
| 01-29 | Книга учета выдачи членских билетов | 3 года ст. 985 ТУ | |||
| 02. Организационно-правовые вопросы | |||||
| 02-01 | Годовые планы работы правовых инспекторов труда | Постоянно ст. 287 ТУ | |||
| 02-02 | Годовые отчёты о работе правовых инспекторов труда | Постоянно ст. 879 ВП | |||
| 02-03 | Документы (программы, тексты выступлений, листовки и др.) о деятельности краевой организации профсоюзапо вопросам защиты прав работников отрасли | 5 лет ЭПК ст. 989 ТУ | |||
| 02-04 | Документы (заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров | 5 лет ЭПК ст. 584 ТУ | |||
| 02-05 | Документы (требования, справки, сведения, протоколы, рекомендации) о коллективных трудовых спорах | 5 лет ЭПК ст. 581 ТУ | |||
| 02-06 | Документы (постановления, определения, акты, решения, запросы, заявления, переписка) о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера | 5 лет ЭПК ст. 188 ТУ | О серьезных нарушениях, повлекших возбуждение уголовных дел и судебных разбирательств - постоянно | ||
| 02-07 | Документы (заявки, протоколы, программы, списки, обращения и др.) о проведении митингов, демонстраций, забастовок и других общественных мероприятий | Постоянно ст. 992 ТУ | |||
| 02-08 | Документы (планы мероприятий, отчёты, переписка) по участию членов краевой организации профсоюза в добровольных формированиях (постах экологического контроля, добровольной службы спасения, группах по реставрации памятников культуры и т.п.) общенационального и регионального уровня | 5 лет ЭПК ст. 991 ТУ | |||
| 02-09 | Документы (справки, записки, информации и др.) о воспитательной и культурно-массовой работе среди молодежи | Постоянно ст. 592 ВП | |||
| 02-10 | Справки, информации по правовым вопросам | 5 лет ст. 877 ВП | |||
| 02-11 | Доверенности на ведение судебных дел | 3 года ст. 887 ВП | |||
| 02-12 | Книга записей юридических консультаций | 3 года ст. 197 ТУ | |||
| 02-13 | Переписка по разъяснению и применению трудового законодательства | 3 года ст. 194 ТУ | |||
| 02-14 | Переписка с юридическими консультациями по обмену опытом | 3 года ст. 891 ВП | |||
| 02-15 | Переписка с первичными профсоюзными организациями о проведении митингов, демонстраций, забастовок и других общественных мероприятий | 5 лет ЭПК ст. 34 ТУ | |||
| 02-16 | Переписка по вопросам организации воспитательной, культурно-массовой работы, спортивно-массовых и физкультурно-оздоровительных мероприятий | 3 года ст. 510, 627 ВП | |||
| 03. Охрана труда, техническая инспекция | |||||
| 03-01 | Годовой план мероприятий по охране труда, технике безопасности, промышленной санитарии и производственному травматизму в учреждениях, организациях, предприятиях | 5 лет ЭПК ст. 290 ТУ | |||
| 03-02 | Годовой отчёт о состоянии работы по охране труда, технике безопасности, промышленной санитарии и производственному травматизму в учреждениях, организациях, предприятиях | Постоянно ст. 375 ВП | |||
| 03-03 | Перечень профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда | ДЗН ст. 612 б ТУ | |||
| 03-04 | Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации, акты, представления) краевой организации профсоюза о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда работников отрасли | Постоянно ст. 606 ТУ | |||
| 03-05 | Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда | 5 лет ЭПК ст. 609 ТУ | |||
| 03-06 | Документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях | 75 лет ЭПК ст. 633 ТУ | |||
| 03-07 | Документы (акты, заключения, отчёты, протоколы, справки) о несчастных случаях на производстве | 75 лет ЭПК ст. 632 ТУ | Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – постоянно | ||
| 03-08 | Документы (условия, программы, протоколы, рекомендации) смотров-конкурсов по охране труда и технике безопасности | 5 лет ЭПК ст. 627 ТУ | |||
