Недостаток объективной информации, которая «скрыта» в памятнике истории и культуры, восполняют документальные записи, сделанные в процессе комплектования объектов наследия со слов их владельцев или участников и очевидцев изучаемых событий. Зафиксированные в полевой документации сведения о среде бытования объекта наследия, о функциональном назначении предмета, его авторе и владельцах, об его использовании в изучаемых событиях как бы переводят на доступный язык информацию, закодированную в предмете. Записи в полевых документах, использованные при научном описании музейного предмета, расширяют его информационный потенциал, позволяют использовать его как исторический источник.
Скрытую в объекте наследия информацию о нем самом (автор, владелец, функциональное использование) и о событиях, «свидетелем» которых он был, можно назвать мемориальной (запись, память) информацией, а способность предмета накапливать и хранить такую информацию - мемориальным свойством музейного предмета (объекта наследия). Чтобы наиболее эффективно использовать мемориальные свойства объекта наследия, необходимо как можно полнее фиксировать относящуюся к предмету музейного значения информацию при его выявлении в среде бытования, используя при этом приемы и методы, выработанные музееведением и краеведением. Это относится не только к вещевым объектам, но и к другим видам наследия. Даже документ нельзя считать полноценным музейным предметом - историческим источником, если отсутствует информация о его авторстве, о причинах и обстоятельствах его составления и написания, о его значении в изучаемых событиях, о тех лицах, которые владели документом, и т.п. Других способов фиксации и использования исторической информации о вещевых предметах наука, увы, еще не придумала. Хотя изредка в печати и появляются гипотезы и предположения о возможности услышать голос гончара, который «записался» во время изготовления керамических изделий, или гипотетической возможности записи звука и изображений (и их воспроизведении при определенных условиях) материальными предметами, имеющими кристаллическую структуру, и некоторые другие предположения, основанные на доказанности факта испускания всеми объектами живой и неживой природы электромагнитных излучений, однако пока еще исследователи вынуждены пользоваться теми приемами и методами, которыми располагает наука, в том числе краеведение и музееведение, сегодня.
Таким образом, каждый объект наследия, рассматриваемый как предмет музейного значения, обладает определенными свойствами объективного и субъективного характера, которые могут быть использованы как критерии отбора памятников истории и культуры, объектов природы в музейное собрание. Такие информационные свойства музейного предмета как подлинность, репрезентативность, мемориальность в совокупности с атрибутивными данными, определяют информационный потенциал музейного предмета, его способность быть источником знаний об исторических процессах и природных явлениях.
ФОНДЫ ШКОЛЬНОГО МУЗЕЯ
Четвертый этап комплектования фондов школьного музея - включение памятников истории и культуры в музейное собрание - заключается в определении научно-исторической значимости собранных краеведческих материалов, их учета и описания.
Определение научно-исторического значения поступивших памятников истории и культуры осуществляется фондовой комиссией школьного музея. Этот коллегиальный орган Совета школьного музея с помощью участвующих в его работе специалистов проводит экспертную оценку собранных материалов; определяет их подлинность, степень достоверности, соответствие профилю музея; выносит заключения о включении их в основной или научно-вспомогательный фонды музея, о передаче их на государственное хранение (в музеи, архивы, библиотеки).
Решения фондовой комиссии заносятся в протокол ее заседания. Протокол и все собранные материалы передаются главному хранителю школьного музея, который, руководствуясь заключениями фондовой комиссии, организует учет этих материалов, их научное описание, хранение или передачу в государственный музей, архив и др.
Учет, научное описание и хранение памятников истории и культуры в школьном музее, как и в государственном музее, преследует цели обеспечения юридической, научной и физической охраны музейных предметов, создание оптимальных условий для их разностороннего использования.
Обеспечение физической сохранности музейных предметов достигается с помощью создания оптимальных условий хранения и использования, своевременной консервации и реставрации памятников истории и культуры.
Одним из основных положений обеспечения физической сохранности памятников истории и культуры в школьном музее является передача подвергшихся разрушению музейных предметов на государственное хранение.
Юридическая охрана музейных предметов подразумевает обязательный учет памятников в документах учета, их шифровку и хранение в определенной системе, позволяющей соотносить музейные предметы с музейными документами учета и научного описания.
