В графе 2 отмечается дата записи музейного предмета в инвентарную книгу.
В графе 3 отражается время и место обнаружения и получения памятника, кем и когда он передан в музейное собрание, при каких обстоятельствах найден участниками экспедиции или конкретным человеком. Под сопроводительными документами подразумеваются: акт приема-передачи, «легенда», тетрадь для записи воспоминаний и рассказов, тетрадь фотофиксаций и т.п.
В графе 4 дается описание внешних признаков и индивидуальных особенностей памятника, указывается автор, место и время его создания. В графе 5 указывается количество экземпляров поступивших памятников (если эти памятники совершенно одинаковы), а при поступлении документального памятника - и количество листов в нем, если их количество больше одного листа.
В графе 6 определяется материал, из которого или на котором изготовлен памятник (бумага, береста, ткань, дерево и т.д.), и способ изготовления (рукопись, машинопись, фотография, рисунок, чеканка и т.п.).
В графе 7 в школьных музеях указывается только размер памятника, так как при выявлении предметов из драгоценных металлов и камней их необходимо передать государственным органам. Размер памятника указывается в линейных мерах, причем вначале указывается высота, затем ширина, потом толщина предмета. Например, при измерении книги вначале необходимо указать ее высоту по корешку, затем ширину по нижней кромке обложки, а потом ее толщину. Если памятник имеет малую толщину, которая не имеет принципиального значения, например фотография, то измеряется только высота и ширина этого памятника.
В графе 8, если памятник хорошо сохранился, пишется «В сохранности», если же он имеет повреждения, то они подробно описываются. Каждая запись в этой графе скрепляется подписью лица, проводившего описание памятника в инвентарной книге.
Графа 9 редко используется в школьных музеях, так как они, как правило, не приобретают памятники истории и культуры. Однако если музей находит возможность приобрести какой-либо памятник, то его стоимость указывается в акте приема и отмечается в данной графе. Во всех остальных случаях можно указывать «бесплатно». Не явится нарушением, если эта графа не будет включена в формуляр инвентарной книги школьного музея.
В графе 10 указывается, в какой фонд включен музейный предмет (в основной фонд - ОФ или научно-вспомогательный фонд - НВФ). Если в школьном музее используется коллекционный принцип систематизации и хранения памятников, то в этой графе указывается, в какую коллекцию вошел или поступил памятник, а в графе 11 в этом случае указывается номер или условное обозначение музейного предмета по коллекционной описи.
В графе 12 делаются отметки о временном изъятии памятника из состава коллекции для использования на выставке, в экспозиции, при передаче на реставрацию или для изготовления копий. При этом указывается, кому, когда и с какой целью передан музейный предмет. Если музейный предмет передается на постоянное хранение в государственный музей или архив, то в этой графе указывается учреждение, куда передан памятник, а также дата и номер акта передачи.
Шифровка и систематизация музейных предметов
Шифровка поступающих в фонды школьных музеев памятников истории и культуры проводится в целях обеспечения их систематизации внутри музейного собрания.
Обычно шифры состоят из условного обозначения музея и порядкового (инвентарного) номера музейного предмета по инвентарной книге. Например, шифр СШ18Н-234 означает, что памятник принадлежит школьному музею средней школы №18 города Н-ска и зарегистрирован в инвентарной книге под номером 234.
Если памятник истории и культуры поступил в музейное собрание в составе коллекции, собранной экспедицией, то музейный предмет получает соответствующий шифр. Например, шифр СШ18Н-236/25 означает, что музейный предмет принадлежит школьному музею средней школы №18 города Н-ска, поступил в музейное собрание в составе коллекции, полевая опись на которую внесена в инвентарную книгу под номером 236, а в полевой описи данный памятник зарегистрирован под номером 25.
Если школьный музей использует коллекционный принцип систематизации и хранения музейных предметов, то при шифровке памятников указываются и условные обозначения их по коллекционной описи.
Коллекции могут формироваться по одному или нескольким, выбранным активом школьного музея признакам. Например, по типам памятников истории и культуры: документальные, изобразительные, вещевые; по предметному признаку: книги, письма, альбомы, фотографии, рисунки, магнитные ленты и т.п.; по материалам: бумага, ткань, металл, стекло, керамика; по принадлежности конкретному лицу и т. п.
