– Заполненная таблица 2.5.
– Отчет, содержащий выводы о проведенном анализе и его результатах.
Исполнение административного регламента с точки зрения соответствия административных процедур регламенту (в части последовательности, содержания работ, документов, сроков отдельных действий и т.д.)
Состав собираемой информации и порядок заполнения
Предметом анализа является третий раздел административного регламента (за исключением подраздела по обжалованию). В таблице 2.6 приводятся все административные действия в виде цитат из третьего раздела регламента. Необходимо провести анализ, насколько описанные в регламенте действия соответствуют реальной практике в МФЦ Елецкого муниципального района. Анализ должен основываться на интервью с сотрудниками МФЦ, анализе документооборота. В случае если описание административных действий относится к иным органам и организациям (не относятся непосредственно к МФЦ), данные действия указываются в таблице, но не анализируются. Для каждого действия заполняются столбцы:
- Действие выполняется («+» ставится в случае, если указанное в регламенте действие выполняется);
- Соблюдение срока («+» ставится в случае, если срок, указанный как предельный в описании действия, соответствует практике); в комментариях указывается реальный срок выполнения действия;
- Соблюдение требований к оформлению документов («+» ставится в случае, если указанные в регламенте документы реально оформляются и передаются в соответствии с регламентом);
- Соблюдение критериев принятия решений («+» ставится в случае, если указанные критерии принятия решений используются на практике).
Кроме перечисленных выше выводов, общие выводы по соответствию описания административного действия реальной практике оцениваются следующим образом: 5 – требования регламента по данному положению (пункту) выполнены полностью; 4 – требования регламента по данному положению (пункту) выполнены в основном; 3 - требования регламента по данному положению (пункту) выполнены частично; 2 - требования регламента по данному положению (пункту) выполнены в незначительной степени; 1 – требования регламента по данному положению (пункту) выполнены практически не выполнены; 0 – требования регламента по данному положению (пункту) не выполнены.
Таблица 2.6
Анализ соблюдения административных процедур
| № | Положение (пункт) административного регламента (Раздел «Административные процедуры») | Выводы по соответствию ситуации в МФЦ положениям регламента (оценка в баллах) | Чем подтверждается оценка (интервью с служащими, анализ документов и т.д.) | Действие выполняется | Соблюдение срока | Соблюдение требований к оформлению документов | Соблюдение критериев принятия решений | Комментарии |
В отчете по результатам обследования должны быть обосновано, насколько в МФЦ соблюдаются:
– Положения регламента в части административных процедур в целом;
– Положения регламента в части административных процедур по каждой административной процедуре;
– Положения регламента в части административных процедур в части сроков выполнения отдельных действий;
– Положения регламента в части административных процедур в части соблюдения требований к оформлению документов, критериев принятия решений.
Результат, представляемый Экспертом по итогам анализа
– Заполненная таблица 2.6.
– Отчет, содержащий выводы о поведенном анализе и его результатах.
Соответствие должностных регламентов административному регламенту
Состав собираемой информации и порядок заполнения
На основе текста Регламента Эксперт формирует таблицу 2.7, выделяя в первом столбце перечень ответственных должностных лиц. Необходимо выделить все должностные позиции (или «роли»), упомянутые в Регламенте. Например, «ответственный за прием документов», «ответственный за проведение экспертизы». В случае, если в тексте Регламента упоминается непосредственное название должности, дается ее название, например, «руководитель территориального подразделения».
Во втором столбце таблицы 2.7 указываются должности, соответствующие выделенным ролям. Соответствие ролей и должностей производится Экспертом путем опроса сотрудников МФЦ (руководителей подразделений). В случае если одной роли соответствует несколько должностей, они также указываются во втором столбце. Так, например, роль «ответственный за прием документов» может выполнятся специалистом отдела, а в его отсутствие – заместитель начальника отдела.
В четвертом столбце указывается наличие должностных регламентов для всех перечисленных во втором столбце должностей. В случае, если утвержденные должностные регламенты отсутствуют, дальнейший анализ проводится по должностным инструкциям.
Таблица 2.7
Наличие должностных регламентов
| 1 | 2 | 3 | 4 | |
| № | Перечень ответственных (из текста регламента) | Должности в МФЦ | Наличие должностного регламента (да/нет) | Наличие должностной инструкции (да/нет) |
Пример заполнения таблицы 2.7
| 1 | 2 | 3 | 4 | |||||
| № | Перечень ответственных (из текста регламента) | Должности в МФЦ | Наличие должностного регламента (да/нет) | Наличие должностной инструкции (да/нет) | ||||
| 1 | Ответственный за прием и отправку документов | Сотрудник отдела информационно-документационного обеспечения | Нет | Да | ||||
| Начальник отдела информационно-документационного обеспечения | Да | |||||||
| 2 | Начальник структурного подразделения, ответственного за регистрацию | Руководитель территориального органа | Да | |||||
После заполнения таблицы 2.7 по каждому должностному регламенту (должностной инструкции) ответственных должностных лиц заполняется таблица 2.8. В первом столбце указываются все положения Регламента, относящиеся к роли (должности). Во втором столбце указывается оценка, насколько текст соответствующего должностного регламента соответствуют положениям административного регламента. Оценка дается по следующей шкале: 2 – соответствует полностью, 1 - частично соответствует, 0 - соответствие отсутствует. В строке «итого» указывается значение, равное сумме оценок по второму столбцу, деленное на общее количество выявленных положений административного регламента, относящихся к данной роли.
Таблица 2.8
Соответствие должностного регламента в части административных процедур
| 1 | 2 | 3 | |
| № | Положения административного регламента, относящиеся к должности (роли) | Наличие положений в должностном регламенте (инструкции), соответствующих положениям административного регламента | Комментарии |
| Итого |
Пример заполнения таблицы 2.8