- Учитывая, что большинство родителей не имеют опыта перевода графической и схематической информации в смысловой контекст, необходимо сопровождать используемые в тексте диаграммы, схемы и рисунки пояснениями и комментариями.
- Рекомендуется включать в доклад небольшой раздел - тезаурус, в котором будут даны разъяснения специальных терминов, сокращений и статистических индикаторов.
Адекватный объем документа
В случае неадекватного размера доклада – слишком короткого или чрезмерно объёмного – можно дать только одну рекомендацию – стараться писать текст, который укладывается в наиболее естественные нормы 15 – 30 страниц. Это достигается с опытом.
В ситуации излишнего объёма текста нужно стараться отказываться от наименее актуальной и востребованной информации. Здесь поможет привлечение родителей и представителей школьного сообщества к редактированию и экспертизе доклада до его публикации. Кроме того, не следует включать в доклад разделы из других школьных документов – программа развития школы, устав школы и т.п. Достаточно просто дать необходимые ссылки на эти документы. Все желающие всегда смогут их прочитать.
Можно «облегчить» текст и за счёт невключения информации, актуальной для конкретных целевых групп, например, для родителей будущих первоклассников или родителей, чьи дети придут в 10 класс. Для таких клиентов школе целесообразно готовить отдельные адресные информационные продукты (короткие записки, брошюры, очные встречи и т.д.).
Целостность текста
Фрагментарность является типичной характеристикой любого текста, в котором осуществляется попытка описать сложную систему без учета взаимосвязей всех ее частей. Но описать в рамках одного небольшого текста все взаимосвязи невозможно, их слишком много. Поэтому наиболее продуктивным, с точки зрения создания целостного текста, является выбор приоритетов (базовых идей), в соответствии с которыми и будет строиться содержание публичного доклада.
Такой «стержневой» идеей может стать, например, новая программа развития образовательного учреждения, какой-либо масштабный проект, реализуемый в школе, или проблемный вопрос школьной политики, который был определён с участием родителей в предыдущем учебном году. В таком случае при создании текста будет важно описать максимально возможное количество взаимосвязей, существующих вокруг выбранной идеи. Описывая любой элемент школьной действительности, необходимо будет рассматривать его с точки зрения реализации данной идеи. В этом случае целостность текста будет гарантирована.
По каждому рассматриваемому приоритету (теме) в конце фрагмента текста целесообразно делать выводы. Обобщенные выводы следует представить в заключении доклада. Они должно являться логическим завершением всего текста.
Логическая связность и цельность текста, ясные и хорошо обоснованные выводы, убедительность аргументации – вот главные факторы, способные сделать доклад школы понятным и актуальным документом.
Качественный анализ
Очевидно, что проведение глубокого анализа с выявлением причинно-следственных связей, с оценочными характеристиками и построением прогнозов будущего развития представляет для авторов публичных докладов определенную сложность. Такая аналитическая работа не является привычным делом для работников школы, поэтому, как и в случае выработки понятного языка, требуется время для приобретения необходимого опыта. Здесь можно дать следующие рекомендации.
Крайне важно, кроме констатации конкретных фактов, проблем или достижений указывать и причины их возникновения (когда это возможно). При этом любые утверждения должны подтверждаться достоверными данными – нужно избегать голословных утверждений.
Необходимо использовать сравнительные данные. Представление данных в динамике по годам (сравнение с собой) позволит школе увидеть, является ли зафиксированный факт тенденцией или это пока только отдельный случай. Также динамические данные ясно показывают, удаётся ли образовательному учреждению постепенно справляться с негативной тенденцией (например, с заболеваемостью учащихся) или поддерживать наметившийся ранее прогресс.
Сравнение с другими образовательными учреждениями (например, расположенными в одном районе со школой) и средними значениями по муниципалитету, региону (сравнение с другими) также позволяют показать, как образовательное учреждение выглядит на внешнем фоне. В случае, когда соответствующий показатель у школы гораздо ниже среднего по муниципалитету или региону, ей будет необходимо проводить более детальный анализ возможных причин такой ситуации (например, школа расположена в отдалённом районе и испытывает потребность в квалифицированных педагогах или среди учащихся значительна доля детей из семей с невысоким социально-экономическим статусом).
