Русский язык по числу записей занимает не самое почетное шестое место (после английского, французского, немецкого, испанского, японского). Документов на русском языке представлено в 30 раз меньше, чем на английском, но они введены в WorldCat американскими библиотеками. Весь мир очень заинтересован, чтобы в OCLC были представлены фонды российских библиотек.
2.3. ЭК в России.
Создание электронного каталога – первый шаг на пути к автоматизированному обслуживанию. А это и читательский билет со штрихкодом, и электронный формуляр, и прием/выдача литературы, и контроль задолженности, и предварительный заказ литературы. Появление ЭК стало ощутимым результатом информатизации библиотечных процессов.
Нас волновали качество и скорость его формирования. Первое было обеспечено подготовкой (в сотрудничестве с преподавателями Челябинской государственной академии культуры и искусств) полноценных инструктивно-методических разработок: «Предметизация документов в электронном каталоге»; «Индексирование документов ключевыми словами в ЭК»; «Индексирование литературы об отдельных лицах»; «Словарь предметных рубрик». Эти материалы регламентировали деятельность сотрудников в условиях новых технологий, обеспечивали единообразие работы на разных участках. Параллельно шло обучение библиотекарей методике предметизации и координатного индексирования.
Следующим этапом стала ретроконверсия карточных каталогов. В наших условиях ввод информации с каталожных карточек не обеспечил бы должного качества ЭК. Поэтому было принято решение о том, что содержательная обработка информации будет осуществляться только de visu.
Однако создание ЭК, если это делать силами одного отдела комплектования и обработки литературы, могло затянуться на неопределенный срок. Поэтому появилась идея привлечь наиболее опытных сотрудников библиотеки.
Чтобы форсировать ввод ретроинформации, были созданы две временные рабочие группы: предметизаторов и операторов по вводу информации в каталог (их обучили и обеспечили методическими материалами). Это дало возможность ускорить ретроконверсию и в течение двух лет ввести в ЭК практически весь фонд читального зала. Вот цифры, позволяющие судить о динамике изменений.
К началу января 1998 общий объем всех БД составлял около 13 000 записей. Через год только ЭК имел 24 000 записей, а через два ЭК содержал уже более48 000 записей, общий объем БД – 73 060. В начале января 2001 г. ЭК включал 61 200 записей, объем всех БД был уже 100 412!
Таким образом, продуманная стратегия (наличие инструктивно-методических материалов и словаря предметных рубрик, технологических инструкций на каждый процесс, привлечение квалифицированных библиотекарей, освоивших новые технологии, содержательная обработка документа только de visu) позволила справиться с поставленной задачей.
Проведенное социологическое исследование показало, что 81 процент пользователей положительно отреагировал на идею создания в библиотеке ЭК. Но на вопрос: «Обращались ли вы к ЭК?» столько же ответили «нет» и только 13,6 процента – «да». Почему читатели не обращаются к ЭК? Потому что «никто не научил» (21.2 процента), или просто «нет консультантов (24.5 процента).
2.4. Программа развития библиотеки.
Программа развития библиотеки состоит из пяти блоков:
1. Совершенствование информационных ресурсов, представляемых Юношеской библиотекой.
О создании ЭК уже было сказано. Можно добавить: надо искать возможности для сотрудничества и кооперации с другими учреждениями, как на местном уровне, так и на федеральном по созданию информационных ресурсов и по их использованию. В Российской государственной юношеской библиотеке создаётся тематическая полнотекстовая БД «Образование». Челябинская ОЮБ может участвовать в наполнении регионального блока, так как подобная БД у нас ведётся уже несколько лет.
2. Создание системы автоматизированного обслуживания пользователей – это внедрение штрихкодовой технологии: специального формуляра и читательского билета, что позволяет перейти к электронному учету выдачи/приема литературы, контролю за возвратом изданий и созданию АРМ читателей.
Вновь приведем данные исследования.
На вопрос: «Считаете ли вы, что библиотеке необходимо иметь ПК и технические средства?» - 91.5 процента опрошенных ответили «да». Читатели хотят, чтобы было больше компьютеров, иметь доступ в Интернет и возможность компьютерного обучения, а также обучение новым технологиям. Им нужен компьютерный читальный зал и, наконец, просто больше библиотекарей!
Несмотря на то, что мы располагаем не всем из перечисленного, в 56.7 процента случаев пользователи все же довольны тем, как их обслуживают.
3. Модернизация технического и программного обеспечения автоматизированной информационной библиотечной системы (АИБС).
В нашем случае это замена АИБС “MARC” на сетевой вариант «ИРБИС». Уже начато конвертирование отдельных БД, идет обучение сотрудников работе с новой программой.
