В первой графе проставляются порядковые номера передаваемых памятников истории и культуры. Если одновременно передается большое количество материалов, то в каждом следующем бланке акта продолжается нумерация.
В следующей графе указывают наименование памятников и их краткое описание, например: «Бинокль полевой командира партизанского отряда из села Боровичи Новгородской области Иванова И. И., корпус металлический, окрашен чёрной краской, 15 х 20 см. Ремень бинокля - кожа коричневого цвета». Описание начинается с определяющего слова – существительного.
В графе «Учетные обозначения» простым карандашом проставляется временный номер, под которым памятник истории и культуры зарегистрирован в «Полевой описи». После регистрации памятника в «Инвентарной книге» в этой графе проставляется чернилами постоянный номер.
В графе «Сохранность» отмечается степень сохранности памятника истории и культуры: «Сохранился полностью», «Левая линза бинокля имеет трещину, на корпусе царапины, сколы и облезлости краски. Ремень бинокля
имеет трещины и надрывы», «Бумага пожелтела, текст местами выцвел», «Нижний правый угол второго листа оторван» и т. п.
В графе «Количество экземпляров» (листов) указывается количество переданных дарителем идентичных предметов, а для документальных памятников в скобках указывается и количество листов.
Графа «Примечания» служит для внесения в акт дополнительных сведений о памятнике истории и культуры, ссылок на другие учетные документы, отметок о передаче памятника из фондов школьного музея в собрания государственных музеев и архивов.
При приёме памятников истории и культуры желательно получить от лица, передающего их, письменные сведения о происхождении памятников, прежней его принадлежности, связях с определенными историческими событиями и лицами, о времени изготовления, условиях бытования и использования и т. д. Эти сведения называются «легенды» и хранятся при соответствующем акте на принятые в фонд экспедиции памятники. Акты вместе с «легендами» и собранными краеведческими материалами поступают в собрание школьного музея.
Акты приема не составляются только в тех случаях, когда памятники истории и культуры не имеют конкретного владельца, найдены школьниками в поле, в старых заброшенных зданиях и т. п. В подобном случае в полевом дневнике делается подробная запись о месте обнаружения находки, о привязке этой точки к стационарным объектам с указанием расстояния и азимутальных направлений.
Формуляр акта приёмки памятников истории и культуры
| Наименование учреждения «УТВЕРЖДАЮ» образования, при котором Подпись директора работает школьный музей образовательного учреждения _____________________________________________________________________________ (название музея) АКТ №________ приёма памятников истории и культуры Настоящий акт составлен "____"___________ 20___ г. представителем школьного музея ________________ с одной стороны, и __________________________________________ (ФИО, должность) (ФИО, должность, название учреждения, дарителя и т. п.) с другой стороны, в том, что первый принял, а второй сдал на постоянное (временное) хранение следующие предметы: №___________________________________________________________________________ Наименование и краткое описание (материал, техника, размер, датировка и т. п.) Учётные обозначения Сохранность Количество экземпляров (листов) Примечания 1 2 3 4 5 6 7 Всего по акту принято _____________________________________________ предметов (цифрами и прописью) Основание _________________________________________________________________ Акт составлен в ____________________ экземплярах и вручен подписавшим его лицам. Принял:_____________________________Сдал:________________________________ В инвентарной книге произведена запись № ____________(или с №______ по №_______) |
Полевая опись является основным документом учета и научного описания памятников истории и культуры, поступивших в фонд экспедиции. В заголовочных данных, кроме названия документа, необходимо отразить:
1. Название экспедиционного отряда и его принадлежность к конкретной школе или внешкольному учреждению.
2. Наименование темы поисково-собирательской работы и по чьему заданию она выполняется.
3. Руководитель экспедиции.
4. Ответственный за ведение полевой описи.
5. Даты начала и окончания ведения полевой описи.
Учёт и научное описание памятников истории и культуры в полевой описи - процесс очень ответственный, требующий применения специальных музееведческих приемов учёта и описания памятников. Поэтому его должны осуществлять специально подготовленные участники экспедиции.