В случае формирования таких коллекций на них составляются коллекционные описи, а в шифрах музейных предметов вводятся обозначения, указывающие на хранение памятников в составе определенных коллекций. В таком случае шифр музейного предмета может иметь следующий вид:
СШ18Н-236/25
ф-14
Это значит, что музейный предмет, зарегистрированный в инвентарной книге под номером 236/25, принадлежит школьному музею средней школы №18 города Н-ска, входит в коллекцию фотографий и зарегистрирован в коллекционной описи на фотографии под номером 14.
Шифры, наносимые на музейный предмет, должны быть написаны компактно и отчетливо.
На документальных памятниках шифры ставятся простым мягким карандашом и левом нижнем углу оборотной стороны документа, фотографии, рисунка и т.п. На книгах шифр ставится в верхнем левом углу обложки.
Шифры фотонегативов пишутся на конвертах, в которых они хранятся.
На музейных предметах из ткани шифры ставятся па пришитых с изнанки коленкоровых или полотняных этикетках.
На музейных предметах из дерева, металла, стекла, керамики и т.н. шифры ставятся с таким расчетом, чтобы они не портили внешний вид предмета и не бросались в глаза. Обычно их ставят на поддонах, задних стенках и т.п. Шифры на подобных предметах пишут масляной краской или тушью. На темных предметах предварительно можно сделать мазок светлой эмалевой краской, по которому тушью пишется шифр.
Шифры помогают находить и соотносить музейные предметы с инвентарными книгами и коллекционными описями.
При формировании музейных коллекций активу школьного музея целесообразно продумать и составить классификационную схему коллекций по одному из выбранных признаков. Каждой коллекции при этом придается условное буквенное обозначение. Например, буквой А может быть обозначена коллекция альбомов, буквой Б - коллекция книг, брошюр, Г - гравюры, рисунки, К - керамика, М - металлы, П - письма, С - стекло и т.п.
Коллекционная опись
В заголовочных данных коллекционной описи необходимо отразить название музея, название коллекции и буквенный индекс, которым обозначается данная коллекция.
| № | Учетное обозначение | Наименование музейного предмета | Количество изготовления | Материал, техника | Размер, вес | Подлинность | Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
В графе 1 ставятся порядковые номера музейных предметов, включенных в данную коллекцию.
В графе 2 проставляется инвентарный номер данного музейного предмета по инвентарной книге.
В графе 3 дается полное наименование памятника с указанием автора, места и времени его создания.
В графе 4 указывается количество экземпляров музейных предметов, поступивших в данную коллекцию. В письменных памятниках с количеством листов более одного в этой графе указывается и количество листов.
В графе 5 дается краткая информация о материале и технике изготовления памятника истории и культуры. В графе 6 указываются размеры памятника в линейных мерах. Порядок измерений тот же, что и при внесении размеров в инвентарную книгу.
В графе 7 отмечается подлинность или копийность музейного предмета, его сохранность. Имеющиеся повреждения кратко описываются.
В графе 8 простым мягким карандашом отмечается временное изъятие музейного предмета из состава коллекции для использования в экспозиции, на выставке, в предметном кабинете и т. д. Если музейный предмет переведен в состав другой коллекции или передан на постоянное хранение в государственный архив или музей, то в этой графе записывается чернилами новое местонахождение памятника, а также даются сведения о документе, на основании которого передан памятник.
Обеспечение сохранности музейных предметов в процессе хранения и экспонирования
Все музейные предметы должны предохраняться от пыли, влаги, прямых солнечных лучей, деформирующих нагрузок.
Музейные предметы из стекла, металла, керамики, дерева, гипса и т.п. можно хранить на полках деревянных шкафов. Изделия из ткани хранят в шкафах в висячем положении на специальных плечиках. Мелкие предметы: монеты, значки, пуговицы и т. п. - хранят в маленьких картонных коробочках, на дно которых кладется этикетка с шифром данного музейного предмета. Шифры наносятся также на крышку коробки. Коробки можно помещать в выдвижные ящики шкафов.