ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Бийский технологический институт (филиал)
государственного образовательного учреждения
высшего профессионального образования
«Алтайский государственный технический университет
им. И.И. Ползунова»
В.В. Смирнов
ОФИСНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В УПРАВЛЕНИИ КАЧЕСТВОМ
Методические рекомендации по выполнению самостоятельной работы для студентов специальности 220501 «Управление качеством»
Бийск
Издательство Алтайского государственного технического университета
им. И.И. Ползунова
2009
УДК 681.3
Рецензент: к.т.н., доцент каф. ИВМ БТИ АлтГТУ Трутнева Л.И.
Смирнов, В.В.
Офисные технологии в управлении качеством: методические ре-комендации по выполнению самостоятельной работы для студентов специальности 220501 «Управление качеством» / В.В. Смирнов; Алт. гос. техн. ун-т, БТИ. – Бийск: Изд-во Алт. гос. техн. ун-та, 2009. – 39 с.
Даются рекомендации относительно изучения разделов дисциплины, подготовки к лабораторным занятиям, к текущему и итоговому контролю, выполнению и защите курсовой работы.
УДК 681.3
Рассмотрены и одобрены на заседании кафедры
металлорежущих станков и инструментов.
Протокол № 8 от 07.04.2009 г.
© В.В. Смирнов, 2009
© БТИ АлтГТУ, 2009
СОДЕРЖАНИЕ
1 МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ИЗУЧЕНИЮ РАЗДЕЛОВ ДИСЦИПЛИНЫ 4
1.2 Документационное обеспечение офисной деятельности............... 7
1.3 Информационная поддержка делопроизводства............................. 9
1.4 Аппаратное, программное и организационное обеспечение офисных технологий 10
1.5 Сетевые информационные технологии ............................................ 12
1.6 Информационная безопасность ........................................................ 14
1.7 Информационные системы и базы данных .................................... 15
1.8 Информационные модели принятия решений .............................. 18
2 ПОДГОТОВКА К ЛАБОРАТОРНЫМ ЗАНЯТИЯМ................................ 20
2.1 Создание комплексных текстовых документов ............................. 20
2.3 Система управления базами данных ................................................ 24
4 ПОДГОТОВКА К КОНТРОЛЮ ТЕКУЩИХ И ИТОГОВЫХ ЗНАНИЙ ПО ДИСЦИПЛИНЕ 36
ВВЕДЕНИЕ
Дисциплина «Офисные технологии в управлении качеством» входит в число дисциплин, включенных в учебный план специальности по решению ученого совета вуза, и является обязательной.
Основная цель изучения дисциплины: получить представление о круге практических проблем, связанных с применением компьютера к решению офисных задач.
В задачи курса входит:
- изучение принципов организации и информационной поддержки офисной деятельности;
- изучение вопросов автоматизации разработки текстовых, табличных и сложных комплексных электронных документов;
- освоение офисного программного обеспечения и принципов работы в компьютерной сети.
Приступая к освоению учебных материалов дисциплины целесообразно опираться на следующие универсальные принципы применения компьютера специалистом на своем рабочем месте:
- компьютеризация не является самоцелью, компьютер не подменяет человека, а служит лишь средством труда;
- применение компьютера должно способствовать повышению производительности труда специалиста;
- использование компьютерных технологий требует дополнительного повышения квалификации специалиста.
Самостоятельная работа студентов по дисциплине включает:
- изучение разделов дисциплины;
- подготовку к лабораторным работам;
- выполнение курсовой работы;
- подготовку к контролю текущих и итоговых знаний.
1 МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ИЗУЧЕНИЮ РАЗДЕЛОВ ДИСЦИПЛИНЫ
1.1 Офисная деятельность [1-4]
Кратким термином «офисный» (от английского «office» - контора) обычно обозначают все, что имеет отношение к рутинному и творческому труду, связанному с созданием и обработкой деловых и научно-технических документов, статей, книг, художественных произведений.
Офисная деятельность характеризуется прежде всего используемыми информационными технологиями, а следовательно, соответствующими средствами и методами преобразования информации.
