Особенностью бухгалтерских счетов является то, что в них отражается и состояние средств, и движение. В этом отличие счетов от баланса, где отражается только состояние средств, и от документов, в которых фиксируется только движение средств. Связь счетов с документами и балансом самая тесная. Бухгалтерские счета открываются на основании данных баланса. Хозяйственные операции на счетах записываются на основе документов. Записи на счетах ежемесячно обобщаются и составляется новый баланс. В целом счет соответствует определенной статье баланса.
Записи на счетах ведутся в различных натуральных измерителях и обязательно в денежном измерении. Поэтому счета имеют связь и с такими способами (приемами) бухгалтерского учета как оценка и калькуляция.
Увеличение и уменьшение средств и их источников отражается на счетах всегда раздельно.
Каждый счет имеет название и номер (код). Перечень счетов, необходимых для учета хозяйственной деятельности, утверждается МФУ и дается в Плане счетов.
Естественно, проще пользоваться номерами счетов. Но наименование счетов свидетельствует о конкретном объекте учета.
Счет строится в виде двухсторонней таблицы. Левая сторона называется дебет, правая - кредит. Это условное обозначение двух сторон счета, которое дает возможность записывать увеличение и уменьшение средств на противоположных сторонах. Дебет и Кредит - это два комплекта противоположных данных, это две совокупности, имеющие самостоятельное значение. В сокращенном виде пишут:
Дебет – Д, ДТ, Д-т, Дт;
Кредит – К, КТ, К-т, Кт.
Что записывается па счетах?
Па бухгалтерских счетах записывается:
- сальдо начальное;
- обороты;
- сальдо конечное.
Сальдо начальное - это первоначальное состояние средств и источников, это остаток, наличие на начало месяца. Обозначается сокращенно по-разному: Сн, Со, С1, с-до нач., с-до на 1.01.
Оборот - это итог операций, итог изменений за определенный период. Обороты бывают дебетовые и кредитовые. Сокращенное их обозначение тоже разное: ОД, ОК, ОбД, ОбК, Од, Ок.
Сальдо конечное - это новое состояние средств, это остаток, наличие средств на конец месяца: Ск, С1, С2, с-до кон., с-до на 1.02. Сальдо конечное определяется следующим образом: к сальдо начальному прибавляется оборот, увеличивающий остаток, и вычитается оборот, уменьшающий остаток.
Схема счета:
№ счета _________ Наименование счета ____________
Дебет Кредит
Документ | Содержание операции | Сумма | Содержание операции | сумма | ||
| дата | № | |||||
С учебной целью используется упрощенная форма счета, которая имеет Т – разную форму:
№ счета _________ Наименование счета ____________
Д К
По отношению к балансу бухгалтерские счета делятся на активные и пассивные.
Активные счета - это счета, на которых отражается наличие и движение хозяйственных средств по их видам, составу, размещению. В Плане счетов, к ним относятся счета классов 1-3 (10, 12, 20, 22, 28, 30, 31), а также счета классов 8-9.
Пассивные счета - это счета, на которых отражается состояние и изменение средств по источникам образования. К ним относятся счета классов 4-7 (40-43, 47, 48, 50, 51, 60-69, 70-74).
Активные и пассивные счета состоят из 2-х сторон, но значение дебета и кредита в них неодинаково, а прямо противоположное.
В активных счетах сальдо начальное всегда по дебету. Все операции, которые вызывают увеличение средств, записываются по дебету. Операции, вызывающие уменьшение средств, записываются по кредиту. Сальдо конечное всегда дебетовое. Оно означает наличие средств на конец месяца. Сальдо конечное в активных счетах определяется:
СкД = СнД + ОД - ОК,
где СнД - сальдо начальное по дебету;
ОД - оборот по дебету;
ОК - оборот по кредиту:
СкД - сальдо конечное по дебету.
В активных счетах сальдо может на конкретный момент отсутствовать. Это означает отсутствие средств конкретного вида. Например, по счету 30 «Касса» нет сальдо, следовательно, нет наличных денег в кассе на данное число.
Схематично структура активного счета выглядит так. К примеру счет 201 «Материалы»:
| Д 201 Материалы К | |
| Сн | Уменьшение материалов (-) |
| Увеличение материалов (+) | |
| Оборот (ОД)+ | Оборот (ОК)- |
Ск | |
В пассивных счетах сальдо начальное записывается по кредиту. По кредиту также отражаются все операции, которые вызывают увеличение источников средств. Операции, которые вызывают уменьшение источников средств, записываются по дебету. Сальдо конечное всегда кредитовое, означает наличие какого-то источника средств. Отсутствие сальдо свидетельствует об отсутствии источника средств на данный момент. Допустим, по счету 60 «Краткосрочные ссуды» нет сальдо. Это говорит о том, что предприятие не пользовалось ссудами банка, либо погасило их в течение месяца. Таким образом, указанного источника заемных средств на конкретную дату не существует.
| Д 66 Расчеты по оплате труда К | |
| Уменьшение задолженности (-) | Сн |
| Увеличение задолженности (+) | |
| Оборот (ОД)- | Оборот (ОК)+ |
| Ск | |
В пассивных счетах сальдо конечное определяется:
СкК = СнК + ОК – ОД.
