12 Dec. 19—
Приветствие
(Salutation)
| Dear Sir, | Dear Sir; | |
| Dear Madam, | Dear Madam: | |
| Dear Mrs Smith, | Dear Mrs Smith: | |
| For the attention | of | Attention: Mr E.C. Wilson |
| Mr E. Wilson | ||
| Dear Sirs, | Gentlemen: |
Комплементарная концовка
(Complimentary Close)
Yours faithfully, Sincerely yours,
Yours sincerely, Yours truly
В письмах не допускается никаких грамматических сокращений типа I'm, don't, we've, и т.п.
Все эти слова нужно писать полностью.
Формат
1.Шапка письма
2.Внутренний адрес
3. Строка: Внимание (не обязательно)
4. Дата
5.Приветствие
6.Ссылка
7. Комплементарная концовка
8. Подпись, должность, отдел
9. Посылочные инициалы
10. Вложения
11. Копии
Government of Canada 1
Office of the Chairman 2.
Public Service Commission
Ottawa, Ontario
KIA ON7
Attention: P. Smith3 December 8, 19964
Dear Sir: 5
Ref: PC Program analyst6
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Yours sincerely,7
A. Robertson
A. Robertson 8
Director
General Services Division
AP/CL9
Encl. 10
cc: D. Dube 11
1. Большинство писем пишутся на бланках, где уже есть название, адрес, номера телефонов фирмы и прочие данные. Адрес отправителя иногда стоит в конце письма после имени и должности.
2. Адрес того, кому предназначено письмо, размещается вверху слева.
3. Включается в тех случаях, когда письмо отправляется на фирму, но адресовано кому-то лично. Часто пишется на конверте в нижнем левом углу .
4. Обычно пишется следующим образом: March 1, 1995 или 1 March,1995.
5. За приветствием стоит двоеточие или запятая.
6. Заимствована из служебных записок, но в письмах используется редко.
7. Обычно окончания: Yours truly, Yours sincerely, Yours faithfully.
8. Подпись, расшифровка подписи, должность, адрес следуют друг за другом в строку в левом либо в правом углу письма. Иногда письмо может быть продиктовано одним человеком, а подписано другим, обычно секретарем. Например, директор, отправляясь командировку, оставил напечатать и подписать письмо секретарю. В этом случае подпись будет выглядеть так:
рр Diana Price
David Bradly
Managing Director,
где рр (per procurationem, лат.) означает по доверенности, за кого-то.
9. Посылочные инициалы указывают на тех, кто писал (переводил) письмо и/или печатал его.
10. Если к письму прилагаются какие-то материалы (прейскуранты, реклама и др.), то об этом упоминается после посылочных инициалов.
11. Указания на адресатов копий письма даются в самом конце.
Письмо-запрос
(Inquiry)
Письмо-запрос (inquiry, или enquiry) компания посылает, когда хочет:
—получить подробную информацию о товарах (goods);
—узнать, имеются ли они в наличии (availability of goods);
—уточнить время и сроки поставки (delivery dates);
—получить информацию об условиях поставки и скидках (terms and discounts), способе транспортировки (method of transportation), страховании (insurance);
—получить информацию о ценах на товары (prices of goods);
—получить каталоги (catalogues) и образцы товара (samples of goods), и т. п.
При написании писем-запросов следует как можно более подробно изложить суть вопроса (to give full details), что позволит Вашему деловому партнеру сократить время на составление ответа.
В случае, если Вы обращаетесь с запросом в данную компанию первый раз, в письмо желательно включить следующие пункты:
1) Указание на источник информации о данной компании и ее товаре.
2) Суть вопроса.
3) Краткие сведения о Вашей компании.
4) Выражение надежды на сотрудничество.
Причем совсем не обязательно строго придерживаться данной последовательности. При повторном запросе в письмо обычно включается только второй пункт. Как и большинство других деловых писем, письмо-запрос, как правило, печатается на фирменном бланке, на котором указаны название компании-отправителя запроса, ее почтовый адрес, номера телефонов и факса.
Образец письма-запроса
(Sample of Inquiry)
Pet Products Ltd. 180 London Road Exeter EX4 4JY England
25th February, 1997
Dear Sirs,
We read your advertisement in the 'Pet Magazine' of 25th December. We are interested in buying your equipment for producing pet food. Would you kindly send us more information about this equipment:
— price (please quote CIF Odessa price)
— dates of delivery
— terms of payment
— guarantees
— if the price includes the cost of equipment installation and
our staff training.
Our company specializes in distributing pet products in Ukraine. We have more than 50 dealers and representatives in different regions and would like to start producing pet food in Ukraine. If your equipment meets our requirements, and we receive a favourable offer, we will be able to place a large order for your equipment.
Your early reply would be appreciated
Yours faithfully,
V.Smurov
V.Smurov Export-Import Manager
Письмо-предложение
(Offer)
Письмом-предложением поставщик (the Supplier) обычно отвечает на письмо-запрос. Отвечая на общий запрос, он благодарит за проявленный интерес и обычно прилагает прейскуранты (price-lists), каталоги (catalogues) или условия типового договора (Typical Contract). Ответ на специальный запрос предусматривает ответы на все вопросы потенциального клиента.
