| № п/п | Заголовок дела | Дата дела или крайние даты дел | Количество дел | Сроки хранения дел | Приме-чание |
Всего дел_________________________________________________________________
(цифрами и прописью)
Председатель комиссии: ____________________________________________________
(подпись)
Члены комиссии: __________________________________________________________
(подписи)
ОДОБРЕНО
Протокол ЭК организации
От ____________ № _____________
Приложение 3
Управление по делам архивов Правительства Хабаровского края
ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ»
ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
КРАЕВОЙ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОФСОЮЗА РАБОТНИКОВ ОТРАСЛИ
| СОГЛАСОВАНО Протокол НЭМС Государственного учреждения «Государственный архив Хабаровского края» от 11.02.2011 № 2 | СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПМК управления по делам архивов Правительства Хабаровского края от № |
ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
КРАЕВОЙ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОФСОЮЗА РАБОТНИКОВ ОТРАСЛИ
Примерная номенклатура дел краевой организации профсоюза работников отрасли (далее – краевая организация профсоюза) представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в делопроизводстве краевых профсоюзных организаций всех отраслей.
Примерная номенклатура дел краевой организации профсоюза (далее – примерная номенклатура дел) носит рекомендательный характер и разработана с целью создания методической основы для рациональной организации делопроизводства, упорядочения, учета и обеспечения сохранности документов до передачи их на постоянное хранение.
Примерная номенклатура дел является методическим пособием и используется при составлении индивидуальной номенклатуры дел.
При разработке примерной номенклатуры дел были учтены требования следующих нормативных документов:
1. Федеральный закон от 12 января 1996 г. № 10-ФЗ "О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности" (с изменениями от 21 марта, 25 июля 2002 г., 30 июня, 8 декабря 2003 г., 29 июня 2004 г., 9 мая 2005 г., 23 июля, 30 декабря 2008 г., 1 июля, 28 декабря 2010 г.).
2. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. 2010 г.
3. Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности профсоюзных органов и подведомственных им организаций (М. 1982).
4. Основные правила работы архивов организаций (М., 2002).
Краевая организация профсоюза может являться источником комплектования соответствующего архивного учреждения и должна иметь индивидуальную номенклатуру дел.
При разработке индивидуальной номенклатуры дел необходимо руководствоваться, помимо вышеуказанных нормативных документов, инструкцией по делопроизводству, уставом (положением) краевой организации профсоюза и данной примерной номенклатурой дел; учитывать практику ведения делопроизводства, сложившуюся в данной краевой организации профсоюза, и требования архивных учреждений к номенклатуре дел.
Примерная номенклатура дел состоит из двух разделов: I. Краевая организация профсоюза. II. Первичная профсоюзная организация. Примерная номенклатура дел краевой организации профсоюза построена по функциональной схеме, включает разделы, соответствующие основным направлениям деятельности краевой профсоюзной организации:
I. Краевая организация профсоюза
01. Руководство и контроль
02. Организационно-правовые вопросы
03. Охрана труда, техническая инспекция
04. Кадровое обеспечение
05. Бухгалтерский учет и отчётность
06. Делопроизводство и архив
II. Первичная профсоюзная организация.
В пределах каждого раздела заголовки дел расположены по степени их значимости.
Структура индивидуальной номенклатуры дел краевой организации профсоюза может не соответствовать предложенной структуре данной номенклатуры дел.
Индивидуальная номенклатура дел в отличие от предлагаемой примерной номенклатуры дел может строиться по структурному принципу при наличии в краевой профсоюзной организации структуры, согласно штатному расписанию.
Порядок расположения заголовков дел в разделах примерной номенклатуры закреплен индексацией (графа 1). Каждый индекс состоит из цифрового обозначения арабскими цифрами индекса раздела и порядкового номера заголовка дела внутри него, например: 01-09, 04-12, 05-23 и др.
В индивидуальную номенклатуру дел могут войти не все из предложенных примерной номенклатурой заголовки дел. Ежегодно номенклатура дел может изменяться, дополняться.
