Посредством автоматизированной системы кадрового учёта осуществляется оперативный доступ ко всей необходимой информации. Информация доступна в любой момент в удобном для восприятия и обработке виде. Пользователь системы может самостоятельно создавать произвольные выборки, которые помогут, например, сформировать список работников с высшим образованием от 25 до 40 лет, и т.д., помогает поддерживать порядок, позволяет уменьшить долю сведений, хранящихся в бумажном виде. Информация, единожды занесенная в систему, хранится там неограниченное время, легко обновляется и может использоваться, когда в ней возникает потребность.
Передачу данных на районный и региональный уровень можно осуществлять по электронной почте в виде архивов особого формата, которые распознаются только этой программой, тем самым гарантирована защита информации от несанкционированного доступа. Таким образом, модуль кадрового учёта программного комплекса «ПараГраф» позволяет вести учет персонала как в соответствии с требованиями законодательства, так и с учетом специфики системы образования.
Наряду с ведением учетно-справочной документации о персонале, сейчас все большее внимание начинают уделять вопросам управления персоналом. Для современной динамично развивающейся системы образования необходимо закрывать множество вакантных мест, обрабатывать большое количество информации и непозволительно упустить нужного специалиста. Для работающих сотрудников нужно планировать развитие, обучение, повышение квалификации. Вся эта информация хранится и обрабатывается в автоматизированной системе.
6.3. Автоматизация контроля качества учебной деятельности. Важным элементом управления в учебном заведении является анализ успеваемости по классам, предметам, преподавателям и учащимся.
Модуль "Успеваемость" – составная часть АИСУ "ПараГраф", предназначенная для учета, хранения и обработки данных по успеваемости учащихся.
В состав модуля входят следующие элементы:
- программа "Успеваемость", предназначенная для ввода и редактирования данных по успеваемости учащихся за различные учебные периоды;
- более 20 наиболее распространенных запросов, позволяющих получить оперативную информацию по проблемам успеваемости за любой период;
- более 30 универсальных форм, позволяющих получить сводные данные по успеваемости за отдельные периоды, за текущий год и за прошлые годы.
При помощи запросов можно получить оперативную информацию по тем или иным проблемам, связанным с успеваемостью. Например, список учащихся, получивших в четверти одну отметку ниже, чем все остальные отметки; список преподавателей, поставивших больше пяти неудовлетворительных четвертных оценок и т.п.
При помощи отчетных форм можно получить сводные таблицы, которые дадут достаточно полную картину по четвертной и итоговой успеваемости. Полученные данные можно экспортировать в электронные таблицы MS Excel и затем использовать их для дальнейшей обработки и графической интерпретации.
7. Организация обмена данными между различными информационными системами. Рассматривая вопрос организации обмена данными в существующих условиях, когда ряд автоматизированных информационных баз существует параллельно друг другу на всех уровнях системы образования, приходится сталкиваться с рядом проблем. Прежде всего, это разнородность программ, используемых на уровне отдельных учреждений. Вторая проблема – их многообразие, третья – несогласованность классификаторов, используемых в системах различных производителей, разнообразие форматов представления данных, оптимизация потоков информации и ряд других не менее значимых проблем, к числу которых относятся и вопросы информационной безопасности.
В настоящий момент в системе образования региона параллельно используются следующие АИСУ:
1. База данных «Педагогические кадры системы образования Санкт-Петербурга». Разработчик – ООО «Хронобус».
2. База данных «Профилактика правонарушений несовершеннолетних в образовательных учреждениях Санкт-Петербурга». Разработчик – М.О. Лебедев.
3. Автоматизированная информационная система учета детей школьного возраста в образовательных учреждениях Санкт-Петербурга «Параграф-Движение».
Поставщик – ООО «ТестСистем».
4. Региональная база данных для проведения Единого государственного экзамена.
5. Дополнительно в образовательных учреждениях ведется база данных учета обучающихся, пользующихся льготными проездными билетами (база Комитета по транспорту).
Создание информационных систем для решения одной конкретной задачи, без учета существующих разработок, привело образовательные учреждения региона к необходимости вносить повторяющиеся наборы данных в различные программные комплексы.