Научная охрана музейных предметов заключается в их научном описании и преследует цели выявить и зафиксировать сумму атрибутных и исторических сведений о каждом памятнике истории и культуры, т.е. выявить информационный потенциал музейного предмета.
Атрибуция музейного предмета заключается в описании внешних признаков памятника: наименование, автор, датировка, материал, техника изготовления, форма, размер, цвет, индивидуальные признаки (наличие автографов, пометок, повреждений и т. п.).
Историческое описание музейного предмета представляет собой выявление и фиксацию тех сведений по истории памятника с момента его создания до поступления в музейное собрание, которые не отражены в самом памятнике (музейном предмете): автор, датировка, назначение, владельцы, время и место создания и бытования, связь с определенными историческими событиями или лицами, историческая или художественная значимость и т. п.
От того, насколько полно выявлены и зафиксированы все эти сведения, зависит информационный потенциал музейного предмета, возможность и эффективность его использования в экспозиционных, научных, учебных и воспитательных целях.
В государственных музеях сложилась определенная система правил и норм учета, хранения и научного описания музейных предметов. Для школьных музеев подобная многоступенчатая система учета, научного описания и хранения памятников истории и культуры слишком сложна, поэтому им для учета и научного описания музейных предметов достаточно иметь одну только инвентарную книгу. В тех случаях, когда объем фондов школьного музея достигает нескольких сот или тысяч музейных предметов, могут быть заведены коллекционные описи.
Инвентарная книга школьного музея
Основным юридическим документом учета, научного описания и охраны памятников истории и культуры школьного музея является инвентарная книга. Она может быть сделана самими школьниками из большой толстой тетради или книги в прочном переплете. Книгу графят (по прилагаемому образцу), пришивают по корешку прочными нитками, листы нумеруют мягким простым карандашом в правом верхнем углу лицевой стороны каждого листа. Графы книги лучше располагать на двух страницах по ее развороту. В конце книги делается заверительная надпись о количестве листов в ней. Запись и прошивка книги скрепляются печатью учреждения образования, при котором работает музей.
В заголовочных данных на лицевой стороне обложки и на титульном листе кроме наименования самого документа («Инвентарная книга») необходимо отразить название школьного музея, его принадлежность к конкретному учреждению образования, адресные данные, дату начала внесения записей в книгу. После того как книга будет заполнена записями, на обложке или титульном листе указывается номер тома книги и инвентарные номера музейных предметов, зарегистрированных в ней (с № по №). Каждый новый том инвентарной книги должен начинаться с очередного номера, следующего за тем, под которым зарегистрирован последний музейный предмет в предыдущем томе.
Все записи в инвентарной книге делаются аккуратно, черными или фиолетовыми чернилами, исправления, которые допускаются только в крайнем случае, вносятся красными чернилами и удостоверяются записью «исправленному верить» и подписью руководителя музея.
Памятники истории и культуры принято регистрировать в инвентарной книге в день их поступления в фонды музея. Если в музейное собрание одновременно поступает большое количество памятников истории и культуры, которые не могут быть зарегистрированы в однодневный срок, то допускается увеличение этого срока до нескольких дней.
| № | Дата записи | Время, источник и способ поступления, сопроводительные документы, № акта | Наименование и краткое описание памятника (автор, дата и место происхождения, среда бытования, надписи, пометы и т.п.) | Кол-во предметов | Материал и техника изготовления |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Размер, вес (для драгметаллов и камней) | Сохранность (с подписью лица, производившего запись) | Стоимость (при покупке), акт закупочной комиссии | В какой отдел или коллекцию поступил | Номер научного инвентаря | Приме-чания |
| 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
В графе 1 проставляются порядковые (инвентарные) номера поступивших в музей памятников истории и культуры. Каждому музейному предмету присваивается свой номер. Если в музейное собрание поступила коллекция, собранная экспедицией, то инвентарный номер присваивается только полевой описи на эту коллекцию, а каждый входящий в нее памятник получает дробный номер: в числителе номер полевой описи по инвентарной книге, а в знаменателе номер памятника по полевой описи.