4. Совершенствование структуры библиотеки, ее отделов в условиях работы с новыми информационными технологиями.
Изменения в отделах вызваны выполнением программы информатизации и совершенствованием традиционных методов обслуживания.
Новые подразделения осуществляют функции, не свойственные ранее общедоступной библиотеке. Так, например, создание интернет-сектора вызвано необходимостью освоения новых ресурсов и подготовки персонала и читателей к работе в сети. Как показало исследование, это отвечает потребностям посетителей, 37 процентов которых пользуются Интернетом (в том числе в библиотеке –6.3 процента, однако хотели бы иметь доступ к Сети гораздо больше – 31.9 процента).
Следующий шаг на пути структурной перестройки – создание сектора мультимедийных технологий либо медиатеки (специализированного подразделения, работающего с нетрадиционными носителями информации), рекламно-издательского отдела, сектора платных услуг и др.
5. Совершенствование управления библиотекой в условиях двух технологий.
Вполне естественно, что решение частных вопросов информатизации постепенно «перетекает» в проблематику управления организацией и персоналом, влияет на принятие конкретных административных решений.
Внедрение в систему управления учреждением элементов автоматизированных технологий предполагает: разработку инструктивно-нормативных и технологических документов (должностных инструкций, положений об отделе, технологических инструкций), организацию координационного совета по информации при директоре.
2.5.Общие правила работы с ЭК.
Некоторые общие правила работы с ЭК:
Правило первое. Прежде всего пользователю неплохо поинтересоваться: каков объём базы данных, то есть сколько в ней библиографических записей; какие виды документов отражены; с какой даты ведётся, то есть когда началась текущая машинная каталогизация, гарантирующая отображение в каталоге всех поступающих документов данного вида; ведётся ли параллельно карточный каталог и какого его соотношение с ЭК по наполнению; какова «ретроспектива» и, если вводились записи из карточных каталогов, публикации каких лет отражены, насколько полно (все, случайные, отобранные по определённому принципу); какие области знания или тематические разделы по одной из классификаций существуют; какого рода справочная информация может быть использована при поиске: сведения об именах лиц, коллективах (организациях, конференциях), словари, тезаурусы, классификации, справки об используемых клавишах, о каждом режиме поиска и т.д.
Правило второе. Поиск в ЭК разворачивается как последовательность экранов с различными сообщениями. Если на экран выводится перечень (меню) возможностей дальнейшего поиска или перечень фамилий авторов, начинающихся на Смирн), то пользователю ничего не остаётся, как только выбрать один из предложенных вариантов. Тем самым он направляется по определённому пути.
Правило третье. Необходимо также внимательно изучать строки меню служебных клавиш вверху и внизу экрана.
Правило четвёртое. Если появляется сообщение с предложением ввести поисковый признак определённого вида в пустое окошечко или строку, то пользователь имеет дело с так называемой «маской». Здесь пользователь направляет поиск собственными словами и затем смотрит, куда они его выведут. Остальные сообщения система выдаёт в качестве указаний, комментариев, справок, предупреждений, отрицательных ответов.
2.6. Система ИРБИС.
Система автоматизации библиотек ИРБИС представляет собой типовое интегрированное решение в области автоматизации библиотечных технологий и предназначена для использования в библиотеках любого уровня и профиля. ЭК в системе ИРБИС – это общая поливидовая БД по многоотраслевой тематике, которая включает сведения обо всей литературе, поступающей в библиотеку. Это могут быть печатные и рукописные языковые материалы, ноты, видео и звукозаписи, картографические материалы, компьютерные файлы и т.п. Система полностью отвечает международным требованиям, предъявляемым к подобного рода системам, и поддерживает все отечественные библиографические форматы и стандарты. Система позволяет описывать все виды и типы изданий. Интерфейсы системы максимально приближены к потребностям пользователя и легко осваиваются.
Вся технология ориентирована на то, чтобы сократить и максимально упростить клавиатурный ввод информации, обеспечив в то же время максимально полное описание изданий в соответствии с профилем, уровнем и потребностями конкретного пользователя, традициями и требованиями ГОСТ 7.1-84. При этом единственным обязательным Элементом Данных (ЭД), без которого документ не будет сохранён в БД, является Заглавие. Система, с одной стороны, обеспечивает все традиционные подходы библиотечных работников при поиске литературы в традиционных каталогах, а с другой – предоставляет массу дополнительных возможностей как для поиска в ЭК, так и в процессах обработки поступающей литературы, учёта и анализа фондов (включая процессы списания литературы), выдачи и возврата литературы читателю.