Акты инвентаризации оформляются по:
- расчетам с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17);
- наличным денежным средствам (форма N ИНВ-15).
На основании описей и актов составляются сличительные ведомости в отношении имущества, по которому выявлены отклонения фактических данных от учетных. В них отражаются выявленные расхождения в количественном измерении и в денежной оценке (как излишки, так и недостачи). Итоговые данные по всем видам имущества и обязательств заносятся в ведомость учета результатов инвентаризации (форма N ИНВ-26).
В процессе инвентаризации каждое учреждение уделяет внимание наиболее важным активам и обязательствам. В балансе большинства учреждений к числу существенных показателей можно отнести стоимость внеоборотных активов, отдельных оборотных активов, а также суммы расчетов с различными дебиторами и кредиторами. Методические указания рекомендуют проводить их инвентаризацию по отдельным правилам.
В ходе инвентаризации, проводимой при подготовке к переводу бюджетного образовательного учреждения в автономное учреждение особое внимание следует уделить инвентаризации основных средств и иного движимого имущества. Важность этого вопроса обусловлена тем, что по итогам инвентаризации будут составляться перечни недвижимого и особо ценного движимого имущества, передаваемого АУ учредителем для обеспечения его деятельности. С учетом состава и состояния такого имущества будут устанавливаться объемы нормативных затрат, финансирование которых происходит учредителем АУ. Соответственно необходимо обеспечить тщательное и не формальное проведение инвентаризации. Целесообразно рассмотреть вопрос о методе проведения инвентаризации (традиционный или инновационный); формирования информационной базы сведений об имуществе учреждения; возможность привлечения подрядной организации для участия в проведении инвентаризации. Так же целесообразно обратить внимание на уточнение оценки отдельных объектов имущества учреждения.
Более подробно проведение инвентаризации в условиях перехода ОУ в АУ раскрыто в Методических рекомендациях по переводу бюджетного учета на план счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации (для автономных образовательных учреждений).
В соответствии с Законом «Об автономных учреждениях» аудиторское заключение о достоверности годовой бухгалтерской отчетности АУ является неотъемлемых составляющих перечня документов, открытость и доступность которых должно обеспечить учреждение.
Исходя из того, что аудиторское заключение о достоверности годовой бухгалтерской отчетности является обязательным для АУ, можно считать, что для таких учреждений предусмотрен обязательный аудит, что полностью согласуется с нормами Федерального закона от 07.08.01 № 119-ФЗ «Об аудиторской деятельности». В нем одним из случаев проведения обязательной аудиторской проверки является проверка финансовой отчетности, предусмотренная федеральным законом, в данном случае - Законом «Об автономных учреждениях».
Выбор аудиторской компании проводится на конкурсной основе и утверждается высшим органом управления ОУ и учредителем.
Основу обязательного аудита составляет ежегодная проверка ведения бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности учреждения. Помимо проведения обязательного аудита учреждение в течение года может заключить договор на инициативный аудит. Он может проводиться в любое время и в тех объемах, которые будут установлены самостоятельным решением органа управления учреждения.
Для федеральных ОУ определяющим при выборе аудитора является норма п. 2 ст. 7 Закона «Об аудиторской деятельности», согласно которой при проведении обязательного аудита в организациях, в уставных (складочных) капиталах которых доля государственной собственности составляет не менее 25 %, заключение договоров на аудит должно осуществляться по итогам размещения заказа на оказание таких услуг. Порядок размещения заказа предусмотрен Федеральным законом от 21.07.05 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».
Специфика оказания АУ различных услуг социальной направленности обусловливает проверку следующих основных операций в учреждении:
- учет целевых поступлений и выплат, произведенных за счет целевых средств;
- отражение доходов и расходов, относящихся к коммерческой деятельности АУ;
- ведение раздельного учета "бюджетных" и "коммерческих" операций;
- отражение финансового обеспечения учредителя на счетах учета АУ;
- формирование капитала учреждения;
- порядок совершения АУ крупных сделок;
- правильность ведения и документального оформления операций с денежными средствами при оказании услуг населению.