Сальдо дебетовое активных счетов, записывается в актив баланса, сальдо кредитовое пассивных счетов - в пассив баланса. Сальдо конечное по счетам составляет основу баланса. Поэтому суммы сальдо по дебету и кредиту всех счетов всегда равны. Общая сумма сальдо означает размер (величину) средств предприятия на первое число. Равенство всех сальдо по дебету и кредиту связано с тем, что они означают две группировки средств:
сальдо дебетовое - общую сумму средств по составу, видам, размещению;
сальдо кредитовое - общую сумму средств по источникам образования.
3.2 Двойная запись: сущность и значение
Все хозяйственные операции и те изменения, которые они вызывают, записываются в системе счетов способом двойной записи.
Двойная запись - это важнейший элемент метода бухгалтерского учета, это его суть.
Двойная запись - это способ отражения хозяйственных операций во взаимосвязи на двух счетах, в одном - на дебете, в другом - на кредите в одинаковых суммах.
Требования двойной записи:
1) по каждой операции берется два счета (минимум);
2) счета берутся обязательно во взаимосвязи;
3) при этом один счет дебетуется, а другой - кредитуется;
4) по дебету одного счета и по кредиту другого счета запись производится в одинаковых суммах.
Двойная запись вытекает из экономической сущности хозяйственных операций, из двойственного и взаимосвязанного характера изменений, которые вызывает каждая операция.
Исходя из четырех типов хозяйственных операций и четырех типов изменений в балансе, операции могут быть отражены:
- только на двух активных счетах;
- только на двух пассивных счетах;
- на одном активном счете, а на другом пассивном счете в сторону увеличения;
- на одном активном счете, а на другом пассивном счете в сторону уменьшения.
В любом случае производится одновременная запись по дебету одного счета и по кредиту другого счета. Например, с текущего счета в банке получены наличные деньги в кассу - 5000 грн. Операция вызвала изменение в двух объектах учета - в кассе и на текущем счете. Соответственно используется два счета: «Касса» и «Счета в банках». Оба счета активных, но в одном счете произошло увеличение, а в другом – уменьшение средств. Увеличение средств в активных счетах записывается по дебету, а уменьшение - по кредиту. Следовательно, по этой операции запись будет следующая:
Дебет счета 30 «Касса» + 5000 грн.
Кредит счета 31 «Счета в банках» - 5000 грн.
Возьмем другую операцию. Поступили от поставщиков материалы, расчет за которые не произведен, на сумму 8000 грн. Что произошло в результате этой операции? Поступили материалы, значит, они увеличились, одновременно увеличилась кредиторская задолженность перед поставщиками за эти материалы. Изменения произошли в двух счетах: «Материалы» и «Расчеты с поставщиками». Счет «Материалы» активный, а счет «Расчеты с поставщиками» - пассивный. И на одном счете, и на другом произошло увеличение, но в активном счете увеличение записывается по дебету, а в пассивном счете увеличение записывается по кредиту. Поэтому данная операция будет записана:
Дебет счета 201 «Сырье и материалы» + 8000 грн.
Кредит счета 63 «Расчеты с поставщиками» + 8000 грн.
Никогда не бывает два дебета или два кредита. Правило двойной записи: дебет одного счета, кредит - другого, обязательно на одну и ту же сумму. Счета всегда берутся во взаимосвязи, исходя из того в каких объектах учета произошли изменения.
Взаимосвязь между счетами, которая возникает благодаря двойной записи по каждой хозяйственной операции называется корреспонденцией счетов. Каждая хозяйственная операция имеет только одну корреспондентскую связь счетов. Корреспондирующие счета - это счета, связанные между собой применением двойной записи по конкретной операции. Указание по каждой операции дебетуемого счета, кредитуемого счета и суммы этой операции называется бухгалтерской записью (бухгалтерской проводкой).
Таблица 3.1 - Бухгалтерские записи (проводки) за март месяц
| Хозяйственные операции | Бухгалтерская проводка | |||
| № | Содержание | Сумма | Дебет счета | Кредит счета |
| 1 | Получены деньги в кассу с текущего счета | 300 | 30 «Касса» | 31 «Счета в банке» |
| 2 | Выдано в подотчет завхозу Сопко И.Ф. | 200 | 372 «Расчеты с подотчетными лицами» | 30 «Касса» |
| 3 | Приобретены канцелярские принадлежности завхозом Сопко И.Ф. | 190 | 201 «Материалы» | 372 «Расчеты с подотчетными лицами» |
| 4 | Возвращена в кассу неиспользованная сумма завхозом Сопко Н.Ф. | 10 | 30 «Касса» | 372 «Расчеты с подотчетными лицами» |
| 5 | Возвращена в банк неиспользованная сумма | 110 | 31 «Счета в банке» | 30 «Касса» |
| 6 | Получены МБП от поставщика, расчет за которые не произведен | 5000 | 22«Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» | 63 «Расчеты с поставщиками» |
| 7 | Оплачено (перечислено) поставщикам за полученные МБП | 5000 | 63 «Расчеты с поставщиками» | 31 «Счета в банке» |
| 8 | Получена ссуда банка на срок до 1 года и зачислена на текущий счет | 40000 | 31 «Счета в банке» | 60 «Краткосрочные ссуды» |
| 9 | Образован за счет прибыли резервный капитал | 3000 | 441 «Прибыль нераспределенная» | 43 «Резервный капитал» |
| 10 | Удержан подоходный налог с работников предприятия в пользу бюджета | 600 | 66 «Расчеты по оплате труда» | 641 «Расчеты с бюджетом по налогам» |
Бухгалтерская запись (проводка) - это форма выражения двойной записи на счетах, форма выражения взаимосвязи счетов. Производится всегда в письменном виде.