Таким образом, интерпретация данных, описание и обоснование причинно-следственных связей являются важнейшей частью аналитического обеспечения публичного доклада. Здесь также важно привлекать к экспертизе доклада как представителей общественности, так и специалистов системы образования (педагогов, администраторов, управленцев, методистов и учёных). Первые выскажутся относительно того, насколько ясны и убедительны сделанные в тексте интерпретации и объяснения, а вторые дадут компетентную оценку их правдоподобности с позиции профессионалов.
Оформление и дизайн
Очень важно, чтобы доклад не был перенасыщен монотонными описательными текстами, что не способствует пробуждения интереса у потенциального читателя. Для привлечения внимания к тексту и улучшения его восприятия используются специальные средства работы с текстом: заголовки и подзаголовки; колонтитулы; врезки; "плашки" (фрагменты текста или краткие самостоятельные тексты, располагаемые на фоне или в рамке внутри основного текста); различные размеры шрифта, выделения шрифта. Привлекательность доклада такжеможно повысить за счёт использования различных визуальных объектов (картинок, фотографий, графических схем и т.п.) и единого стиля дизайна документа – оформление титульной страницы, выбор единого графического решения для колонтитулов и заголовков, использование определённой цветовой гаммы и т.п. И в этом вопросе школа всегда может рассчитывать на многочисленных помощников – детей и взрослых, кто имеет опыт оформительского дела (художники, журналисты, фотографы, специалисты по рекламе и т.д.). Дополнительные возможности улучшения восприятия текста возникают на стадии верстки издания. При возможности целесообразно заказать в издательстве несколько возможных вариантов верстки и сделать выбор после их сравнительного анализа.
Не стоит забывать и о возможностях информационных технологий, что особенно актуально при размещении доклада в сети Интернет на сайте школы. В этом случае целесообразно использовать в тексте гиперссылки, которые помогут осуществлять навигацию внутри доклада и будут полезны для отсылки к другим ресурсам и документам школы, которые нет возможности включать в сам доклад. Кроме того, украсят документ различные движущиеся объекты, реализованные с использованием флэш-анимации. Ещё одним эффективным решением является размещение в соответствующих разделах небольших аудио и видео фрагментов событий школьной жизни (например, на базе возможностей You Tube).
Распространение доклада
Чтобы доклад дошёл до своего читателя, необходимо использовать различные способы презентации и распространения документа. Отметим, что многие российские школы довольно успешно справляются с этой задачей. Какие же способы доставки информации до потенциальных читателей могут быть использованы? Отметим следующие способы.
- Проведение родительских собраний, встреч с учащимися и заинтересованными группами. Во время этих мероприятий может быть произведена презентация основных результатов деятельности школы.
- Обязательно следует представить отчёт на педагогическом совете и на заседании Управляющего совета или иного органа общественного управления школой.
- Выпуск сборника с полным текстом отчёта. Тираж издания зависит от возможностей школы. Но оптимально было бы обеспечить одним экземпляром каждый класс и несколько экземпляров подготовить для школьной библиотеки и социальных партнёров образовательного учреждения.
- Каждая семья учащегося школы, имеющая домашний компьютер, может получить электронный файл с текстом отчёта.
- В некоторых случаях краткий анонс и наиболее важные сведения из доклада могут быть опубликованы в средствах массовой информации.
- Несомненно, что отчёт должен быть представлен на сайте школы. Этот способ может оказаться весьма эффективным, так как число людей, имеющих возможность выхода в Интернет, постоянно растёт. Чтобы доступ к докладу был максимально прост целесообразно размещать его в отдельном разделе сайта, ссылка на которую имеется на главной странице сайта. Также следует позаботиться, чтобы соответствующий файл был не чрезмерного размера и легко скачивался и открывался.
В случае если органы управления образованием активно поддерживают практику публикации школьных докладов, то информирование общественности может проводиться через муниципальные информационно-методические центры (службы, кабинеты). На их сайтах могут размещаться доклады школ, а также сравнительные данные по ключевым направлениям деятельности школ (на основе опубликованной в докладах информации).