К разделу «Изобразительные материалы» относятся фотографии и рисованные портреты (в том числе шаржи, карикатуры) фондообразователя, членов его семьи и знакомых; фотографии разных лиц с дарственными надписями; иллюстрации к произведениям писателя; фотографии актеров в ролях и сцен из спектаклей, фотографии помещений и местностей, рисунки, гравюры разных лиц и репродукции с них, открытки и вырезки из газет и журналов с различными изображениями, собранные фондообразователем.
Единицы хранения, содержащие изобразительные материалы, систематизируются по хронологии, по тематике, по алфавиту фамилий художников или изображенных лиц.
К разделу «Материалы членов семьи фондообразователя» относятся рукописи, письма и другие документы родственников фондообразователя.
Единицы хранения, содержащие материалы членов семьи фондообразователя, распределяются по группам документов в соответствии со степенью родства (жена, дети, родители, братья, сестры), а внутри групп располагаются согласно схеме систематизации личного фонда (рукописи, письма, материалы к биографии).
В названиях этих групп документов после фамилии, имени и отчества должно стоять обозначение родственных связей.
К разделу «Материалы разных лиц, отложившиеся в фонде» относятся рукописи, письма и другие документы разных лиц, которые по своему составу не могут быть отнесены к разделу материалов, собранных фондообразователем. В зависимости от состава документы могут быть систематизированы по авторскому, тематическому, хронологическому и другим признакам.
К разделу «Коллекции» относятся коллекции, собранные фондообразователем. В зависимости от состава документов они могут быть систематизированы по авторскому, номинальному и другим признакам.
Каждый из перечисленных разделов фонда личного происхождения может быть создан лишь при наличии достаточного количества единиц хранения, относящихся к данному разделу. В небольших фондах (до 30 единиц хранения) разделы не создаются.
Материалы семейных и родовых фондов следует систематизировать вначале по фондообразователям, материалы каждого фондообразователя - по разделам схемы систематизации личного фонда.
В семейных фондах на первое место выносятся материалы основного фондообразователя, за которыми следуют материалы членов семьи в порядке степени родства (жена, дети, родители и т.д.). В родовых фондах материалы располагаются в порядке генеалогической последовательности членов семей. Материалы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные), помещаются в начале всего фонда.
Хронологические границы фонда личного происхождения определяются датами жизни фондообразователя (личный фонд), членов семьи (семейный фонд), рода (родовой фонд).
Крайние даты документов, которые входят в фонд личного происхождения, могут быть расширены за счет документов по увековечению памяти фондообразователя, воспоминаний о нем и т.п.
Например: Соколов Иван Петрович (1920-1990), педагог, краевед, заслуженный учитель РСФСР. Крайние даты документов: 1911-1996
Формирование и описание единиц хранения
При формировании единиц хранения не рекомендуется объединять документы дореволюционного и советского периодов, исключение делается для личной переписки, дневников, воспоминаний.
При описании единиц хранения устанавливаются виды документов, авторство, заглавие произведения или содержания документов, степень их полноты, подлинность или копийность, язык, способ написания или опубликованность, наличие приложений к ним, внешние особенности, крайние даты документов и количество листов единиц хранения.
Физически обособленная единица хранения может состоять из одного документа или группы документов, объединенных по авторскому, корреспондентскому, тематическому, номинальному, хронологическому и географическому признакам. Каждый из перечисленных признаков может быть положен в основу формирования единиц хранения как самостоятельно, так и в сочетании с другими признаками.
Объем единицы хранения не должен превышать 100 листов, для особо ценных документов - 40-60 листов, для рисунков и чертежей - 10-15 листов. Если документ или группа документов превышают эти объемы, их следует разделять на две или несколько единиц хранения с соблюдением логической и хронологической последовательности.
Обложки единиц хранения, надписанные фондообразователем, с его пометами, а также имеющие художественную или историческую ценность, сохраняются и помещаются в единицы хранения вместе с рукописью.
Рукописи формируются в единицы хранения по авторскому признаку. К рукописи каждого произведения присоединяются все его черновики и варианты.
При наличии в единице хранения нескольких произведений и вариантов каждый из них заключается во внутреннюю обложку.
Рукописи большого формата (гранки и т.п.) выделяются в самостоятельную единицу хранения.
При значительном количестве рукописей малого жанра они объединяются по тематическому или хронологическому признаку.
Например: В.С. Боровец. Стихотворения. 1963-1994 гг. Автограф. Рукопись
Если произведение значительно по объему, то оно может составлять самостоятельную единицу хранения или несколько единиц хранения по главам, частям и т.п.