Помимо специфических операций в план проверки АУ могут быть включены общие методологические вопросы бухгалтерского учета. К ним относится учет основных средств и других внеоборотных и оборотных активов, расчетов с персоналом по оплате труда, операций с финансовыми вложениями, формирование финансового результата учреждения по всем оказываемым видам социальных услуг.
Рабочая группа ОУ или стороння организация на основании проведенной ранее инвентаризации составляет предварительный перечень имущества, которое может быть отнесено к категории особо ценного движимого имущества (далее – ОЦДИ), а также определить имущество, которое может быть дополнительно закреплено за ОУ.
Согласно ст. 5 Закона «Об автономных учреждениях» решение о создании АУ путем изменения типа существующего государственного или муниципального учреждения должно содержать сведения об имуществе, закрепляемом за автономным учреждением, в том числе перечень объектов недвижимого имущества и ОЦДИ.
При определении видов ОЦДИ создаваемого АОУ необходимо учитывать положения Постановления Правительства РФ от 31.05.07 № 337 «О порядке определения видов особо ценного движимого имущества автономного учреждения». Согласно нормам данного Постановления Правительства РФ виды ОЦДИ федеральных автономных учреждений определяются в соответствии с требованиями данного Постановления совместным решением соответствующего федерального органа исполнительной власти, осуществляющего функции по нормативному правовому регулированию в сферах науки, образования, здравоохранения, культуры, социальной защиты, занятости населения, физической культуры и спорта, и федерального органа исполнительной власти, на который возложено управление федеральным имуществом.
В требованиях Постановления Правительства РФ № 337 устанавливается, что при определении видов ОЦДИ федеральных АУ подлежит включению в его состав:
- движимое имущество, балансовая стоимость которого превышает 50 тыс. рублей;
- иное движимое имущество, балансовая стоимость которого составляет менее 50 тыс. рублей, без которого осуществление федеральным АУ своей основной деятельности будет существенно затруднено;
- имущество, отчуждение которого осуществляется в специальном порядке, установленном законами и иными нормативными правовыми актами РФ, в том числе музейные коллекции и предметы, находящиеся в федеральной собственности и включенные в состав государственной части Музейного фонда РФ, библиотечные фонды, отнесенные в установленном порядке к памятникам истории и культуры, документы Архивного фонда РФ.
При этом к ОЦДИ не может быть отнесено имущество, которое не предназначено для осуществления основной деятельности федерального АУ, а также имущество, приобретенное федеральным АУ за счет доходов, полученных от осуществляемой в соответствии с уставом деятельности.
После принятия руководством ОУ решения о возможности перехода учреждения в форму АУ возникает необходимость проведение общего собрания (конференции) высшего коллегиального органа учреждения с целью принятия решения о переходе ОУ в АУ.
По мнению Консультанта, следует обстоятельно подходить к обоснованию предлагаемого решения, если его надо принять на конференции или собрании трудового коллектива, основная масса которого, как правило, не знает о преимущества и рисках перехода существующего ОУ в АУ. Таким образом, подготовительным этап организации общего собрания (конференции) высшего коллегиального органа ОУ должно стать предварительное информирование административного персонала учреждения и профессорско-преподавательского состава ОУ, который примет участие в общем собрании.
Способы доведения до сотрудников ОУ информации о возможности перехода в АУ разрабатываются и осуществляются рабочей группой (структурным подразделением) учреждения или сторонней организацией, осуществляющей перевод ОУ в АУ. По мнению Консультанта, прежде всего, сотрудникам ОУ необходимо осветить следующие вопросы :
- преимущества организационно-правовой формы ОУ по сравнению с формой бюджетного учреждения;
- краткое описание процесса перевода ОУ в АУ;
- описание возможных последствий перехода ОУ в АУ.
Программа развития ОУ при переходе в АУ должна содержать раздел, содержащий описание основных мероприятий программы мероприятий по переводу ОУ в АУ. На данном этапе руководством учреждения совместно с рабочей группой (структурным) подразделением, а также всем персоналом ОУ, необходимо начать претворение в жизнь мероприятий, указанных в программе.