| 03-09 | Акты и предписания по нарушениям правил охраны труда и техники безопасности; документы (справки, докладные записки, отчёты) об их выполнении | 5 лет ЭПК ст. 603 ТУ | |||
| 03-10 | Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | 5 лет ЭПК ст. 607 ТУ | |||
| 04. Кадровое обеспечение | |||||
| 04-01 | Распоряжения краевой организации профсоюза по личному составу (прием, перемещение, увольнение, изменение фамилии, награждения, оплата труда, различные выплаты) | 75 лет ЭПК ст. 19 б ТУ | |||
| 04-02 | Распоряжения краевого профсоюза по личному составу (о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, командировках) | 5 лет ст. 19 б ТУ | |||
| 04-03 | Личное дело председателя краевой организации профсоюза (заявления, автобиографии, копии распоряжений и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты и др.) | Постоянно ст. 656 а ТУ | Виды документов, входящих в состав личных дел определенных категорий работников указаны в соответствующем законодательстве | ||
| 04-04 | Личные дела работников краевой организации профсоюза (заявления, автобиографии, копии распоряжений о приеме, перемещении и увольнении, копии личных документов (дипломов) характеристики, листки по учету кадров, анкеты и др.) | 75 лет ЭПК ст. 656 б ТУ | |||
| 04-05 | Договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании членов краевой организации профсоюза | 5 лет ст. 912 ТУ | После истечения срока действия договора | ||
| 04-06 | Документы (заявления, списки, справки, переписка) о медицинском и санаторно-курортном обслуживании членов краевой организации профсоюза | 3 года ст. 913 ТУ | |||
| 04-07 | Документы (постановления, справки, списки, протоколы вручения почетных грамот, нагрудных знаков, благодарностей и др.) о награждении членов краевой организации профсоюза | Постоянно ст. 735 а ТУ | |||
| 04-08 | Документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов и др.) о представлении к награждению членов краевой организации профсоюза | 75 лет ЭПК ст. 735 б ТУ | |||
| 04-09 | Трудовые договоры (служебные контракты, трудовые соглашения) | 75 лет ЭПК ст. 657 ТУ | |||
| 04-10 | Личные карточки работников краевой организации профсоюза (ф.Т‑2) | 75 лет ЭПК ст. 658 ТУ | |||
| 04-11 | Трудовые книжки работников краевой организации профсоюза | До востре- бования ст. 664 ТУ | Невостребованные - 75 л. | ||
| 04-12 | Заявления сотрудников о предоставлении очередных отпусков | 5 лет ст. 665 ТУ | |||
| 04-13 | Журнал регистрации трудовых договоров (служебных контрактов, трудовых соглашений) | 75 лет ст. 695 б ТУ | |||
| 04-14 | Журнал регистраций личных дел работников | 75 лет ст. 695 б ТУ | |||
| 04-15 | Журнал учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним | 75 лет ст. 695 в ТУ | |||
| 04-16 | Журнал регистрации распоряжений по личному составу краевой организации профсоюза | 75 лет ст. 258 б ТУ | Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата. О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках – 5 лет | ||
| 05. Бухгалтерский учет и отчётность | |||||
| 05-01 | Законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Хабаровского края по вопросам финансовой деятельности и бухгалтерского учёта | ДМН ст. 1 б ТУ | Относящиеся к деятельности строительной организации – постоянно | ||
| 05-02 | Положения, инструкции, методические указания и рекомендации Министерства финансов Российской Федерации, Федеральной налоговой службы по вопросам бухгалтерского учёта и отчётности | 3 года ст. 27б ТУ | После замены новыми | ||
| 05-03 | Штатное расписание аппарата краевой организации профсоюза, изменения, дополнения к нему | Постоянно ст. 71 а ТУ | |||