Необходимо понимать, что обмен информацией присущ живым существам изначально. Но лишь с появлением устной речи (около 100 тысяч лет назад) серьезно возросли возможности накопления информации в памяти человека.
Около 30 тысяч лет назад возникли первые произведения искусства (пещерные изображения) что стало существенным шагом в ходе фиксации информации на материальных носителях. Далее появились первые схематические знаки и специальные средства, служившие запоминанию устных сообщений.
Следующий этап – возникновение письменности (5-6 тысячелетий назад), давшей человечеству коллективную (общественную) память и новое качество реализации основного набора информационных процессов. В качестве материального носителя информации использовались выделанные шкуры животных, изготовленные из тростника папирусные свитки, берестяная кора, глиняные и деревянные дощечки, ткани и, наконец, наиболее распространенный носитель - бумага (Китай, 1-2 век н.э.).
Информационная символика претерпела ряд существенных изменений: пиктографическое письмо, идеографическое письмо, рисуночное иероглифическое письмо (сохранившееся до сих пор в некоторых странах Азии), клинопись, линейное слоговое письмо и, наконец, алфавитное письмо. Совершенствовались также системы представления числовой информации (позиционная система счисления в Вавилоне, римская система счисления, арабские цифры), обозначения веществ, химических операций и приборов, математическая символика.
Революционными событиями в сфере информационных технологий стали: изобретение в Германии книгопечатания (середина XV в.) и появление парового двигателя (конец XVIII в.) – основы машинного производства. По существу это явилось началом нового научно-технического этапа в естествознании.
Качественным рывком в сфере информационных технологий стало рождение систем научно-технической терминологии в основных отраслях знаний, а количественным - выпуск многотиражных книг, журналов, газет, географических карт, технических чертежей, а также первых энциклопедий - своего рода стационарных информационно-поисковых систем на алфавитной основе.
Новый этап в развитии информационных технологий связан с бурным развитием научно-технической революции: возникновением фотографии (1839 г.), изобретением электрического телеграфа (1832 г.), телефона (1876 г.), радио (1895 г.), кинематографа (1895 г.), беспроводной передачи изображения на расстояние (1907 г.) и промышленного телевидения (с конца 20-х гг.). Наступил период создания общемировой системы сосредоточения, хранения и быстрой передачи информации в наиболее удобной для пользователей форме. Это превратило информацию в движущую силу технического, социального и экономического прогресса, определило ее ведущую роль на этапе современной технологической революции. Превращение информационных технологий в интеллектуальную индустрию сопровождалось появлением (в середине 50-х гг. XX в.) и, затем, широким использованием электронных средств вычислительной техники. Современный этап развития информационных технологий характеризуется повсеместным распространением компьютеров и компьютерных сетей. И, соответственно, преобладающие офисные технологии реализуются на основе электронных средств вычислительной, коммуникационной и организационной техники, т.е. в рамках электронного офиса.
1.1.1 Вопросы для самостоятельного изучения раздела
1) Каковы цели и задачи офисной деятельности?
2) Какие виды информационных технологий используются в офисной деятельности?
3) Что составляет техническую основу современных офисных информационных технологий?
4) Какие программные средства обеспечивают функционирование современных информационных технологий?
5) В чем заключается организационно-методическое обеспечение информационных офисных технологий?
6) Каковы перспективы развития информационных технологий обеспечения офисной деятельности?
1.2 Документационное обеспечение офисной деятельности [1-5]
Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» возник в России во второй половине XVIII века. Он образован от сочетания слов «производство дела». Его значение становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» обозначал первоначально вопрос (судебный или административный), решаемый органом управления. Следовательно, под делопроизводством понималось, прежде всего, рассмотрение (производство) дел или, иначе говоря, - деятельность, связанная с принятием решений по какому-либо вопросу. Значение термина «дело» как собрания документов - более позднего происхождения.
Документационное обеспечение офисной деятельности предполагает, прежде всего, создание имеющих юридическую силу документов, или документирование, т.е. запись информации на бумаге или ином носителе по правилам, установленным правовыми нормативными актами или выработанным традицией.