Структура письма-предложения:
1. Повод написания.
2. Ответы на вопросы потенциального заказчика.
3. Дополнительные предложения.
4. Выражение надежды на заказ.
Отвечая на вопросы, следует дать точное описание товара, по возможности сопроводить его фотоматериалами и/или рисунками и/или образцами (samples). При определении цены (price) учитываются возможные скидки (discounts). Отдельно решаются вопросы расходов на упаковку (packing), транспортных расходов {transportation costs), условий поставки (terms of delivery) и оплаты (terms of payment).
Письма-предложения посылают также без предшествующего запроса, если поставщик желает привлечь внимание потенциальных клиентов или найти новых заказчиков на конкретные продукты (special products) или их ассортимент (range). Твердое предложение (firm offer) предусматривает особые условия, например, конечный срок (deadline) получения заказа и систему скидок в зависимости от количества товара и других условий.
Образец письма-предложения
(Sample of Offer)
Mr Fred North Purchasing Manager Broadway Autos
11 November, 19—
Dear Mr North,
Thank you very much for your enquiry. We are of course very familiar with your range of vehicles and are pleased to inform you that we have a new line in batteries that fit your specifications exactly.
The most suitable of our products for your requirements is the Artemis 66A Plus. This product combines economy, high power output and quick charging time and is available now from stock.
I enclose a detailed quotation with prices, specifications and delivery terms. As you will see from this, our prices are very competitive. I have arranged for our agent Mr Martin of Fillmore S.A. to deliver five of these batteries to you next week, so that you can carry out the laboratory tests. Our own laboratory reports, enclosed with this letter, show that our new Artemis 66A Plus performs as well as any of our competitor's product and, in some respects, outperforms them.
If you would like further information, please telephone or telex me: my extension number is 776. Or you may prefer to contact Mr John
Martin of Fillmore S.A. in M____ : his telephone number is
01 77 99 02.
I look forward to hearing from you.
Yours sincerely,
Fred Stock
Fred Stock
Заказ. Подтверждение и отклонение заказов
(Order. Acknowledgement (Confirmation) and Refusal of Orders)
Для того чтобы сделать заказ (to place an order) на закупку тех или иных товаров обычно заполняют специальные бланки заказов (order forms), в которых указывается количество (quantity) изделий, их описание (description), цена (price), условия оплаты (terms of payment), дата поставки (date of delivery), скидки (discounts) и т.п. В ряде случаев, когда необходимо прояснить отдельные пункты заказа (to make certain points quite clear), пишется сопроводительное письмо (cover letter), к которому прилагается бланк заказа.
Если Продавец (Seller) или Поставщик (Supplier) товара в состоянии выполнить заказ, он посылает Покупателю (Buyer) подтверждение заказа (order acknowledgement, or confirmation), которое чаще всего представляет собой копию заказа (order copy, or
duplicate), подписанную Продавцом. Обычно подтверждение заказа прилагается к сопроводительному письму, в котором Продавец выражает благодарность за заказ, а также сообщает Покупателю о тех или иных изменениях (изменении цен, сроков поставки и т. п.).
Если Продавец либо Поставщик товара по каким-либо причинам не в состоянии выполнить заказ, он либо отказывается от заказа (to refuse (to reject, to decline) the order), либо предлагает адекватную замену (substitute) товару, которого нет в наличии.
Образец заказа
(Sample of Order)
Men's Clothes Dealers Ltd. 142 South
Road Sheffield S20 4HL England
Dear Sirs,
21st March, 1997
Our Order for Silk Shirts ur lett f 17
In response to your letter of 17th March, we thank you for sending us your catalogues of men's silk shirts. We are sure there will be a great demand for them in Ukraine. We are enclosing our Order No. 144, and would ask you to return its duplicate to us, duly signed, as an acknowledgement.
Yours faithfully
Vladimyr Smurov
Vladimyr Smurov Manag
Export-Import ManagerEnc.
Order No. 142
Таблица 23
| ORDER | No. 142 | ||
| (please refer to | |||
| this number on all | |||
| correspondence) | |||
| Men's Clothes Dealers Ltd. | |||
| 142 South Road | |||
| Продолжение таблицы 23 | |||
| Sheffield S20 4HL | |||
| England | |||
| 21th March, 1997 | |||
| Please | |||
| supply 400 men's silk shirts | in the colours and sizes (collar) | ||
| specified below: | |||
| Size | Colour | Quantity | |
| 14 | white | 70 | |
| 14 | blue | 30 | |
| 15 15 | white 70 | ||
| blue 30 | |||
| 16 | white | 70 | |
| 16 | blue | 30 | |
| 17 | white | 70 | |
| 17 | blue | 30 | |
| Price: | $10.53 each (total — $4212) | ||
| Delivery: | air freight, CIF Kiev | ||
| Payment: | by letter | of credit | |
| Packing: | standard | ||
| p.p. Chief Buyer Alexey Postnikov | |||
| Vysteria Ltd. | |||
| acknowledgement. | |||
Образец подтверждение заказа