Лекционные материалы по дисциплине
«Технологии автоматизированной обработки учетно-аналитической информации»
Учебно-методическое пособие
2010
ПРЕДИСЛОВИЕ
В современных условиях развития экономики, перехода к рыночным отношениям происходят качественные изменения в организации и ведении бухгалтерского учета, анализа и аудита. Изменяется и роль современного бухгалтера, который не только отвечает за ведение бухгалтерских счетов, но и осуществляет большую работу по планированию, контролю, оценке хозяйственной деятельности предприятия, по аудированию и принятию управленческих решений.
Успешное решение поставленных задач невозможно без применения современных информационных технологий, развитие которых изменяет традиционные формы организации автоматизированной обработки учетно-аналитической информации.
Учебно-методическое пособие по курсу «Технологии автоматизированной обработки учетно-аналитической информации» предназначено для студентов специальности «Бухгалтерский учет, анализ и аудит».
Целями изучения дисциплины являются формирование знаний методологии и методик автоматизации бухгалтерского учета и экономического анализа, а также выработка практических навыков организации автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета и экономического анализа (АИСБУЭА) и технологии решения учетно-аналитических задач на основе использования различных современных программных и технических средств.
В предлагаемом учебно-методическом пособии изложен лекционный материал по дисциплине, обеспечивающий решение следующих задач:
· изучение методов организации автоматизированного сбора, хранения и обработки учетно-аналитической информации в сфере профессиональной деятельности;
· приобретение знаний по рациональной организации автоматизированного рабочего места бухгалтера-экономиста;
· формирование навыков квалифицированного выбора оптимального варианта автоматизации бухгалтерского учета и экономического анализа различных предприятий и организаций (учреждений).
Лекция 1
Тема:
Цели, задачи и особенности изучения курса технологии автоматизированной обработки учетно-аналитической информации (ТАОУАИ).
Содержание темы:
1. Классификация и основные свойства учетно-аналитической информации.
2. Сущность и виды технологии автоматизированной обработки учетно-аналитической информации.
Информация – это совокупность разнообразных данных, сведений, знаний, умений и опыта, необходимых кому-либо.
Предметом и продуктом труда работников управления является управленческая информация. Важнейшая составляющая управленческой информации — экономическая информация, отражающая социально-экономические процессы как в сфере производства, так и в непроизводственной сфере, во всех органах и на всех уровнях отраслевого и регионального управления.
Прежде всего, информацию характеризует предметное содержание. Она очень разнообразна и подразделяется по виду обслуживаемой ею человеческой деятельности: научная, техническая, производственная, управленческая, экономическая, социальная, правовая и т. п.
Информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена, потребления материальных благ и обеспечивает решение задач организационно-экономического управления хозяйством и его звеньями, называется управленческой.
В информационном процессе, каким является управленческая деятельность, информация выступает как один из важнейших ресурсов наряду с энергетическими, материальными, трудовыми, финансовыми и другими ресурсами.
Основной составляющей управленческой информации служит экономическая информация.
Экономическая информация — это совокупность сведений в сфере экономики, которые необходимо фиксировать, хранить, обрабатывать, передавать для использования в управлении хозяйством страны и отдельными его объектами.
В связи с этим важнейшими свойствами экономической информации являются:
· достоверность и полнота;
· ценность и актуальность;
· ясность и понятность.
Информация достоверна, если она не искажает истинное положение дел. Недостоверная информация может привести к неправильному пониманию или принятию неправильного решения. Информация полна, если ее достаточно для понимания и принятия решений. Неполнота информации сдерживает принятие решений или может повлечь за собой ошибки.
Ценность информации зависит от того, какие задачи решаются с ее помощью. Актуальную информацию, т. е. соответствующую современному моменту, важно иметь при работе в постоянно изменяющихся условиях.
Если ценная и актуальная информация выражена непонятными словами, она может стать бесполезной. Информация становится ясной и понятной, если она передана языком, на котором говорят те, кому предназначена эта информация.