Операции импорта/экспорта повторяющихся наборов данных существенно затруднены, так как существующие программные комплексы либо не предусматривают импорта данных извне (только экспорт), либо позволяют импортировать данные из шаблонов, что сужает объем, снижает качество передаваемых данных и повышает трудоемкость работ. Качество данных снижается от различий в требованиях к вводу однотипных данных в различных информационных системах.
Шаблоны Excel со встроенным макросом проверки внесенных данных позволяют решить проблему совместимости заполнения полей. Однако такие шаблоны остаются средством передачи ограниченного набора данных. Разработка и поддержка шаблонов с проверкой влечет дополнительные трудозатраты как со стороны ответственных за сбор информации, так и со стороны разработчиков программных комплексов, что лишает шаблоны гибкости.
В настоящее время операции импорта/экспорта данных напрямую между двумя информационными системами при помощи стандартных средств неосуществимы. Единственным средством обмена данными остаются шаблоны. Обмен данными при помощи шаблонов предъявляет дополнительные требования к уровню подготовки работников ОУ, вместо упрощения работы – усложняет ее.
Для решения проблемы интеграции различных информационных систем необходимы следующие шаги:
- стандартизация информационных ресурсов;
- унификация справочников, применяемых в информационных системах;
- разработка требований по совместимости и унификации к проектируемым АИС.
Следующим шагом, после выработки единого стандарта, является отказ от файлов-шаблонов и проведение операций экспорта-импорта с минимальным участием пользователя (ответственного за внесение данных в образовательном учреждении).
При отсутствии единой информационной системы одним из вопросов становится определение уровня административно-технологической цепочки, на котором следует импортировать/экспортировать данные между различными программными комплексами.
Осуществлять импорт/экспорт непосредственно на уровне образовательного учреждения предпочтительнее, поскольку ОУ, выступая источником информации, обладает всей полнотой и достоверностью данных. В то же время, как сказано выше, такая операция предъявляет повышенные требования к уровню подготовки кадров, работающих с информационными системами. Еще одну сложность составляет вариативность в заполнении некоторых полей, содержимое которых невозможно контролировать программно. Верификация таких данных является задачей районного уровня.
Операции экспорта/импорта на районном уровне позволяют оперировать уже верифицированным объемом данных и снимают необходимость в дополнительной подготовке кадров образовательных учреждений, однако обусловливают повышенные требования к технической подготовке сотрудников районных органов управления образованием. Зачастую программные комплексы, созданные для решения различных задач, используют и обслуживают разные подразделения районных органов управления образованием, что также создает дополнительные сложности.
Обмен данными между информационными системами на уровне региона позволяет оперировать верифицированными объемами данных, снимает необходимость в подготовке кадров в районах и образовательных учреждениях. Однако за счет «удаленности» от источника информации (образовательных учреждений) данные теряют достоверность – ввиду отсутствия обновления данных в режиме реального времени. Обмен данными на верхнем уровне административно-технологической цепочки, несмотря на недостаток достоверности, возможен к использованию на этапе первоначального наполнения данными информационной системы. Так, данные об учащихся из информационной системы, которая следит за движением учащихся в образовательных учреждениях региона, могут стать первоначальным наполнением для базы данных единого государственного экзамена в части учащихся выпускных классов, но при условии обязательной последующей выверки данных.
8. Роль и место Интернет-технологий в системе образования Санкт-Петербурга. Базы данных с Web-интерфейсом и возможности повышения квалификации, распространения опыта и подбора специалистов. В настоящее время уровень развития информационных ресурсов организаций любой сферы деятельности определяется программно-техническим оснащением. Эффективное использование информационных ресурсов может быть достигнуто только в том случае, если они являются доступными (полностью или частично) наибольшему числу потребителей информации. Самым быстрым способом доставки информации является применение Интернет-технологий.
Документ устанавливает общие стратегические ориентиры развития до 2015 года, в нем, в частности, говорится, о том, что использованию информационных технологий в государственном управлении отводится ключевая роль. В частности, указывается на необходимость следующих шагов: