Учебно-методическое пособие по курсу «Технологии автоматизированной обработки учетно-аналитической информации» предназначено для студентов специальности «Бухгалтерский учет, анализ и аудит». (стр. 2 из 30)

Рассмотрим структурное строение экономической информации, присущее ей независимо от уровня техники решения управленческих задач. Такая структуризация связана с экономической природой информации, методологией ее организации в системах управления.

Обычно выделяются пять структурных единиц: реквизит, показатель, массив, поток, информационная система.

Реквизит — простейшая структурная единица информации, неделимая на смысловом уровне, отражающая количественную или качественную характеристику сущности (объекта, процесса и т. п.) предметной области. Реквизит-признак содержит качественную характеристику сущности, позволяющую выделить (идентифицировать) объект из множества различных объектов для логической обработки (сортировки, выборки, поиска).

Реквизит-основание содержит количественную характеристику объекта, определяющую его состояние и выражающуюся в денежной, стоимостной и количественной оценке. Реквизиты-основания имеют, как правило, числовое значение, а реквизиты-признаки — символьное представление (буквенно-цифровое).

Реквизиты — признаки и основания, взятые в отдельности, не обеспечивают всесторонней характеристики явлений экономической жизни, поэтому они объединяются, образуя информационную единицу более высокого структурного уровня — показатель.

Экономический показатель — это составная единица информации, включающая один реквизит-основание и несколько реквизитов-признаков .

В управлении используются также единицы информации, состоящие из одних реквизитов-признаков. Они играют меньшую роль, чем показатели, хотя потребность в них достаточно высока. Например, ведущему признаку (фамилия работающего) в картотеке сотрудников предприятия сопутствует значительное число всевозможных значений других признаков анкетного порядка.

Набор признаков по сути является своеобразным показателем, роль основания в котором возлагается на ключевой реквизит-признак.

Следующей логической структурной единицей информации является массив, играющий ведущую роль при автоматизированной обработке данных на ЭВМ.

Массив — составная единица информации, включающая набор реквизитов, показателей, сообщений одной формы и одинаковой структуры, но имеющих различные значения их оснований или признаков.

Массивы объединяются по различным признакам в более крупные и сложные информационные единицы — потоки, базы данных.

Информационный поток — совокупность массивов, относящихся к одной управленческой работе, имеющих общий источник и приемник информации. Совокупность наборов файлов (массивов), хранимых в устройствах ЭВМ и относящихся к определенной области управления, образует базу данных. Все потоки информации объекта управления образуют информационную систему. Информационная система, являясь структурной единицей высшего уровня, охватывает информацию объекта управления. Поэтому можно говорить об информационной системе цеха, предприятия, объединения отрасли учреждения, ведомства, всего хозяйства страны. Примером информационного потока может служить информация по планированию запуска деталей в производство, уче-ТУ отгрузки готовой продукции или исполнения бюджета.

Общая логическая структура экономической информации упрощенно представлена на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1. Схема структуры экономической информации

Классификация экономической информации предполагает ее деление по таким признакам, как назначение и место возникновения, соответствие отражаемым явлениям, участие в процессах обработки и хранения, отношение к функциям управления, стабильность.

В зависимости от назначения и места возникновения различают входящую, исходящую, внутреннюю и внешнюю информацию. Информацию, поступающую в информационную систему (например, информацию, которая зафиксирована во входящих первичных документах), называют входящей. Информационная система, обрабатывая входящие данные, порождает новую результатную информацию (сводную). Результатная информация формируется, например, в процессе обработки исполнителем данных, содержащихся во входящих первичных документах.

Информация, передаваемая за пределы данной системы, называется исходящей (например, отчетная информация о деятельности предприятия, представляемая вышестоящим, налоговым и статистическим органам). Если сведения поступают в информационную систему от объекта управления, то такая информация будет входящей внутренней; если из внешнего источника (например, из министерства, от других организаций), то информация называется входящей внешней. Аналогичным образом подразделяются и выходящие сведения. Входящую внутреннюю информацию в условиях предприятия называют первичной. Она возникает в процессе первичного учета хозяйственных операций — измерение и регистрация данных — в ходе производственной деятельности объекта управления.