Например: 1. Н.С. Устинович «Золотое поле». Очерки сельской жизни. Часть 1. Машинопись
2. Н.С. Устинович «Золотое поле». Очерки сельской жизни. Часть 2. Машинопись
При описании материалов лиц, известных в литературе под псевдонимами, в заголовке указывается псевдоним, настоящая фамилия фондообразователя приводится только в названии фонда в круглых скобках.
При описании документов священнослужителей указываются их имя и сан, а в скобках настоящие фамилия, имя, отчество.
При описании единиц хранения, содержащих рецензии, указываются фамилия автора, заглавие рецензии и жанр, если заглавие рецензии отсутствует - фамилия автора, затем жанр, автор и заглавие рецензируемой работы.
Например: В.С. Боровец. Рецензия на рукопись А. Дерегиева «Не поле перейти»
В заголовках единиц хранения, содержащих сборники, составленные авторами или редакторами из различных произведений, указываются фамилия автора или редактора и название сборника, при описании собрания сочинений - том и издательство.
Например: 1. «Соломенные полдни». Сборник стихов, посвященных 260-летию с. Дзержинского и 70-летию Дзержинского района. /стихи В.С. Боровца на стр. 111-117/. – Красноярск, изд. «Горница»
2. Н. Лисовский. Сибирский художник Д.И. Каратанов. – Красноярск, 1974
В заголовках единиц хранения, содержащих лекции, выступления, доклады, их планы и тезисы, указываются автор, название, жанр, место выступления, если оно известно. Если нет названия, раскрывается содержание.
Например: 1. А.В. Гуревич. «Фольклор народов Восточной Сибири». Стенограмма лекций
2. Н.Ф. Татарчук. «О мерах по обеспечению колхозов и совхозов края постоянными механизаторскими кадрами и улучшения использования машинотракторного парка»». Доклад на I сессии Красноярского краевого Совета депутатов
3. М.Б. Шейнфельд. «Борьба Советов Енисейской губернии за союз рабочего класса и трудящегося крестьянства в первый период Советской власти в Сибири (ноябрь 1917-июнь 1918гг.)». Кандидатская диссертация
4. Н.С.Устинович. Черновики выступления на собрании Красноярского отделения Союза Советских писателей
В заголовках единиц хранения, содержащих записные книжки, тетради и блокноты с записями, должно быть раскрыто их содержание. Способ воспроизведения не указывается.
Например: 1. А.В. Вахмистров. Блокнот с записями, набросками статей, впечатлениями, воспоминаниями и др. Перечень материалов, книг, необходимых для работы
2. Н.С. Устинович. Записная книжка с заметками о I Всероссийском съезде писателей
2. А.В. Вахмистров. Тетрадь с записями о поездках по р. Енисей в 1972 году
В заголовках единиц хранения, содержащих записи интервью, беседы фондообразователя или о фондообразователе, должно быть указано, кто вел беседы, с кем и по каким вопросам.
Газетные вырезки с произведениями фондообразователя объединяются в единицы хранения по признакам жанра и с учетом хронологии.
Например. Н.С. Устинович. «Под снегом», «Лесные лакомки», «Зимние гости», «Птица-инженер», «Куропатки на лыжах», «Птица с пичугами и др. Рассказы. Вырезки из газеты
Записные книжки объединяются в единицы хранения за каждый год отдельно, не более трех книжек в одной единице хранения.
Письма формируются в единицы хранения по корреспондентскому признаку. Письма фондообразователя (черновики, копии и др.) к каждому адресату и письма каждого корреспондента к фондообразователю составляют самостоятельные единицы хранения. При большом количестве писем одного корреспондента или письма фондообразователя к одному адресату могут составить несколько единиц хранения, которые формируются в соответствии с хронологическим признаком.
Письма разных корреспондентов по одному и тому же четко выраженному вопросу могут объединяться по тематическому признаку (просьбы о высылке книг, поздравительные и т.д.).
Например: 1. Переписка Н.Н.Жуковой с редакциями газет по вопросам избирательной кампании
2. Переписка В.С.Боровца с Дзержинским, Нижнеингашским, Канским ОВД, Иркутским УКГБ при СМ СССР о розыске адресов партизан времен гражданской войны
3. Поздравления разных организаций Н.С.Устиновича в связи с 50-лeтием со дня рождения и 30-летием творческой деятельности
Поздравительные письма и телеграммы тех лиц, чьи письма к фондообразователю есть в фонде, присоединяются к этим письмам.