по дебету счета 30 "Касса" и кредиту счетов:
| Дата | 311 "Текущие счета в национальной валюте" | 313 "Прочие счета в банке" | 372 "Расчеты с подотчетными лицами" | 377 "Расчеты с разными дебиторами" | и т.д. | Итого |
| 01.12 | 1 850 | - | 20 | - | 1 870 | |
| 03.12 | 40000 | 3000 | - | - | 43 000 | |
| 05.12 | 660 | 660 | ||||
| и т.д. | ||||||
| Итого | 5 000 | 7200 | 100 | 800 | 58 100 |
Пример.
Получение наличности из банка на любые выплаты отражается:
1) Д 301 К 311
2) взнос в кассу покупателями за реализованную продукцию или выполненные работы:
Д 301 К 70
3) взнос в кассу неиспользованных подотчетных сумм:
Д 301 К 372
4) взнос в кассу материально-ответственными лицами денежных средств в связи с выявленной недостачей:
Д 301 К 375
5) взнос в кассу наличности учредителями:
Д 301 К 46
6) взнос в кассу по ранее полученным суммам:
Д 301 К 377
Выдача наличности из кассы:
1) выдача наличности работникам по заработной плате:
Д 661 К 301
2) выдача наличности в подотчет:
Д 372 К 301
3) выдача депонированной заработной платы:
Д 662 К 301
4) выдача ссуды работникам:
Д 377 К 301
5) взнос наличности на текущий счет:
Д 311 К 301
6) передача наличности инкассаторам:
Д 333 К 301
9.4 Учет операций с подотчетными лицами
Получение наличности в подотчет производится подотчетными лицами. Руководителем определяется круг подотчетных лиц, которые имеют право получать наличность в кассе. Со всеми подотчетными лицами должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Оплата наличностью должна подтверждаться оправдательными документами. Закупленные производственные запасы за наличные средства должны быть сданы на склад для их оприходования.
Наличные средства могут также использоваться для оплаты представительских расходов. Руководителем утверждается смета по представительским расходам, в которой указывается программа проведения мероприятий, количество приглашенных лиц и размер расходов. Согласно Закона о налогооблагаемой прибыли размер представительских расходов не должен превышать 2% налогооблагаемой прибыли за предыдущий отчетный период. Сумма превышения установленной нормы по представительским расходам списывается за счет финансовых результатов. Все представительские расходы должны быть подтверждены документально (билеты в театр и т.д.). Необходимо соблюдать условие, чтобы количество сотрудников принимающей стороны не превышало количество гостей.
Для выдачи наличности из кассы на командировочные расходы необходим приказ руководителя с указанием Ф.И.О. командируемого, город и организация, срок командировки и техническое задание командированного. На основании приказа руководителя выписывается командировочное удостоверение, которое должно быть зарегистрировано в специальном журнале.
Журнал регистрации командировочных расходов
| № | Дата | Ф.И.О. | Должность | Город и организация | Кол-во дней команд. | С какого числа и по какое | Задание |
Срок командировки не должен превышать 30 календарных дней. Предприятие оплачивает командируемому фактические расходы согласно прилагаемых оправдательных документов. Перед поездкой в командировку выдается аванс на командировочные расходы из расчета:
- стоимость проездных билетов;
- стоимость постельных принадлежностей (если ехать поездом в ночное время);
- оплата проживания в гостинице;
- оплата суточных согласно законодательству.
После окончания командировки в трехдневный срок должен быть предоставлен авансовый отчет и возвращена неиспользованная сумма. Для оплаты суточных на обратной стороне командировочного удостоверения должны быть произведены отметки. Оплата проживания в гостинице возмещается на основании квитанций:
- оплата бытовых услуг;
- бронирование места в размере не более 50 % стоимости одних суток;
- стоимость самого проживания.
Расходы на проезд в оба конца и стоимость пользования постельными принадлежностями производятся на основании оправдательных документов:
- проездные билеты;
- квитанции.
Командированному лицу сверх установленных норм возмещаются суммы уплаченных НДС без налоговой накладной, которая включается в:
- стоимость проезда;
- стоимость оплаты постельных принадлежностей;
- стоимость проживания в гостинице и стоимость услуг.
Все командировочные расходы, оплаченные в пределах установленных норм, относятся на себестоимость изготовленной продукции без НДС, а расходы оплаченные сверх установленных норм относятся на финансовые результаты предприятия.
Для включения командировочных расходов в валовые расходы для определения налогооблагаемой прибыли необходимы не только оправдательные документы, но и наличие договора между предприятиями об общем направлении работы или вызов принимающей стороны на семинары, конференции.При отсутствии такого договора все командировочные расходы необходимо отнести за счет финансовых результатов.
Проведенные и утвержденные руководителем авансовые отчеты учитываются на активно-пассивном счете 372 «Расчеты с подотчетными лицами».
Остаток на начало месяца по дебету счета показывает сумму задолженности подотчетных лиц перед предприятием, а остаток по кредиту – задолженность предприятия подотчетным лицам.
В отчетном месяце по дебету счета отражаются суммы полученных в подотчет денежных средств, а также суммы полученные как перерасход по авансовым отчетам.
По кредиту счета отражаются суммы расхода, подтвержденные авансовыми отчетами, а также возврат неиспользованных подотчетных сумм.
Остаток на конец месяца определяется по аналитическому учета, который ведется по каждому подотчетному лицу. В журнале-ордере № 7 совмещают аналитический и синтетический учет. Основанием для заполнения журнала-ордера по дебету счета являются расходные кассовые ордера, а по кредиту – авансовые отчеты подотчетных лиц. В конце месяца подсчитываются итоги по журналу-ордеру № 7 и по каждому подотчетному лицу определяется остаток на конец месяца.
9.5 Учет расчетов чеками и аккредитивами
Часть денежных средств предприятия хранят не на текущем счете, а открывают в учреждениях банка другие счета для безналичного расчета между предприятиями на основании чеков. Для открытия счета по лимитированной чековой книжке необходимо подать заявление в банк об открытии счета и предоставить платежное поручение по перечислению денежных средств с текущего счета на счет лимитированной чековой книжки. На обложке лимитированной чековой книжки указывается: наименование предприятия, сумма лимита, срок действия чековой книжки (до 1 года).
На корешке чека указывается сумма, израсходованная по данному чеку, и остаток лимита за минусом использованной суммы. Остаток лимита по данному чеку является лимитом для заполнения следующего чека. Для расчетов с разными организациями выписываются отдельные чеки. В чеке указывается сумма оплаты и вид платежа, № чековой книжки, срок ее использования. Чек передается поставщику, который составляет реестр чеков и передает в свой банк. На основании чека происходит списание со счета лимитированной чековой книжки плательщика на текущий счет поставщика. Лимитированную чековую книжку можно долимитировать при полном использовании денежных средств, а также при наличии денежных средств продлить срок ее действия.
По окончанию срока действия чековой книжки неиспользованные денежные средства зачисляются на текущий счет. В бухгалтерском учете расчеты по лимитированной чековой книжке учитываются на активном балансовом счету 313 «Прочие счета в банке».