Поступающая в профсоюзный комитет корреспонденция рассматривается председателем или его заместителем (заместителями) после её регистрации в журнале.
журнала регистрации входящей корреспонденции
| Входящий номер и дата поступления | Откуда поступил документ | Номер поступившего документа | Краткое содержание | Количество листов | Кому направлен на исполнение и резолюция | Расписка и дата | Номер дела | Примечание (отметка об исполнении и т. п.) | |
| За получение | За возврат в дело | ||||||||
В тех случаях, когда документы адресованы одновременно руководителю предприятия, учреждения, организации и профсоюзному комитету, их регистрация осуществляется в службе делопроизводства той организации, которая первой обозначена в адресате.
На всех поступивших в профсоюзный комитет документах и приложениях к ним в правом нижнем углу первого листа проставляется дата поступления и регистрационный номер по журналу регистрации входящей корреспонденции.
Нумерация документов (начиная с № 1) ведётся в пределах календарного года.
Документация статистического и информационного характера, получаемая от цехкомов (профбюро), профгрупп и комиссий профкома, может не регистрироваться.
Письменные и устные предложения, заявления и жалобы трудящихся регистрируются отдельно от писем организаций. К номеру документа прибавляется алфавитная буква фамилии заявителя, например: Вх. № 10-Д (Денисов).
За своевременное и правильное исполнение документов, поступивших в профсоюзный комитет, отвечают руководители (председатель и его заместитель, заместители).
Началом срока исполнения считается день регистрации документа.
Установлены следующие сроки исполнения документов:
По письмам организаций – не более 10 дней.
По предложениям, заявлениям и жалобам граждан (безотлагательно) – до 15 дней.
По документам, требующим изучения и проверки, подготовки справки и обоснований, рассмотрения на заседании выборного профсоюзного органа – до 30 дней.
Однако необходимо помнить, что по вопросу мотивированного мнения выборного профсоюзного органа Трудовым кодексом РФ установлены свои сроки (ст. 372 и 373).
Мотивированное мнение выборного профсоюзного органа по вопросу рассмотрения проекта локального нормативного акта должно быть оформлено в течение 5 рабочих дней. По вопросу рассмотрения проекта приказа об увольнении членов профсоюза по инициативе администрации организации (предприятия) – в течение 7 рабочих дней.
Если первичная профсоюзная организация является юридическим лицом и имеет штат работников, то по вопросу работы с персоналом ведётся отдельное делопроизводство.
Все контрольные документы передаются на исполнение под расписку с указанием даты получения документа исполнителем и проставлением отметки «К» (контроль) на документах и в регистрационных формах.
Документ считается исполненным после направления ответа корреспонденту по существу. При решении вопросов, поставленных в документе, в оперативном порядке (в личной беседе, по телефону, на совещании) необходимо сделать отметку на нём об исполнении и заверить подписью с проставлением даты.
Не реже чем два раза в месяц осуществляется выверка не исполненных в срок документов, а по итогам работы за год проводится анализ исполнения документов и делается информация на заседании профсоюзного комитета или его президиума.
Все документы, исходящие из профсоюзного комитета, после их подписания председателем или его заместителем регистрируются в журнале исходящей корреспонденции.
журнала регистрации исходящей корреспонденции
| Исходящий номер | Дата | Куда и кому адресован документ | Краткое содержание документа | Номер исполненного документа | Номер дела, в которое подшит документ | Примечание (ответ получен, дата и т. п.) |
На всех экземплярах исходящего документа проставляется дата отправления и регистрационный номер, присвоенный по журналу.
Ответы на предложения, заявления и жалобы трудящихся имеют тот же регистрационный номер, который был дан им при поступлении (№ 10-Д).
Протоколы и постановления отправляются за теми же порядковыми номерами, которые им были присвоены.
Выписки из протоколов и копии документов, направляемые в организации или трудящимся, а также финансово-хозяйственного порядка удостоверяются печатью профсоюзного комитета. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности и подписи.
К документам, направляемым в комиссии профсоюзного комитета, цехкомы, профбюро в профгруппы, необходимо составлять разнарядку на рассылку с указанием количества экземпляров.