| 05-04 | Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) | 5 лет ст. 360 ТУ | |||
| 05-05 | Программы по внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчётности | 3 года ст. 27 б ТУ | После замены новыми | ||
| 05-06 | Годовой план финансирования | Постоянно ст. 314 б ТУ | |||
| 05-07 | Сводная смета доходов и расходов краевой профсоюзной организациями | Постоянно ст. 325 ТУ | |||
| 05-08 | Годовые сметы доходов и расходов первичных профсоюзных организаций | 5 лет ЭПК ст. 87 ТУ | |||
| 05-09 | Сводный годовой финансовый отчёт об исполнении сметы доходов и расходов краевой организации профсоюза и приложения к нему | Постоянно ст. 356 а ТУ | |||
| 05-10 | Квартальные финансовые отчёты об исполнении сметы доходов и расходов краевой организации профсоюза | 5 лет ст. 356 в ТУ | При отсутствии годовых - постоянно | ||
| 05-11 | Годовой бухгалтерский отчёт и документы (приложения, пояснительные записки, формы) к нему | Постоянно ст. 351 б ТУ | |||
| 05-12 | Квартальные бухгалтерские отчёты и документы (приложения, пояснительные записки, формы) к нему | 5 лет ст. 351 в ТУ | При отсутствии годовых – постоянно | ||
| 05-13 | Годовые финансовые отчёты первичных профсоюзных организаций об исполнении смет доходов и расходов | Постоянно ст. 356 а ТУ | |||
| 05-14 | Полугодовые финансовые отчёты об исполнении смет доходов и расходов первичных профсоюзных организаций | 5 лет ст. 356 в ТУ | При отсутствии годовых – постоянно | ||
| 05-15 | Годовой статистический отчёт по государственным закупкам (ф. 1-торги) | 5 лет ст. 469 б ТУ | |||
| 05-16 | Годовой статистический отчёт о численности и заработной плате работников краевой организации профсоюза (ф. 1-Т) | Постоянно ст. 467 б ТУ | |||
| 05-17 | Месячные статистические отчёты о численности, заработной плате и движении работников краевой организации профсоюза (ф. П-4) | Постоянно ст. 467 д ТУ | |||
| 05-18 | Годовые статистические отчёты первичных профсоюзных организаций (ф.2, 4) | 5 лет ЭПК ст. 87 ТУ | |||
| 05-19 | Налоговые декларации (расчеты) по всем видам налогов | 5 лет ЭПК ст. 392 ТУ | |||
| 05-20 | Квартальные расчёты по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации, страховым взносам на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд и территориальные фонды обязательного медицинского страхования (ф. РСВ‑1 ПФР) | Постоянно ст. 391 ТУ | |||
| 05-21 | Квартальные расчёты по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения (ф. 4-ФСС) | Постоянно ст. 391 ТУ | |||
| 05-22 | Ведомости учета членских взносов | 5 лет ЭПК ст. 978 ТУ | |||
| 05-23 | Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности краевой организации профсоюза и документы (справки, информации, докладные записки) к ним | 5 лет ст. 402 ТУ | При условии проверки (ревизии). В случае возникновения споров и разногласий – до вынесения окончательного решения | ||
| 05-24 | Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества управления | Постоянно ст. 429 ТУ | |||
| 05-25 | Акт списания имущества и материалов краевой организации профсоюза | 5 лет ст. 362 ТУ | При условии завершения ревизии | ||
| 05-26 | Положение о комиссиях по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг краевой организации профсоюза | Постоянно ст. 274 ТУ | |||
| 05-27 | Документы (конкурсная документация, протоколы, аудиозаписи, запросы, извещения, уведомления, заявки, сводные заявки, технические задания, графики - календарные планы, доверенности, информационные карты, копии договоров (контрактов) и др.) о проведении конкурсов котировочных заявок (котировок) на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд краевой организации профсоюза | 5 лет ЭПК ст. 273 а ТУ | |||
