функционально-алгоритмической структуре системы, по функциям персонала и организационной структуре, по структуре технических средств, по алгоритмам решения задач и применяемым языкам, по организации и ведению информационной базы, системе классификации и кодирования информации, по программному обеспечению.
ГОСТ 34.602-89 «Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы»[11]. Настоящий стандарт распространяется на автоматизированные системы для автоматизации различных видов деятельности (управление, проектирование, исследование и т. п.), включая их сочетания, и устанавливает состав, содержание, правила оформления документа “Техническое задание на создание (развитие или модернизацию) системы”.
ГОСТ 34.201-89 «Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем».[12] Настоящий стандарт распространяется на автоматизированные системы, используемые в различных сферах деятельности (управление, исследование, проектирование и т. п.), включая их сочетание, и устанавливает виды, наименование, комплектность и обозначение документов, а также пояснение терминов, которые применяются в настоящем стандарте.
Основными источниками для написания дипломной работы явились следующие документы Информбюро:
- Устав Информбюро;
- Регламенты Информбюро;
А также внутренние документы Кубанского филиала Информбюро:
- Положение о филиале;
- должностная инструкция секретаря;
- штатное расписание Кубанского филиала Информбюро;
- распорядительные документы (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, решения, протоколы);
-информационно-справочные (акты, служебные записки, справки, письма).
Кроме этого, анализировалась научная литература, периодические издания по делопроизводству, журналы, статьи.
В справочном издании М.В. Стенюкова «Справочник по делопроизводству»[13] собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами. Даны также образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения. Справочное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов с учетом требований существующих стандартов.
В статье М.П. Бобылевой «На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота)» и в статье М.П. Бобылевой и В.А. Гуськова «Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации делопроизводства» рассматриваются различные аспекты делопроизводственной работы при внедрении системы автоматизации документооборота: вопросам нормативно-методического обеспечения применительно к деятельности крупной иерархической организации; критериям оценки, показателям деятельности служб ДОУ, влиянию каждого из критериев на постановку делопроизводства.
Актуальная для России тема автоматизации делопроизводства и документооборота нашла отражение в статьях Куциняк Д.С. – «Технологии документооборота переходного периода»[14], Храмцовской Н.А. - «Электронный документооборот: факты и рекомендации»[15], Лобановой А.М. – «Настоящее и
будущее электронного документооборота»[16]. Авторы данных статей описывают возможные пути автоматизации документооборота, особенности автоматизации российских предприятий, современное состояние и перспективы развития рынка систем электронного делопроизводства.
Преимущества компьютерных технологий перед традиционными рассматриваются в статьях Баласанян В.С. «Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот как инструмент управления организацией»[17] и Акопянц И.Л. «К выбору систем автоматизации документооброта»[18]. В этих статьях приводятся
сравнительные характеристики электронных и бумажных систем делопроизводства, даются рекомендации по выбору электронной системы.
В настоящее время рынок систем электронного документационного обеспечения управления весьма разнообразен, поэтому актуальна проблема выбора системы для конкретной организации. Этой проблеме выбора системы посвящены статьи Кузнецова С.Л. «Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса» и «Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства»[19]; Ефимовой О.А. «Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации». [20]
Авторы данных статей перечисляют общие обязательные требования к программному обеспечению; приводят список основных необходимых функций, которые должна обеспечивать система электронного документооборота. Также здесь даются рекомендации по выбору системы автоматизации, характеристики документальной информационной системы;
описываются особенности документальных информационных систем, методические рекомендацию по созданию.
Проблему электронного документооборота и использования электронных документов в целом затрагивают статьи Шеян И.Э. – «Что спасет от информационного хаоса»[21] и Альбрехт Б.В. – «О проблемах хранения электронных документов»[22]. Здесь также рассматриваются направления использования электронных технологий в делопроизводстве, рекомендации по хранению электронных документов в информационном массиве систем.
ГЛАВА 1. РОЛЬ СЕКРЕТАРЯ В ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В КУБАНСКОМ ФИЛИАЛЕ «ИНФОРМБЮРО»
1.1. Общая характеристика Кубанского филиала «Информбюро»
Общество с ограниченной ответственностью «Информационное Агентство «Информбюро» (краткое наименование по Уставу – Информбюро) создано на основании Учредительного договора от 1 августа 1997 года и перерегистрировано на основании Решения учредителя от 17 мая 2000 года в соответствии с Федеральным законом от 08.02.98г. №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и в связи с изменениями состава учредителей.
Для покупки или заказа полной версии работы перейдите по ссылке.
Для работников делопроизводственных служб документы нормативной базы являются основой создания локальной системы делопроизводства предприятия. Каждый из них должен быть учтен при разработке или реорганизации конкретной делопроизводственной системы.
Основная задача любой делопроизводственной службы состоит в создании и обеспечении единого порядка документирования и оптимальной системы работы с документами своей организации. На основе действующей нормативно-методической базы должны создаваться такие индивидуальные организационные документы, как положение о канцелярии, службе ДОУ, должностные инструкции ее сотрудникам, инструкции по делопроизводству, которые и определяют параметры конкретной системы делопроизводства.
Поэтому, одним из основных требований, предъявляемых к квалифицированному специалисту современной службы ДОУ, является доскональное знание нормативно-методической базы отечественного делопроизводства. Умение ориентироваться в действующих нормативных документах, постоянно следить за их изменениями, должно вырабатываться в процессе обучения специальности и стать залогом успешной профессиональной деятельности.
Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информационные технологии, информационная система, обладатель информации и др.) урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам. В соответствии с законом документация является информационным ресурсом, а документы, документальные массивы являются объектами отношений юридических и физических лиц[23].
Закон регулирует правовые отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления потребителю документированной информации. Закон устанавливает важнейшее положение в области документационного обеспечения – «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти».
Статья 50 Федерального закона от 08.02.1998 №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяет обязанности общества по хранению документов, их состав. Закон установил не только обязательность хранения документов общества по месту нахождения его исполнительного органа, но и обязательность передачи документов на государственное хранение. Общество отвечает за упорядочение документов, должно проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов Российской Федерации.[24]