Отдельные участники: если минимальные условия для косвенной деятельности представлены определенным количеством юридических лиц, которые вместе составляют одно юридическое лицо, последняя может быть единственным участником косвенной деятельности, при условии что она основана в государстве-члене ЕС или ассоциированной стране. Участие физических лиц будет обеспечивать то, что создание и развитие научных преимуществ не ограничивается финансированием Сообщества для проектов, в которые вовлечены только юридические лица, и также будет обеспечивать участие малых и средних предприятий, которые не являются юридическими лицами.
Роли в консорциуме
Роли, функции партнёров должны быть определены уже на этапе подачи заявки. Качество распределения ролей между партнёрами - один из критериев оценки заявки.
С административной точки зрения в консорциуме выделяется координатор - партнёр, осуществляющий общее руководство проектом и поддерживающий оперативный информационный обмен с Комиссией. Координатор проекта контактирует с Европейской Комиссией по всем вопросам, связанным с подготовкой заявки и выполнением проекта, отвечает за распределение финансирования между партнерами и за составление отчетов, согласовывает другие документы и организационные вопросы с ЕК. Как правило, координатором становится организация, имеющая значительный опыт управления международными проектами. По негласным правилам, координатором может быть выбран партнёр, представляющий страну-члена ЕС.
В рамках выполнения проекта координатор должен организовать управление проектом, решать спорные вопросы, возникающие между партнерами, составлять отчеты (при участии всех партнеров) о деятельности проекта и потраченных финансовых средствах, взаимодействовать с Европейской Комиссией для решения всех вопросов.
Следует учесть, что Комиссия будет проводить анализ финансовых возможностей координатора и всех бенефициариев, получающих финансирование от ЕС более чем 500 тыс. евро. Если в результате такого анализа будет установлена финансовая нестабильность любого из предложенных бенефициариев, то его участие в проекте будет запрещено. Если будет установлено, что предложенный координатор имеет слабые финансовые возможности, то ему не позволят быть координатором проекта, за исключением случаев предоставления Комиссии гарантий. эта финансовая гарантия должна быть обеспечена банком или страховой компанией; гарантии из других источников не будут приняты. Финансовая жизнеспособность координатора может быть переоценена во время проекта, и в зависимости от результатов может быть выпущена гарантия.
Руководитель Рабочего Пакета (Work Package Leader) отвечает за выполнение определенной части или некоторой задачи проекта. Он контролирует выполнение этих работ и докладывает консорциуму о получаемых результатах. Партнер несет ответственность только за порученную ему работу. Партнер докладывает Руководителю Рабочего Пакета или Координатору проекта о степени выполнения им работ, включая финансовую и научную сторону.
Партнёры подписывают контракт с ЕС, а кроме этого, в большинстве случаев, составляют внутреннее соглашение, описывающее правила разрешения специфических ситуаций между партнёрами.
Структура управления продумывается также перед подачей проекта и включается в заявку с тем, чтобы впоследствии по возможности ей следовать.
В больших проектах в помощь координатору может быть выделен отдел, выполняющий функции секретариата проекта. Возможна также организация руководящего комитета, состоящего из всех или некоторого числа партнёров. Возможно и привлечение независимой консультативной группы, состоящей из экспертов различных областей. В исследовательских проектах координация исследовательской работы может производиться при помощи технического комитета. Особенно это необходимо в проектах IP, включающих по несколько относительно независимых субпроектов. В остальном, партнёры независимы и равноправны, иерархическая соподчинённость между партнёрами отсутствует. Координатор в части работы, выходящей за пределы управления консорциумом, выполняет роль обычного партнёра со своими техническими задачами.
Консорциум - это набор полноправных партнёров. Вместе с тем, в проекте часто предусматривается работа для выполнения субконтрактором. Субконтрактор не является партнёром проекта, не подчиняется каким-либо формальным критериям или ограничениям.
Найм субконтрактора производится в случае, если в проект есть некая небольшая работа, которая заведомо может быть выполнена быстрее и эффективнее, если её отдать некоторой сторонней организации. Эта организация включается в заявку, но при необходимости может быть заменена по согласованию с Комиссией. Организация-субконтрактор получает 100% возмещение своих затрат. В то же время, она передаёт все права на выполненную работу заказчику, т.е. консорциуму партнёров проекта.
Субподрядчик - тип третьего лица, то есть юридического лица, которое не является бенефициарием ECGA, и не подписавший грантовое соглашение. Такой тип исполнителя может появиться в проекте, потому что один из бенефициариев обращается к его услугам на выполнение части работы (обычно для специализированных рабочих мест), которые не может выполнить самостоятельно или для более эффективного использования услуг специализированной организации. Задачи, которые могут быть переданы на исполнение субподрядчику, могут коснуться только определенных частей проекта и не быть «основными» частями проекта, поскольку выполнение проекта осуществляется непосредственно участниками. В случаях, где предлагается выполнить по субдоговору существенные/основные части работы, вопрос должен быть тщательно обсужден и одобрен Комиссией. Обычно в таких случаях, намеченный субподрядчик может выступить вместо этого бенефициария, или консорциум должен найти другого бенефициария, который в состоянии сам выполняет эту часть работы.
Какова "основная" часть работы? Обычно субдоговоры не касаются исследовательской работы непосредственно, а только задач или действий, необходимых для проведения вспомогательного исследования. На субдоговоры могут извлекаться крупные суммы денег, даже притом, что они не имеют никакого отношения к основным частям проекта. Их цель может состоять только в том, чтобы облегчить/сделать возможной исследовательскую работу.
Субподрядчик имеет определенные особенности:
· Договорная цена на выполнение работ обычно включает прибыль для субподрядчика, что отличает его от других третьих лиц в проекте, которые могут получать финансирование только затрат деятельности.
· Субподрядчик работает без прямого наблюдения бенефициария и иерархически не зависим от бенефициария (в отличие от служащего).
· Субподрядчик непосредственно выполняет части работы, тогда как другие третьи лица (с некоторыми исключениями) только предоставляют свои ресурсы для бенефициария (обычно на основе предыдущего соглашения) и оказывают поддержку бенефициарию в части обеспечения ресурсами.
· Субподрядчик не имеет авторских прав на выполняемую работу. Работа, которую субподрядчик выполняет в соответствии с проектом, принадлежит бенефициарию в ECGA.
· Субподрядчик не несет непосредственной ответственности перед ЕС за выполнения договорной работы, а также не имеет никаких прав и обязательств перед Комиссией или другими бенефициариями. Однако, бенефициарий должен гарантировать, что субподрядчик может быть ревизован Комиссией или Аудиторами.
Любой субдоговор, затраты которого должны возмещеться, должен быть заключен на основаниии проведения тендера на основе принципа «лучшее соотношение цены и качества». Процедура проведения тендерных торгов зависит от статуса бенефициария (физическое или юридическое лицо).
6. ПОДАЧА ЗАЯВКИ
Заявки (предложения) представляются в Комиссию посредством электронного сервиса EPSS. Заявки представляет только координатор. Регистрация в системе должна осуществиться до представления заявки. Необходимо строго соблюдать дату и время последнего срока представления заявок.
Сервис EPSS проведет проверку предложения, включая законченность предложения, последовательность данных, отсутствие электронных вирусов, соответствие типам файлов и установленных ограничениям размеров. Только после этой проверки координатор может закончить представление заявки.
Предложения вводятся в базу данных после закрытия конкурса. Комиссия не имеет доступа к заявкам до окончания оглашенного срока закрытия конкурса.
Заявки, посланные на бумажном носителе или сменных электронных носителях (дискета, диск CD-ROM), по электронной почте ил по факсу не рацениваются Комиссией как полученные.
Процедура изъятия предложения его координатором дана в Руководстве для претендентов. Изъятое предложение Комиссия впоследствии не рассматривает. Если получена более чем одна копия того же самого предложения, оцениваться будет только самая последняя представленная версия. Предложения для обеспечения безопасности всегда архивируются. После завершения оценки и любых последующих переговоров, все копии уничтожаются, кроме требуемых для архивирования и/или целей ревизии.
Заявки. Представленные Комиссии регистрируются с указанием даты и времени представления последней версии. Подтверждение о получении заявки отправляется координатору по электронной почте после закрытия конкурса. В таком электронном письме указывается название заявленного предложения; акроним; уникальный идентификационный код предложения; название программы и / или идентификационный код деятельности / области исследований и конкурса, на который подавалась заявка; дата и время поступления заявки в Комиссию.