1.2 В соответствии с назначением и задачами, решаемыми при выполнении работ по государственному контракту ОД, делится на:
а) ООД, определенную нормативными актами Заказчика, подтверждающие выполнение условий и требований государственного контракта – организационно-финансовые документы и документы об объектах интеллектуальной собственности;
б) ОНТД, отражающую технические (конструкторские, технологические, программные) решения, разработанные в ходе НИР, ОКР, ОТР.
1.3 ОД должна соответствовать требованиям:
а) государственного контракта, заключенного между Заказчиком и Исполнителем:
1) собственно сам государственный контракт, устанавливающий предмет контракта и правовые взаимоотношения между Заказчиком и Исполнителем работ.
2) ТЗ, устанавливающее требования к порядку проведения работ и объекту исследования (разработки);
3) КП, устанавливающий этапы работ, состав работ на этапах, а также состав ОД, представляемой Исполнителем для приемки-сдачи работ;
4) для ОКР, ОТР - «Комплектность технической документации, разрабатываемой в рамках государственного контракта», согласованной с Заказчиком (далее – Комплектность ТД), устанавливающей состав и комплектность ОНТД;
б) руководящих, нормативных и методических документов по Программе, утвержденных Заказчиком;
в) НТД, регламентирующей выполнение НИР, ОКР, ОТР для разрабатываемого вида продукции.
1.4 Требования указанных документов относятся к:
а) срокам представления ОД;
б) качеству выполненных работ;
в) комплектности и качеству ОД;
г) правильности использования бюджетных средств, привлечения и расходования внебюджетных средств;
д) правильности подтверждения выполнения иных условий и требований, заданных государственными контрактами.
1.5 Сроки представления ОД определяются Календарным планом (Приложение № 2 к государственному контракту) и требованиями Порядка приемки.
1.6 Процедуры, определяющие процесс приёмки Заказчиком выполненных работ (этапов работ), установлены Порядком приёмки.
2 Общие требования к подготовке и оформлению отчетной документации
2.1 Содержание документов ОД должно соответствовать содержанию контракта, включая ТЗ и КП, в том числе по следующим позициям:
а) шифр и наименование темы;
б) номер контракта;
в) сроки выполнения работ;
г) наименование и реквизиты организации,
д) наименования должностей и Ф.И.О. подписывающих лиц с обеих сторон;
е) денежные суммы;
ж) Ф.И.О. руководителя работы.
2.2 Даты отчетных документов должны укладываться в сроки выполнения работ (этапа работ) по государственному контракту.
2.3 Состав ОД формируется с учетом следующих условий:
а) подготовке и предъявлению Заказчику подлежат отчетные документы:
1) помеченные знаком «плюс» в графе, соответствующей виду выполняемой работы (НИР, ОКР или ОТР) и виду этапа (промежуточный, заключительный) в Приложении № 1 к Порядку приемки;
2) по которым указаны конкретные условия представления;
б) не требуется подготовка Исполнителем документа:
1) если его подготовка находится в компетенции другого участника процесса приёмки;
2) если назначением документа является подтверждение того или иного отчетного показателя из таблицы программных индикаторов, приведенной в ТЗ, при этом в конкретном случае значение показателя равно нулю;
в) в случае невозможности подготовить (предъявить) какой-либо отчетный документ Исполнитель составляет письмо на имя Заказчика с изложением причины и возможной просьбы.
2.4 При заполнении форм документов, приведенных в приложениях к Порядку приемки:
а) текст формы, выполненный курсивом, в том числе заключенный в знаки <текст> и [текст], является подсказкой для заполнения данной позиции и подлежит полному замещению текстом, определенным исполнителем. При этом написание курсив следует изменить на обычное;
б) в полях для заполнения текстом (числами), обозначенных в форме знаками нижнего подчеркивания (______), знаки нижнего подчеркивания полностью замещаются текстом (числами), написание обычное, без подчеркивания;
в) имеющиеся в форме тексты и индексы сносок в документе должны быть удалены;
г) рекомендации по составлению и оформлению документа, включенные в формы, должны быть удалены;
д) колонтитулы, содержащие информацию, относящуюся к нормативному документу, должны быть удалены.
2.5 В ОНТД должны применяться научно-технические термины, обозначения и определения, установленные соответствующими стандартами, а при их отсутствии – общепринятые в научно-технической литературе.
Если в ОНТД принята специфическая терминология, то должен быть приведен перечень принятых терминов с соответствующими разъяснениями.
Если в ОНТД принята особая система сокращения слов и наименований, то приводят перечень принятых сокращений. Небольшое количество сокращений можно расшифровать непосредственно в тексте при первом упоминании, например, нормативно-техническая документация (НТД).
