Приложения, оговоренные в тексте писем (фотографии, рукописи, другие документы), от писем не отделяются. Сопроводительные письма к рукописям, договорам прилагаются к документам.
В заголовках единиц хранения, сформированных из писем замужних женщин, фамилию корреспондентки следует писать по мужу. Желательно указывать в скобках ее девичью фамилию с добавлением «урожденная» (сокращенно «урожд.»), если же она была замужем несколько раз, кроме девичьей фамилии указываются ее фамилии по первому и последующим бракам. Указание на девичью фамилию или фамилию по первому и последующим бракам делается в том случае, если часть писем подписана этими фамилиями.
Последнюю фамилию корреспондентки следует приводить в заголовке как основную даже в том случае, если большинство писем подписано фамилиями, которые она носила ранее.
Например. Письма Юдина Алексея Сергеевича Талановой Анне Сергеевне (урожд. Юдиной)
При описании коллективных писем в заголовки единиц хранения выносятся три-пять фамилий наиболее значительных лиц или первых по порядку. Если подписавшиеся лица могут быть объединены каким-либо общим определяющим их наименованием, то оно ставится в заголовке.
Например: 1. Письмо-ходатайство Красноярского отделения географического общества СССР о предоставлении А.Л. Яворскому благоустроенной квартиры
В заголовках единиц хранения, содержащих письма разных лиц, которые объединены по тематическому признаку, указываются группы корреспондентов и затронутые в письмах вопросы. При наличии писем известных лиц их инициалы и фамилии выносятся в заголовок.
Например: 1. Письма школьников сел Денисово, Канарей Дзержинского района В.С. Боровцу
2. Письма М. Калининой, С. Шкитова, А.М. Кудрявцевой В.П. Сафронову об участнике революционных событий в Енисейской губернии Н.П. Патлых
Единицы хранения с дарственными надписями на листах из книг объединяются в одну единицу хранения по алфавиту фамилий авторов надписей, которые выносятся в заголовок единицы хранения.
Например: 1. В. Панкратов «Оранжевые кони». Сборник стихов с дарственной надписью А.Л. Яворскому. Центрально-Черноземное книжное изд. Воронеж, 1972
2. Дарственная надпись пушкинистов г. Новочеркасска Вахмистрову Адольфу Васильевичу на буклете «Государственный музей-заповедник А.С. Пушкина». Изд. «Советская Россия» М., 1976
Дарственные надписи тех лиц, чьи письма к фондообразователю есть в фонде, присоединяются к их письмам.
В заголовках единиц хранения, содержащих альбомы, указывается фамилия владельца альбома, дается краткое описание содержащихся в нем записей, фотографий или других документов и его внешних особенностей.
К альбомам рекомендуется составлять внутренние описи.
Например: 1. Альбом с фотографиями семьи Косовановых
2. А.В.Вахмистров. Альбом видов г.Красноярска в досоветский период. Издание Н.Ю.Ванаго и Н.Н.Трегубова
Биографические документы формируются в единицы хранения преимущественно по тематическому и номинальному признакам, но могут применяться и географический, хронологический, корреспондентский признаки, а также их сочетания.
Например: 1. Членский билет Международной организации помощи борцам революции, выданный А.В.Гуревичу
2. Комсомольский билет, удостоверения «Ударник Коммунистического труда» (1967, 1971гг.), членский билет Всесоюзного общества «Знание», выданные В.С. Боровцу
3. Отчет А.В. Гуревича о работе со сказительницей Екатериной Ивановной Чичаевой
При небольшом количестве документы, отложившиеся в результате деятельности фондообразователя в одном учреждении, могут объединяться в одну единицу хранения.
Письма фондообразователя в учреждения, учреждений к фондообразователю формируются в единицы хранения по корреспондентскому или тематическому признаку.
Например: Открытое письмо В.С.Боровца редактору газеты «Сельский труженик» А.Г. Либрехту «Помнить все и о всех»
Материалы юбилеев формируются в единицы хранения по тематическому признаку, т. е. все материалы, относящиеся к определенному юбилею, включаются в одну единицу хранения. При значительном объеме материалы каждого юбилея могут объединяться в единицы хранения по номинальному признаку.
Материалы имущественно-хозяйственного и бытового характера объединяются в единицы хранения по тематическому и номинальному признакам.
Например: 1. Купчие на крестьян и земли в Вологодской губернии, купленные Федором Яковлевичем Шушериным у помещиков Д.Е. Евдокимова, А.О. Кудаева, А.В. Сахаровой и др.
