Учебно-методическое пособие Барнаул-2004 удк печатается по решению Ученого совета Барнаульского государственного педагогического университета (стр. 19 из 25)

2.2 Удаление полей из документа

Содержимое активного или текущего поля документа помечается, как удаленное (перечеркивается текст в поле) Фактическое удаление произойдет не сразу, а при запоминании текущего документа в базе данных.

3. Печать документов

Чтобы распечатать карточку, формуляр и т.п. или просмотреть экранную форму документа, необходимо выбрать в меню «Вид», выделить строку «Отчеты» и щелкнуть левой клавишей мыши на нужной строке (Каталожная карточка; Формуляр и т.д.). Просмотрев и (при необходимости) отредактировав печатную форму, подтвердить «Печать» в строке меню «Файл».

При всех затруднениях в работе рекомендуем войти в режим «Справка», выделить строку «Руководство пользователя» и обратиться к нужному параграфу раздела «Каталогизация».

Часть 7. Получение статистики по электронному каталогу

Виды статистики. Сбор статистики

Статистика имеет многовековую историю, уходя своими корнями в глубокую древность. Как наука статистика стала развиваться с середины 17 века по двум направлениям: описательному и математическому. Задачей статистики первого направления считалось описание территории государства, его населения, религии и т.д.. Представители описательной школы почти не использовали числовые данные и не анализировали взаимосвязи, присущие общественным процессам..

Представители математического направления, наоборот, ставили своей задачей выявление закономерностей экономических явлений с помощью различных расчетов.

В ходе исторического развития статистической науки в её составе обособился ряд самостоятельных статистических дисциплин, имеющих конкретный предмет исследования и особую систему статистических показателей для его характеристики.

К числу отраслевых социальных статистик относится библиотечная статистика

Изучение явлений и процессов в библиотечном деле невозможно без количественных характеристик.

Подсчет числа книг в фонде существует не одну сотню лет. По мере развития усложнились учетные операции, стали включать в себя элементы анализа тех или иных явлений с целью установления в них определенных закономерностей. Так постепенно стало формироваться важное направление в библиотековедении – статистика.

Понятие «библиотечная статистика» употребляется по крайней мере в трех значениях.

1.Практическая деятельность по собиранию и обработке специальными статистическими методами количественных данных о явлениях и процессах библиотечной деятельности.

В этом значении как синоним употребляется термин « статистический учет».

2.Совокупность сводных итоговых показателей, собранных для характеристики какого-либо явления или процесса библиотечной деятельности (статистика фондов, статистика обслуживания читателей и т.д.)

3.Научная дисциплина ( и соответственно учебная дисциплина в вузах и ссузах), формирующаяся на стыке статистики и библиотековедения.

Особенность статистики заключается в том, что статистические данные сообщаются в количественной форме, т.е. статистика говорит языком цифр, отображающих библиотечную жизнь во всем многообразии её проявлений. При этом статистику прежде всего интересуют те выводы, которые можно сделать на основе анализа надлежащим образом собранных и обработанных цифровых данных.

Статистика исследует массовые явления библиотечной действительности; она изучает количественную сторону этих явлений в неразрывной связи с их качественным содержанием в конкретных условиях места и времени. Жизнедеятельность библиотек проявляется в различного рода массовых явлениях, как например, комплектование фонда, библиотечное обслуживание, справочно-библиографическая работа, поиск информации и т.д..

Обратимся к первому направлению библиотечной статистики – к учету.

Учет фонда отражает поступление в фонд, выбытие из него, величину всего фонда, его подразделений и служит для государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планировании её деятельности. Общие правила учета документов, составляющих библиотечный фонд, независимо от статуса библиотеки закреплены в «Инструкции об учете библиотечного фонда» по Российской Федерации.

Учет библиотечного фонда включает:

· прием документов

· их маркировку

· регистрацию при поступлении, перемещении, выбытии а также проверку наличия документов в фонде.

Объектами учета библиотечного фонда являются документы, независимо от их вида и материальной основы.

Величина и движение фонда измеряются в:

· названиях

· экземплярах

Различают два вида учета:

· суммарный

· индивидуальный

Суммарный учет – это учет библиотечного фонда группами или партиями поступающих или выбывающих документов по одному сопроводительному документу (счет-фактуре, накладной, чеку). В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема.