| 05-28 | Документы (конкурсная документация, протоколы, аудиозаписи, запросы, извещения, уведомления, заявки, сводные заявки, технические задания, графики - календарные планы, доверенности, информационные карты, копии договоров (контрактов) и др.) о проведении открытых конкурсов, аукционов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд краевой организации профсоюза | Постоянно ст. 273 а ТУ | |||
| 05-29 | План размещения заказов | 5 лет ст. 285 б ТУ | |||
| 05-30 | Государственные, муниципальные контракты на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг | 5 лет ЭПК ст. 272 ТУ | По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам - постоянно | ||
| 05-31 | Первичные бухгалтерские документы и приложения к ним (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, акты о приёме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные, счета-фактуры, авансовые отчёты и др.) | 5 лет ст. 362 ТУ | При условии проведения проверки (ревизии). | ||
| 05-32 | Главная книга | 5 лет ст. 361 ТУ | При условии проведения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения | ||
| 05-33 | Кассовая книга | 5 лет ст. 362 ТУ | При условии проведения проверки (ревизии). | ||
| 05-34 | Журналы операций | 5 лет ст. 361, 362 ТУ | При условии проведения проверки (ревизии). На кажды вид операций заводится отдельное дело | ||
| 05-35 | Утвержденные лимиты заработной платы | Постоянно ст. 363 а ТУ | |||
| 05-36 | Положения об оплате труда и премировании работников краевой организации профсоюза | Постоянно ст. 411 а ТУ | |||
| 05-37 | Корешки банковских чековых книжек | 5 лет ст. 362 ТУ | При условии проведения проверки (ревизии). | ||
| 05-38 | Лицевые счета работников краевой организации профсоюза | 75 лет ЭПК ст. 413 ТУ | |||
| 05-39 | Расчетно-платежные ведомости по начислению заработной платы, материальной помощи и других выплат | 5 лет ст. 412 ТУ | При отсутствии лицевых счетов – 75 лет. При условии проведения проверки (ревизии). | ||
| 05-40 | Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий | 5 лет ст. 364 ТУ | |||
| 05-41 | Реестр сведений о доходах физических лиц | 75 лет ст. 397 | |||
| 05-42 | Индивидуальные сведения о трудовом (страховом) стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица | 75 лет ЭПК ст. 905 ТУ | |||
| 05-43 | Исполнительные листы | ДМН ст. 416 ТУ | Не менее 5 лет | ||
| 05-44 | Листки нетрудоспособности работников аппарата краевой организации профсоюза | 5 лет ст. 896 ТУ | |||
| 05-45 | Документы (копии отчётов, заявления, справки, списки работников, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности | 5 лет ст. 904 ТУ | |||
| 05-46 | Налоговые карточки по учету доходов работников краевого профсоюза и налога на доходы физических лиц (ф. № 1-НДФЛ) | 5 лет ст. 394 ТУ | При условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии лицевых счетов - 75 лет. Могут вестись в электронном виде | ||
| 05-47 | Справки о доходах физических лиц (ф. 2-НДФЛ) | 5 лет ст. 397 ТУ | Могут вестись в электронном виде | ||
| 05-48 | Документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчётах и перерасчётах между организациями | 5 лет ст. 366 ТУ | После проведения взаиморасчета | ||
| 05-49 | Документы (свидетельства о включении в реестр, карты учёта и др.) об учёте владения, пользования, распоряжения имуществом | Постоянно ст. 799 ТУ | |||
| 05-50 | Документы (справки, информации, перечни и др.) о передаче, приобретении зданий, помещений в собственность краевой организации профсоюза | Постоянно ст. 788 ТУ | |||
| 05-51 | Документы (акты, расчеты, заключения) об определении износа основных средств, оценке стоимости имущества краевой организации профсоюза | Постоянно ст. 429 ТУ | |||