2. Квитанция Енисейского отделения Государственного банка, выданная Г.В. Юдину, о приеме от него денег для пересылки в г. С-Петербугр С.А. Венгерову
3. План домашней библиотеки и архива Г.В.Юдина в г.Красноярске
Материалы, собранные фондообразователем для определенных работ или по интересующим его темам, объединяются в отдельные единицы хранения по каждой работе или теме.
Если принадлежность материалов к определенным работам или темам не ясна, то они объединяются в единицы хранения согласно правилам формирования единиц хранения из соответствующего вида документов (письма, рукописи и т.п.).
Например: 1. Песни ямщиков, записанные А.В. Гуревичем в с. Тит-Аринской, Покровской волости
2. Частушки, записанные А.В. Гуревичем в г. Баргузин и его окрестностях
Материалы о фондообразователе формируются в единицы хранения, по номинальному, предметно-вопросному, авторскому или корреспондентскому признаку.
Например: 1. И.А. Целищев. «Завещание краеведа», «Наследие краеведа», «Память нетленна» статьи об А.В. Вахмистрове
2. Фотография водопада на р. Бий-Хем, где установлена мемориальная доска «А.В.Вахмистров. Он вечно с тобой Енисей»
Изобразительные материалы формируются в единицы хранения по тематическому признаку: рисованные портреты фондообразователя, фотографии фондообразователя, фотографии родственников, фотографии знакомых, фотографии с дарственными надписями, видовые фотографии и открытки, вырезки из журналов и газет (по определенным темам).
Индивидуальные фотографии фондообразователя объединяются по годам не более 20 в одну единицу хранения, групповые - не более 10 с тем, чтобы можно было перечислить на обложке фамилии изображенных лиц.
Фотографии фондообразователя на смертном одре, его похорон и надгробного памятника составляют отдельную единицу хранения.
Фотографии родственников и знакомых, не имеющие дарственных надписей и помет, могут объединяться в одну единицу хранения не более 30, а с дарственными надписями - не более 5.
В заголовках единиц хранения, содержащих фотографии, сначала указывается вид документа (фотография), а затем - фамилия, имя и отчество изображенного лица.
Если на фотографии изображен фондообразователь, то указываются его инициалы и фамилия.
Если фондообразователь снят в группе с другими лицами, дается указание «в группе» и перечисляются в алфавитном порядке фамилии этих лиц, инициалы ставятся перед фамилией.
Если фондообразователь снят с родственниками, после фамилий в скобках указываются их родственные связи.
Например: 1. Фотография К.Н. Шней-Красикова
2. Фотография М.К. Шорикова среди юных железнодорожников на Малой Красноярской железной дороге
3. Фотография Б.С.Феоктистова в группе с Ю.Черновым (гитарист) и А.А.Цыганковым (домбрист) в музее им. М.Глинки
4. Фотография А.В.Вахмистрова с М.Н. Казначеевой (женой) в рабочем кабинете
В заголовках единиц хранения с уникальными фотографиями могут указываться место и событие, запечатленное на фотографии, ее размер (в сантиметрах).
Например. Фотографии А.Л. Яворского в ссылке в с. Мингуль Сухобузимского района Красноярского края. 9х12.
В заголовках единиц хранения, содержащих фотографии с дарственными надписями, дается описание изображения, затем дарственных надписей и их дат.
Например: Фотография Мейерхольда Всеволода Эмильевича с дарственной надписью С.М. Эйзенштейну от 10 апреля 1935г.
В заголовках единиц хранения, содержащих фотографии городов, местностей и помещений, указывается вид документов (фотография) и дается описание изображений.
Например: 1. Фотографии церквей, соборов г.Красноярска и Красноярского края
2. Фотографии картин из листьев, представленные А.Л. Яворским на выставку
Вырезки из журналов и газет с иллюстрациями, собранные фондообразователем по определенным темам, объединяются по тематическому признаку - не более 50 листов в единице хранения: архитектурные памятники, произведения советских и зарубежных писателей, портреты деятелей литературы, искусства, государственных и общественных деятелей.
При описании открыток, вырезок из газет и журналов с иллюстрациями, собранных фондообразователем по темам, указываются вид документа, тема подборки, способ воспроизведения и дата изображения.
Документы коллекций в зависимости от их характера и состава формируются в единицы хранения в соответствие с авторским (коллекция автографов), хронологическим (коллекция манифестов), географическим (коллекция открыток с видами различных городов) или тематическим (коллекция революционных листовок 1905 г.) признаком.