Для экономической информации характерны свои особенности, которые предопределяют научно-техническую необходимость и экономическую целесообразность использования средств вычислительной техники при ее обработке:
· большие объемы;
· многократное повторение циклов ее получения и преобразования в установленные временные периоды (месяц, квартал, годит, п.);
· многообразие источников и потребителей;
· значительный удельный вес логических операций при ее обработке (сортировка, группировка, выборка, поиск и др.).
По функциям управления информация может подразделяться на учетную, плановую, директивную, статистическую и др.
При этом информацию, характеризующую уже свершившиеся события, явления, хозяйственные процессы, принято называть учетной, а информацию, отражающую явления и события, которые должны произойти в предстоящем периоде, — плановой (прогнозной).
Директивная информация содержит сведения приказного характера, поступающие от вышестоящих уровней управления.
Статистическая информация отражает процессы и явления, происходящие в хозяйственной деятельности предприятий, организаций, отраслей и в целом в общественной и экономической жизни страны.
По месту возникновения экономическую информацию можно разделить на внутреннюю и внешнюю. Информация, возникающая в процессе производственно-хозяйственной деятельности внутри экономического объекта, называется внутренней, а за его пределами — внешней.
К внешней относится информация, поступающая на экономический объект из вышестоящих звеньев управления, а также от других предприятий и организаций.
По стадиям образования информация бывает первичной и вторичной.
Первичная информация возникает на начальной стадии процесса управления и отражает состояние объекта или процесса управления во времени.
Вторичная информация получается в результате обработки первичной и может быть промежуточной или результатной. Промежуточная информация содержит накапливаемые данные, используемые при дальнейшем решении различных технико-экономических задач. Результатная информация, получаемая в процессе обработки первичной или чаще всего первичной и промежуточной информации, используется для управления работой объекта и принятия решений.
По временному периоду возникновения информацию подразделяют на периодическую и непериодическую.
В периодической информации выделяют долгосрочную с длиной временного интервала более года, текущую — от одного месяца до одного года и оперативную — от часа до одного месяца.
Непериодическая информация возникает по мере необходимости.
По стабильности информация делится на переменную и условно-постоянную, которую для краткости называют постоянной. Переменная информация отражает фактические количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственных актов и событий. Постоянная информация остается неизменной в течение длительного периода времени и многократно используется при обработке переменной информации.
Изучение экономической информации с различных точек зрения позволяет грамотно спроектировать информационную базу экономического объекта управления.
При работе с информацией всегда имеется источник и потребитель. Источником экономической информации является производственная и хозяйственная деятельность объектов управления, в качестве которых выступают предприятия, организации, фирмы.
К потребителям относятся работники различных служб управления как внутри, так и за пределами объектов. Эти свойства экономической информации предопределяют научно-техническую необходимость и экономическую целесообразность использования средств вычислительной техники, и прежде всего компьютеров, при ее сборе, накоплении, передаче и обработке.
В условиях усложнения функций управления полнота, своевременность и достоверность получаемой информации оказывают большое влияние на действенность принимаемых управленческих решений, а значит, и на эффективность управления экономическим объектом в целом.
Понятие структурной единицы информации принадлежит к числу наиболее важных в теории экономической информации. Оно связано с выделением простых и сложных элементов информации. Первые не могут расчленяться на составные части, а вторые, наоборот, представляют собой сочетание разных элементов. Структурные единицы называются информационными. Поскольку структуризация обычно и предполагает их выделение по иерархическому принципу, то для каждой информационной единицы устанавливается ее определенный ранг (уровень).
Неделимые единицы относятся к низшему рангу, затем по старшинству выделяются единицы последующих рангов — вплоть до самого высшего. Все информационные единицы, кроме единиц низшего ранга, составные. Поэтому их часто называют составными единицами информации (СЕИ) или информационной совокупностью.