Индивидуальный учет – это учет каждого конкретного экземпляра документа или каждого названия документа, поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него.

Формой суммарного учета является книга суммарного учета (КСУ) в традиционном или машиночитаемом виде. Учетная информация, представленная как в традиционной, так и в компьютерной форме, имеет одинаковую юридическую силу. Сведения о движении фонда фиксируются в 3-х частях КСУ.

· часть1 – поступление в фонд

· часть2 - выбытие из фонда

· часть3 - итоги движения фонда

Сведения о поступивших документах соответственно фиксируются в 1-й части КСУ в показателях:

· № записи

· источник поступления

· № или дата сопроводительного документа

· количество документов (всего, в том числе по видам, содержанию и другим параметрам)

· стоимость приобретенных документов.

При работе с партией документов производится дифференциация их на документы постоянного, длительного и временного хранения.

Аналогично заносятся сведения о выбывших документах во 2-й части КСУ с указанием причины исключения из учетных документов. Выбытие документов из фонда оформляется актом об исключении, отражается в КСУ и в формах индивидуального учета.

3-я часть КСУ также обязательна, но подведение итогов движения фонда можно вести сразу за год, либо за полугодие, либо за квартал.

Формами индивидуального учета являются инвентарная книга, карточка учетного каталога, лист актового учета, регистрационная карточка. Форма учета выбирается библиотекой самостоятельно в зависимости от типа, статуса, особенностей фонда.

В АИБС «МАРК-SQL” ведение инвентарного и безынвентарного учета, формирование КСУ, формирование различного вида отчетов осуществляется в модуле «Каталогизация».

На панели инструментов активизируем кнопку «Вид» и спускаемся на строку «Отчеты». Появляется список отчетов. Смотри ниже.

В левом окне расположен список отчетов, а в правом, после активизации нужной строки, появляется справка о данном отчете и какие параметры необходимо внести для формирования данного отчета. Например, чтобы произвести инвентарный учет, активизируем строку «инвентарный учет» и нажимаем «ОК». Появляется окно со списком отчетов по инвентарям.

Выбираем нужное, например, Инвентарная книга (Excel). Активизируем эту строку и нажимаем «ОК». На экране появляется сформированный вариант страницы инвентарной книги.

В АИБС «МАРК-SQL» книга суммарного учета (КСУ) представлена в виде отчетов.

Пользователь может получить информацию для записей в КСУ из отдельных отчетов или создать внутреннюю КСУ непосредственно в БД, занося в нее информацию, необходимую для расчетов. Тогда вся строка типовой КСУ (бумажной) будет создаваться при выполнении отчета и заноситься в результирующий файл (КСУ Часть3). Как и в КСУ на бумаге в АИБС «МАРК-SQL» КСУ состоит из трех частей. Для использования встроенной КСУ необходимо создать в БД таблицы с индексами ББК (УДК), по которым будет производиться подсчет поступающей литературы по содержанию.

Отчеты и файлы для создания и заполнения внутренней книги суммарного учета, таблиц, с кодами отраслей по ББК или УДК, по которым будет производиться распределение поступившей (выбывшей) литературы по содержанию, находятся в отдельном списке отчетов, ссылка на который есть в основном списке отчетов «КСУ настройки и отчеты». При вызове этого пункта меню у вас появится список отчетов, относящийся к КСУ.

Файл с перечнем отчетов для КСУ называется ReportsKSU.ini и находится в каталогеBin.

Отчеты для ведения КСУ вручную

Отчет 1. Поступление книг по номеру записи в КСУ. На панели инструментов нажимаем на кнопку Вид и спускаемся на строку Отчеты. В Отчетах выделяем строку Книга суммарного учета ( КСУ) и нажимаем на «ОК».

В списке выделяем нужный отчет Поступление книг по № КСУ и нажимаем на «ОК». Отчет формируется.

АКТ

НА ПЕРЕДАЧУ ПАРТИИ КНИГ ПО № КСУ

Акт составлен 27.04.2004

№	Инв. номер/№УК	Автор и заглавие	Цена	Подпись
1	45678/23	Современная библиотека в школе	45,00

Всего экземпляров	5
на сумму	225.00
из них
на И/У	5
на сумму	225.00
на Б/У	0
на сумму	00

Отчет 2. Распределение поступивших книг по номеру записи в КСУ и сиглам хранения.