Копии документов, оставшиеся в делах, должны быть заверены лицом, ответственным за ведение делопроизводства или подписаны председателем профсоюзного комитета.
Оформленные и снятые с контроля документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел профсоюзного комитета.
2 ЗАСЕДАНИЯ ПРОФСОЮЗНОГО КОМИТЕТА
Исключительно большое значение в деятельности профсоюзов имеют профсоюзные собрания (конференции), проводимые на предприятиях, в цехах, отделах, в бригадах, учебных группах и т. п.
Профсоюзное собрание (конференция), будучи высшим органом первичной профсоюзной организации, - одна из эффективных форм организационной работы профсоюзов, так как это форма прямой демократии и одно из средств развития социальной активности членов профсоюзов.
Профсоюзные собрания выполняют ряд функций: социально-ориентирующую (информирование о результатах деятельности, определение целей, путей и средств их реализации), интегрирующую (сплочение и организация), воспитательную (формирование коллективизма, ответственности, дисциплинированности и др.). Результативность профсоюзных собраний определяется многими факторами: актуальностью повестки, содержанием доклада и его критичностью, деловитостью обсуждения, конкретностью принятого постановления, чёткой организацией работы по его выполнению и контролю.
Большую роль играют заседания пленумов, президиумов, секретариатов профсоюзных органов всех уровней, а также заседания профкомов предприятий и их президиумов, цехкомов, участковых комитетов.
К формам организационной работы относятся постоянные и временные комиссии, различные группы, вовлекающие членов профсоюза в решение повседневных вопросов на производстве, в быту. Сюда же следует отнести собрания профсоюзного актива (предприятия, региона), школы и семинары профактива, где у слушателей формируются навыки организаторской работы в массах.
Вовлекая трудящихся в работу различных общественных формирований, профсоюзы способствуют выработке у них активной позиции, навыков управления, сплочённости, солидарности.
Эффективная форма организационной работы – личное общение руководителей профсоюзных органов с членами профсоюзов. Это позволяет своевременно обнаружить «болевые точки» и принять оперативные меры.
Деловое совещание, проводимое в профорганах в тех случаях, когда решение по тому или иному вопросу профсоюзной жизни должно отражать мнение большинства членов организации, также можно рассматривать как форму организационной работы.
2.1 Оформление материалов заседаний профсоюзного комитета
Оформление протоколов заседаний профсоюзного комитета и его президиума рекомендуется по следующей форме:
НАИМЕНОВАНИЕ ВЫШЕСТОЯЩЕГО ПРОФСОЮЗНОГО ОРГАНА
НАИМЕНОВАНИЕ ПЕРВИЧНОЙ ПРОФСОЮЗНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
ПРОТОКОЛ
00.00.2003. № 2
заседания профсоюзного комитета
(или президиума)
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ:
СЕКРЕТАРЬ:
ПРИСУТСТВОВАЛИ:
Члены профсоюзного комитета
(президиума) (фамилии, инициалы в алфавитном порядке)
ПРИГЛАШЁННЫЕ: (фамилии, инициалы, должность), если более 10, указать: список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1.(наименование вопроса, без указания докладчика)
2.
3.
4.
…
1.СЛУШАЛИ: Ф. И. О., должность и наименование вопроса. Текст доклада, информации, сообщения включаются в протокол или указывается, что на _____ листах прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
1.Ф. И. О., должность, краткое содержание выступлений, предложений
2.
…
Примечание: Если доклад, информация, сообщение не требуют дополнений и разъяснений или рассматриваются без обсуждения, раздел протокола «ВЫСТУПИЛИ» не оформляется.
2-1.ПОСТАНОВИЛИ: Текст постановления включается в протокол или указывается, что на ______ листах прилагается.
Голосование. Принято единогласно. ( Либо: За - ______чел., против - _____чел, воздержались - ______чел.). В случае равенства голосов За и Против, голос председателя является решающим.
Примечание: Перед словом «ПОСТАНОВИЛИ» проставляется первая цифра номера протокола, через тире – номер пункта по повестке дня заседания профсоюзного комитета, его президиума.