Полевая опись выполняет роль своеобразной инструкции, обязывающей участников поисково-собирательской работы выявлять ту информацию, которую необходимо вносить в соответствующие графы описи.
| № п/п | Дата, место выявления поступления | Наименование памятника истории и культуры | Коли-чество | Материал и способ изготовления | Назначение памятника истории и культуры |
| 1. | 2. | 3. | 4. | 5. | 6. |
| Способ использования и сохранность | Краткое описание с указанием особенностей | Владелец или источник поступления | Историческая справка | Примечание |
| 7. | 8. | 9. | 10. | 11. |
Всего в полевую опись внесено __________________________предметов музейного значения (цифрами и прописью)
В графе 1 проставляются номера в порядке поступления.
В графе 2 записывается точная дата и место (адрес) выявления и получения памятника.
В графе 3 записывается название памятника истории и культуры, сообщенное лицом, передавшим памятник, или определенное участниками экспедиции.
В графе 4 проставляется количество экземпляров одинаковых памятников, а при получении рукописей, дневников, книг, альбомов и т. д. - количество листов.
В графе 5 указывается материал и способ изготовления памятника в момент его создания.
В графе 6 указывается, для чего предназначался памятник в момент его создания.
В графе 7 необходимо зафиксировать, как использовался памятник в момент его выявления (украшал интерьер квартиры, являлся предметом домашнего обихода, настольным прибором, кухонной принадлежностью, личной вещью кого-то и т. п.). Если памятник был найден в поле или ином месте, это также должно быть зафиксировано («находился на чердаке заброшенного сарая, расположенного в селе Бирское Бикинского района Хабаровского края...»). В этой же графе отмечается степень сохранности памятника (хорошо сохранившийся, ветхий, рваный, выцветший и т. д.) и отдельные повреждения.
В графе 8 даётся описание внешних признаков памятника и всех его индивидуальных особенностей: форма, цвет, надписи, автографы, пометки, исправления и т. д. В этой же графе описывается смысловое содержание памятника.
В графе 9 записываются данные о владельце памятника: фамилия, имя, отчество, год и место рождения, профессия, должность и место работы, адрес места жительства. Если памятник передан учреждением, то необходимо дать полное название учреждения и должность лица, ответственного за передачу памятника.
Историческая справка (графа 10) составляется на основании данных об истории памятника от времени и места его создания до места и времени его выявления и поступления в фонд экспедиции. При заполнении этой графы используются данные, зафиксированные в «Легенде», «Тетради для записи воспоминаний и рассказов», «Полевом дневнике».
В графу 11 «Примечания» вносятся все дополнительные данные, выявленные после включения памятника истории и культуры в полевую опись, вопросы, требующие дополнительных исследований, ссылки на другие, связанные с данным памятником источники и на записи в других полевых документах, относящихся к данному памятнику.
Записи в полевой описи необходимо делать в день поступления памятников истории и культуры в фонд экспедиции, чтобы была возможность уточнить или дополнить недостающие сведения.
По окончании работы экспедиции под последней записью полевой описи цифрами и прописью проставляются данные о количестве внесенных в опись предметов музейного значения. Опись подписывается руководителем экспедиции и лицом, ответственным за учет, описание и хранение собранных экспедицией краеведческих материалов.
Полевая опись вместе с собранными краеведческими материалами и другими полевыми документами поступает в музейное собрание, регистрируется в инвентарной книге школьного музея и получает по ней свой инвентарный номер.
Тетрадь для записи воспоминаний и рассказов. В тетрадь записываются рассказы и воспоминания свидетелей исторических событий по изучаемой теме. Беседы с местными жителями требуют высокой организованности, деликатности, такта, чёткости и точности в вопросах записи ответов. Запись беседы необходимо вести подробно, стремясь зафиксировать все детали рассказа. Необходимо полностью записывать все сведения, в том числе и те, которые кажутся ошибочными, так как некоторые из них могут оказаться единственными источниками информации.