Теоретические вопросы контрольной работы
1. Понятие термина «ДОУ». Значение документов в управленческой деятельности предприятия. Основные положения по документированию управленческой деятельности предприятия.
2. Нормативно-правовая база организации документационного обеспечения как основа технологии управления. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
3. Документ и его функции. Виды и классификация деловой документации.
4. Унификация и стандартизация управленческих документов.
5. Понятие систем документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД). Классификация ОРД. Правила оформления ОРД в соответствии с нормами и требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Форматы бумаги, размеры полей, нумерация страниц.
6. Реквизиты документов. Требования к реквизитам. Правила печатания.
7. Бланки документов. Виды бланков. Требования к бланкам документов. Целесообразность применения в зависимости от масштабов документооборота в предприятии.
8. Правила оформления реквизитов документов: « Адресат», «Гриф согласования», «Заголовок к тексту», «Текст», «Наименование организации», «Виза согласования».
9. Правила оформления реквизитов документов: «»Дата документа», «Наименование вида документа», «Отметка о наличии приложения», «Подпись», «Гриф утверждения документа», «Отметка о заверении копии».
10. Правила оформления реквизитов документов: «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Оттиск печати», «Резолюция», «Справочные данные об организации».
11. Виды учредительных документов. Устав организации.
12. Виды организационных документов. Штатное расписание.
13. Виды организационных документов. Инструкции. Должностная инструкция.
14. Виды положений. Положение о структурном подразделении.
15. Распорядительные документы, издаваемые органами коллегиального управления (постановления, решения) и издаваемые на основе единоначалия (приказы, указания, распоряжения). Основные правила оформления.
16. Приказы. Правила оформления приказов по основной деятельности.
17. Протокол – результат работы коллегиальных органов. Требования к оформлению протоколов. Полный и краткий протокол.
18. Акт – документ, подтверждающий событие. Виды актов. Требования к составлению и оформлению.
19. Докладная и объяснительная записки, справки – правила составления и оформления.
20. Служебные письма, виды служебных писем. Порядок оформления писем. Язык и стиль делового письма.
21. Понятие договора. Порядок заключения, структура. Договор поставки, основные разделы договора.
22. Коммерческие письма. Виды коммерческих писем Требования к текстам коммерческих писем.
23. Коммерческий акт. Особенности акта о приемке товаров по количеству и качеству.
24. Претензионно - исковая документация. Порядок оформления претензии и ответа на претензию. Требования к форме и содержанию искового заявления.
25. Последовательность оформления и состав документации при приеме на работу, переводе на другую должность, увольнении работника. Характеристика данной документации.
26. Заявления и приказы по личному составу. Особенности оформления. Основания для издания приказа по личному составу.
27. Документооборот и его организация. Виды документопотоков.
28. Порядок обработки документов на предприятии (работа с входящими, исходящими, внутренними документами).
29. Контроль исполнения документов. Задачи и виды контроля.
30. Номенклатура дел. Ее назначение. Виды номенклатур. Порядок составления номенклатуры.
31. Дело. Формирование и хранение дел Сдача дел в архив.
32. Экспертиза ценности документов. Результаты экспертизы.
Практические задания контрольной работы
1. Оформить заявление о приеме на работу.
2. Оформить заявление о предоставлении административного отпуска.
3. Оформить заявление на увольнение.
4. Оформить заявление о предоставлении очередного отпуска.
5. Составьте докладную записку начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
6. Составьте докладную записку на имя директора предприятия от лица начальника коммерческого отдела о целесообразности командирования старшего специалиста подразделения в г. Екатеринбург с полномочиями по заключению договора с фирмой «Линк» на поставку оборудования.
7. Напишите объяснительную записку на имя руководителя структурного подразделения о нарушении техники безопасности.
8. Напишите объяснительную записку о недостаче на вашем складе части материальных ценностей.
9. Составьте и оформите сопроводительное письмо, прилагаемое к комплекту технической документации, направленной по ранее сделанному запросу, и оплаченной покупателем.
10. Подготовьте письмо – извещение о проведении презентации, посвященной юбилею фирмы. В письме предлагается принять участие в торжествах, указывается дата их проведения, сообщается адрес организационного комитета. Письмо оформлено за подписью председателя и секретаря организационного комитета.
11. Подготовьте письмо – заключение, в котором сообщается мнение специалиста по поводу направленной ранее для согласования программы проведения занятий по основам экономических знаний на предприятии. В ответе дана положительная оценка содержания программы, приводятся замечания.
12. Составьте и оформите акт сдачи – приемки дел работником на время очередного отпуска.
13. Составьте и оформите акт на списание товароматериальных ценностей.
14. Составьте приказ об итогах работы с документами в 2007 году в ОАО «Родина» В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контролю над ними. В распорядительной части обяжите руководителей повысить требований к работникам в работе с документами. Дайте задание работнику, отвечающему за делопроизводство, на разработку мер по улучшению этой работы.
15. Подготовьте проект приказа о направлении работника из одного цеха (отдела) в другой, временно, в связи с производственной необходимостью. Основанием для издания приказа по цеху (отделу) является приказ по предприятию, определяющий количество направляемых работников.
16. Составьте указание о составлении графика отпусков на 2008 год. Для составления графика отпусков руководителям структурных подразделений необходимо предоставить списки сотрудников с указанием срока предполагаемого отпуска. Отделу кадров – составить сводный график и представить его на утверждение в дирекцию.
17. Составьте протокол производственного совещания, на котором были рассмотрены вопросы о ходе рекламной кампании в 1 квартале 2007 года и об изменениях в системе налогообложения. На совещании были приняты решения6 одобрить работу отдела рекламы, принять к сведению информацию об изменениях в системе налогообложения.
18. Составьте протокол заседания конкурсной комиссии, состоящей из 5 человек и рассматривающей варианты логотипа фирмы. В решении признать лучшим эскиз художника Иванова И.И., как наиболее соответствующий деятельности фирмы и рекомендовать его к внедрению.
19. Подготовьте приказ по личному составу о назначении вас на должность.
20. Подготовьте приказ по личному составу о переводе на работу внутри предприятия.
Перечень вопросов к экзамену
по дисциплине: «Документационное обеспечение управления»
1. Понятие термина «Документационное обеспечение управления», значение документов в управленческой деятельности предприятия. Нормативные документы, имеющие первостепенное значение для организации документационного обеспечения управления. Понятие унификации и стандартизации управленческих документов.