2.6 Обозначения и написание единиц физических величин должны соответствовать ГОСТ 8.417.
2.7 Ссылки на НТД и другие документы должны полностью и однозначно определять соответствующие положения. Ссылаться следует на документ в целом или на его разделы и приложения. Ссылки на подразделы, пункты, таблицы и иллюстрации не допускаются.
При ссылках на стандарты и технические условия указывают только их обозначения. При ссылках на другие документы указывают наименование документа. При ссылке на раздел или приложение указывают его номер и наименование, при повторных ссылках – только номер.
2.8 В тексте ОНТД не допускается:
а) применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;
б) сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр;
в) применять сокращения слов, кроме установленных правилами орфографии и пунктуации;
г) употреблять математические знаки без цифр, например (меньше или равно), (больше или равно), (не равно), а также знаки № (номер), % (процент);
д) использовать в тексте математический знак минус (–) перед отрицательными значениями величин. Вместо математического знака (–) следует писать слово «минус»;
ж) применять индексы НТД (ГОСТ, ОСТ, СТП, РД и т.п.) без регистрационного номера;
з) размещение реквизитов подписания документа на отдельном листе, следующем за текстом документа.
2.9 Листы каждого документа должны быть пронумерованы. Номер проставляется в центре нижней части листа без точки. Номер страницы на первом листе не проставляют.
3 Методические рекомендации по формированию состава отчетной документации
3.1 Методические рекомендации по составу разрабатываемой ОД на НИОКТР (этап НИОКТР)
3.1.1 Состав ОД определяется требованиями:
а) государственного контракта на выполнение НИОКТР (ТЗ и КП);
б) перечнем отчетной документации, приведенным в Приложении № 1 к Порядку приемки и других нормативных и методических документов Заказчика по выполнению работ по Программе;
в) согласованной с Заказчиком Комплектностью ТД;
а также требованиям НТД на выполнение НИОКТР.
Наименование отчетных документов должно соответствовать наименованиям, установленным в вышеуказанных документах.
3.1.2 Формы ОД должны соответствовать Приложениям №№ 2-30 к Порядку приемки и заполняться с учетом методических рекомендаций (Приложения № 31 и № 32 к Порядку приемки).
3.1.3 При отчете о выполненных работах при выполнении государственного контракта (этапа) в общем случае должен быть представлен следующий комплект ОД:
1) Справка об устранении замечаний Монитора и Дирекции (Приложение № 5 к Порядку приемки) – при наличии замечаний;
2) Ведомость соответствия результатов работы требованиям ТЗ или задания на выполнение работ (Приложение № 6 к Порядку приемки) – представляется на заключительном этапе;
3) Акт приемки работ (Приложение № 7 к Порядку приемки). Перед подготовкой акта необходимо уточнить состав Комиссии по приемке работ на сайте Дирекции Программы (http://www.fcntp.ru/page.aspx?page=172) и при необходимости внести корректировку;
4) Акт сдачи-приемки работ (финансовый) для НИР и ОКР/ОТР (Приложение № 8 к Порядку приемки);
5) Копия регистрационной карты НИОКР с заполненным полем 5436 «Регистрационный номер» - представляется на втором этапе;
6) Копии договоров с соисполнителями работ (при наличии соисполнителей в контракте) и дополнительных соглашений к ним – представляются на этапе, на котором был заключен договор (дополнительное соглашение);
7) Копии актов сдачи-приемки выполненных соисполнителями работ;
8) Письмо Исполнителя в адрес Заказчика о том, что на отчетном этапе соисполнители не привлекались - в случае отсутствия соисполнителей;
9) Резюме проекта (Приложение № 14 к Порядку приемки);
10) Отчет о затратах внебюджетных средств, фактически произведенных при выполнении этапа контракта (Приложение № 17 к Порядку приемки);
11) Распределение внебюджетных расходов по видам работ, произведенных при выполнении этапа контракта (Приложение № 17.1 к Порядку приемки);
12) Сопроводительное письмо за подписью главного бухгалтера и руководителя организации о том, какие средства в качестве внебюджетных были привлечены, основание выделения средств;
13) Бухгалтерская справка о затратах, с пояснением и расчетом использования нефинансовых активов, или Бухгалтерская справка о затратах денежных средств;
14) Отчет о достижении заданных значений программных индикаторов на этапе выполнения работ по государственному контракту (Приложения 18, 18.1- 18.7 к Порядку приемки). Указанные формы документов представляются только по тем показателям и индикаторам, которые требуются ТЗ и КП на текущем этапе государственного контракта;