| 05-52 | Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей | 5 лет ст. 427 ТУ | При условии проведения проверки (ревизии). | ||
| 05-53 | Договоры аренды и документы (акты, технические паспорта, планы, кадастровые планы жилья, схемы, расчеты) к ним | Постоянно ст. 791 ТУ | |||
| 05-54 | Договоры возмездного оказания услуг (консультационных, информационных и др.) | 5 лет ст. 443 ТУ | После истечения срока действия договора | ||
| 05-55 | Договоры, соглашения (хозяйственные и операционные) | 5 лет ЭПК ст. 436 ТУ | |||
| 05-56 | Переписка о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации | 5 лет ст. 275 ТУ | |||
| 05-57 | Журналы регистрации протоколов комиссии организации по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг | 5 лет ст. 276 ТУ | |||
| 05-58 | Журналы регистрации представителей организаций, подавших заявки, прибывших на процедуру вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе на поставку товаров, выполнения работ, оказания услуг | 5 лет ст. 277 ТУ | |||
| 05-59 | Журналы регистрации заявок на участие в конкурсе, аукционе, запросах котировок цен | 5 лет ст. 278 ТУ | |||
| 05-60 | Журнал регистрации договоров, контрактов, соглашений | 5 лет ЭПК ст. 459 г ТУ | После окончания срока действия последнего договора, контракта, соглашения | ||
| 05-61 | Журнал регистрации листков нетрудоспособности | 5 лет ст. 897 ТУ | |||
| 05-62 | Табель учета рабочего времени работников аппарата краевой организации профсоюза | 5 лет ст. 586 ТУ | При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет | ||
| 05-63 | Книга учета основных средств (зданий, сооружений), иного имущества, обязательств | 5 лет ст. 459 д ТУ | После ликвидации основных средств. При условии проведения проверки (ревизии) | ||
| 05-64 | Книга учета хозяйственного имущества (материальных ценностей) | 5 лет ст. 459 л ТУ | При условии проведения проверки (ревизии) | ||
| 06. Делопроизводство и архив | |||||
| 06-01 | Инструкция по делопроизводству | Постоянно ст. 27 а ТУ | |||
| 06-02 | Дело фонда (историческая справка, акты о выделении документов к уничтожению др.) | Постоянно ст. 246 ТУ | |||
| 06-03 | Описи дел постоянного хранения (утвержденные) | Постоянно ст. 248 а ТУ | Неутвержденные - до минования надобности | ||
| 06-04 | Описи дел по личному составу | Постоянно ст. 248 б ТУ | На постоянное хранение в государственные, муниципальные архивы передаются после ликвидации организации | ||
| 06-05 | Описи дел временного хранения | 3 года ст. 248 в ТУ | После уничтожения дел | ||
| 06-06 | Номенклатура дел краевой организации профсоюза | Постоянно ст. 200 а ТУ | |||
| 06-07 | Документы (постановления, акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел (изъятия дел), описей во временное пользование | 3 года ст. 251 ТУ | После возвращения документов. Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям – 5 лет ЭПК | ||
| 06-08 | Копии архивных справок, выданные по запросам граждан; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним | 5 лет ст. 253 ТУ | |||
| 06-09 | Переписка краевой организации профсоюза с вышестоящими органами, профсоюзами, предприятиями и организациями по основной деятельности | 5 лет ЭПК ст. 33 ТУ | |||
| 06-10 | Переписка краевой организации профсоюза по организационным вопросам деятельности | 5 лет ЭПК ст. 84 ТУ | |||
| 06-11 | Переписка о ходе заключения коллективных договоров первичных профсоюзных организаций с работодателями | 3 года ст. 578 ТУ | |||
| 06-12 | Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | 5 лет ЭПК ст. 607 ТУ | |||
| 06-13 | Журнал регистрации поступающих документов | 5 лет ст. 258 г ТУ | |||
| 06-14 | Журнал регистрации отправляемых документов | 5 лет ст. 258 г ТУ | |||
| 06-15 | Журнал регистрации выдачи справок о заработной плате, стаже | 5 лет ст. 695 ТУ | |||