Индивидуальная номенклатура дел должна отражать все виды документов, фактически образующихся в деятельности краевой организации профсоюза, в том числе и специфические, не предусмотренные примерной номенклатурой дел.
Применение примерной номенклатуры дел при составлении индивидуальной номенклатуры дел не исключает того, что в индивидуальную номенклатуру дел будут включены заголовки, не вошедшие в примерную номенклатуру дел. Для дел, не предусмотренных примерной номенклатурой дел, сроки хранения устанавливаются в соответствии с действующими перечнями.
Во второй графе примерной номенклатуры дел перечислены заголовки дел, заводимых в делопроизводстве краевой организации профсоюза. Заголовки дел отражают основной состав документов, образующихся в деятельности краевой организации профсоюза, часть из них приведена в обобщенном виде.
Заголовки в индивидуальной номенклатуре дел указываются с учетом конкретных наименований дел, заводимых в делопроизводстве на соответствующий календарный год. При этом не рекомендуется механически переносить из примерной номенклатуры дел заголовки, которые не ведутся в делопроизводстве.
Заголовки примерной номенклатуры дел переносятся в индивидуальную с необходимыми уточнениями, конкретизируются.
Вместо заголовка «Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации, акты, представления) краевой организации профсоюза о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда работников отрасли», предусмотренного примерной, в индивидуальную номенклатуру дел может быть включен уточнённый заголовок «Рекомендации краевой организации профсоюза о мерах по улучшению условий труда работников отрасли».
Заголовок «Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда» в индивидуальной номенклатуре дел будет более конкретным, например «Справки о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда».
На основе обобщенных заголовков типа «Соглашения краевой организации профсоюза с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления об общих условиях труда, трудовых гарантиях, льготах и т.д.» в индивидуальную номенклатуру дел краевой организации профсоюза может быть включён уточнённый заголовок, например: «Соглашение между Хабаровским краевым объединением организаций профсоюзов, региональным объединением работодателей «Союз работодателей Хабаровского края» и Правительством Хабаровского края на 2011 - 2013 годы»
На основе одного заголовка примерной номенклатуры в индивидуальную могут быть включены несколько заголовков, например на основании заголовка примерной номенклатуры дел «Переписка по вопросам организации воспитательной, культурно-массовой работы, спортивно-массовых и физкультурно-оздоровительных мероприятий» в индивидуальную номенклатуру дел могут быть включены – «Переписка по вопросам организации воспитательной и культурно-массовой работы» и «Переписка по вопросам организации спортивно-массовых и физкультурно-оздоровительных мероприятий».
Один и тот же заголовок может быть включен в разные разделы.
Заголовок примерной номенклатуры дел, например, «Годовые (полугодовые) финансовые отчёты об исполнении смет первичных профсоюзных организаций» может быть внесён в индивидуальную номенклатуру дел, как краевой организации профсоюза так и в индивидуальную номенклатуру дел первичной профсоюзной организации, но постоянно будет храниться только один экземпляр документов. Например, в краевой организации профсоюза документы будут храниться по ст. 87 ТУ – 5 лет ЭПК, а в первичной профсоюзной организации – по ст. 356 б ТУ – постоянно.
Журналы («…регистрации поступающих документов», «…регистрации отправляемых документов», «…регистрации поступающих факсов, телеграмм и телефонограмм», «…регистрации отправляемых факсов, телеграмм и телефонограмм», «…регистрации документов, поступающих по электронной почте», «…регистрации документов, отправляемых по электронной почте») могут вестись в электронном виде.
Заголовок «Свидетельства о государственной регистрации, о постановке на учет в налоговые органы первичной профсоюзной организации» и бухгалтерские документы предназначены только для первичной профсоюзной организации, зарегистрированной как юридическое лицо.
Сроки хранения дел, включенных в примерную номенклатуру дел (графа 3), проставлены, исходя из их научной и практической ценности, в соответствии с действующим Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 (ТУ), Перечнем документов со сроками хранения, образующихся в деятельности профсоюзных органов и подведомственных им организаций (М., 1982).