По критерию соответствия отражаемым явлениям экономическая информация может быть отнесена к достоверной или недостоверной. К этому классификационному признаку примыкает оценка своевременности и несвоевременности информационного отображения производственных и хозяйственных операций, получение исходной и результатной информации в установленные сроки.

По участию в процессах обработки и хранения различают следующие виды экономической информации: исходную, производную, хранимую без обработки, результатную, промежуточную.

С точки зрения отношения к функциям управления экономическая информация подразделяется на плановую, прогнозную, нормативную, конструкторско-технологическую, учетную, финансовую.

В зависимости от степени стабильности выделяют постоянную и переменную информацию. Первая остается без изменений или же подвергается незначительным корректировкам в течение более или менее длительного периода времени. Это различные справочные сведения, нормативы, расценки и т. п. Переменная информация отражает результаты выполнения производственно-хозяйственных операций, соответствует их динамизму и, как правило, участвует в одном технологическом цикле машинной обработки.

Учетно-аналитическая информация представляет собой совокупность различных сведений экономического характера, которые можно использовать в процессе учета, контроля и анализа. Она включает сведения о составе трудовых, материальных и денежных ресурсов в натуральном и стоимостном измерении.

Данные — это элементы информации, сведения о событиях, явлениях, выраженные в формализованном виде на машинном носителе.

Формализованное описание, идентификация отдельных элементов вызваны необходимостью манипулирования ими в процессе обработки, хранения, передачи информации при использовании технических средств.

Учетно-аналитическая информация должна обладать свойствами объективности, достоверности, своевременности, оперативности, целесообразности, результативности. Она должна быть высокого качества, при минимальном количестве показателей удовлетворять максимальное число пользователей на всех уровнях управления, формироваться с наименьшими затратами труда и времени.

Особенности учетно-аналитической информации являются важнейшими предпосылками применения автоматизированных технологий в работе бухгалтерии. Это большие объемы информации, множество однотипных логических и арифметических операций, многочисленные группировки, жесткие сроки представления результатов обработки, непрерывность и цикличность обработки.

Использование ПЭВМ на рабочих местах учетных работников позволяет обрабатывать информацию на уровне современных требований. Конечная цель автоматизации — повышение эффективности обработки учетно-аналитической информации.

С понятием информации связанно еще два понятия – информационный процесс и информатика.

Информационный процесс – процесс, в результате которого осуществляется прием, передача (обмен), преобразование и использование информации.

Информатика – это область человеческой деятельности, связанная с процессами преобразования информации с помощью компьютеров и их взаимодействием со средой применения.

Термин "информатика" пришел к нам из французского языка, где был образован в результате слияния двух слов "информация" и "автоматика".

Информатика как наука сформировалась к середине 60-х годов 20 века. Истоки ее находятся на стыке библиотечного дела, лингвистики и счетной техники. Первоначально основным содержанием информатики было изучение закономерностей накопления информации и методов ее поиска, а едва ли не единственным полем приложения – библиотечные каталоги.

Серьезное влияние на содержание информатики оказал информационный взрыв второй половины 20-го века. Оказалось, что легче, дешевле и быстрее заново поставить дорогостоящий научный эксперимент, чем найти статью с его описанием, даже в том случае, когда заранее известно, что подобный эксперимент был поставлен.

Средствами обработки информации чаще всего являются персональные компьютеры, которые объединяются в локальные и глобальные сети.

За последние годы произошел резкий скачок в развитии компьютерной техники и программного обеспечения персональных компьютеров, а также наблюдается значительное расширение сферы применения ПК. ПК (персональный компьютер) – это самый распространенный в мире тип электронно-вычислительной машины (ЭВМ), т. е. устройства для обработки информации. В настоящее время для работы на ПК не требуется знаний квалифицированного программиста, работать на компьютере может научиться практически каждый. Именно доступность для обычного человека и относительно широкие возможности ПК привели к бурному развитию и распространению компьютерной техники практически во всех направлениях человеческой деятельности (промышленность, наука, медицина, образование, транспорт, банковское дело, связь, военная техника, бытовая техника и т. д.).