| 06-16 | Журнал регистрации выдачи дел во временное пользование | 3 года ст. 259 е ТУ | После возвращения всех дел | ||
| 06-17 | Журнал регистрации предложений, заявлений, жалоб граждан | 5 лет ст. 258 е ТУ | |||
| Индекс дела | Заголовок дела | Срок и № статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| II. Первичная профсоюзная организация | |||
| 01-01 | Законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Хабаровского края по вопросам деятельности первичных профсоюзных организаций | До минования надобности (ДМН) ст. 1б ТУ | Относящиеся к деятельности организации – постоянно |
| 01-02 | Устав (положение) первичной профсоюзной организации | Постоянно ст. 50 а ТУ | |
| 01-03 | Свидетельства о государственной регистрации, о постановке на учет в налоговые органы первичной профсоюзной организации | Постоянно ст. 39, 381 ТУ | |
| 01-04 | Протоколы общих собраний членов профсоюзной организации и документы к ним | Постоянно ст. 973 ТУ | |
| 01-05 | Протоколы заседаний профсоюзного комитета и документы к ним | Постоянно ст. 973 ТУ | |
| 01-06 | Приказы предприятия (организации, учреждения), требующие согласования с первичной профсоюзной организацией. Копии | ДМН ст. 19 а ТУ | |
| 01-07 | Коллективный договор и документы (протоколы, анализы, справки, акты, отчёты) по контролю за его выполнением | Постоянно ст. 576, 579 ТУ | |
| 01-08 | Годовой план работы профсоюзного комитета | Постоянно ст. 464 б ТУ | |
| 01-09 | Годовая смета доходов и расходов первичной профсоюзной организации и отчёт о ее исполнении | Постоянно ст. 325 а ТУ | |
| 01-10 | Годовые статистические отчёты первичной профсоюзной организации (ф. 2, 4) | Постоянно ст. 467 б ТУ | |
| 01-11 | Годовой отчёт об отчислении налогов | Постоянно ст. 390 а ТУ | |
| 01-12 | Годовая декларация по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование | Постоянно ст. 390 а ТУ | |
| 01-13 | Квартальные расчеты по авансовым платежам по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование | 5 лет ст. 390 б ТУ | |
| 01-14 | Квартальные расчетные ведомости по средствам фонда социального страхования | 5 лет ст. 390 ТУ | С нарастающим итогом за IV кв. Постоянно |
| 01-15 | Документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) по организации работы профгрупп, цеховых профсоюзных организаций | Постоянно ст. 19 а ТУ | |
| 01-16 | Документы (заявления, заявки, списки, акты, справки, переписка) о приеме в члены организации (объединения), перечисления членских взносов, оказании материальной помощи, получении, аннулировании членских билетов | 3 года ст. 977 ТУ | |
| 01-17 | Первичные бухгалтерские документы и приложения к ним (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, акты о приёме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные, счета-фактуры, авансовые отчёты и др.) | 5 лет ст. 362 ТУ | При условии проведения проверки (ревизии). |
| 01-18 | Главная книга | 5 лет ст. 361 ТУ | При условии проведения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения |
| 01-19 | Кассовая книга | 5 лет ст. 362 ТУ | При условии проведения проверки (ревизии). |
| 01-20 | Журналы операций с приложениями | 5 лет ст. 361, 362 ТУ | При условии проведения проверки (ревизии). |
| 01-21 | Учетные карточки членов профсоюза | До снятия с учета ст. 982 ТУ | |
| 01-22 | Переписка по вопросам профсоюзной работы | 5 лет ЭПК ст. 989 ТУ | |
| 01-23 | Журнал учета выдачи членских билетов, профсоюзных карточек и карточек учета членов профсоюза | 3 года ст. 985 ТУ | |
| 01-24 | Журнал регистрации поступающих документов | 5 лет ст. 258 г ТУ | |
| 01-25 | Журнал регистрации отправляемых документов | 5 лет ст. 258 г ТУ | |
Приложение 1а