«Нормативно-методологическое обеспечение пилотного проекта по организации деятельности многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг в Липецкой области» (стр. 21 из 87)
Информационные волны должны сменять друг друга не чаще 1 раза в месяц, чтобы по возможности передавать устойчивые и не раздражающие большинство жителей сообщения (этот промежуток включает в себя время на распространение тиража, на ознакомление населения с новостью, на привыкание, на осмысление, на внутреннее принятие и выработку внутренней позиции/согласия/одобрения/привычки).
2. Информационные листовки или буклеты для населения (форматом не более А4).
Информационная листовка представляет собой печатный листок с текстом (изображением) агитационного или информационного характера, объем которого ГОСТ 7.60-90 ограничивает 1-4 страницами. Листовку отличают актуальность содержания, сравнительно большой тираж, оперативность выпуска и распространения, кратковременность использования. Может содержать как оригинальный текст (воззвания, объявления и т. п.), так и перепечатки (официальные документы и пр.).
Форма листовки используется для публикации обращений-призывов, срочных сообщений, распространения передового опыта.
Буклет является более престижным специальным непериодическим листовым изданием. Как правило, он бывает многокрасочным, отпечатанным на качественной бумаге, на одном листе, сфальцованным любым способом в два и более сгиба.
Как листовка, так и буклет рассчитаны на широкий круг потребителей, поэтому их содержание должно отличаться доступностью, простотой изложения.
Листовка представляет собой более экономичный вариант донесения информации до населения, чем буклет. Поэтому эти информационные продукты не могут являться взаимозаменяющими. Если позволяет бюджет, лучше иметь обе формы. Это позволяет более гибко подходить к их распространению.
Очень удобным инструментом хранения и дистрибуции информационных материалов является специальный карман (пластиковый, металлический или деревянный держатель для листовок/буклетов). Карманы могут быть расположены как в кабинетах сотрудников, непосредственно взаимодействующих с населением по своей роду деятельности, так и холлах, коридорах любых общественных учреждений. Карман также может быть оформлен символикой и соответствовать единому стилю оформления всей исходящей внешней документации исполнительных органов власти.
Тираж информационных материалов в виде листовок или буклетов обычно достаточно большой, поскольку срок жизни их краток, а желаемый охват населения максимален. Обычно формула составляется из общего количества жителей, разделенный на коэффициент 3,5 (исходя из среднего количества человек на семью). Но практика показывает, что этот тираж является избыточным. При определении количества необходимых информационных материалов предлагаем исходить из количества пунктов их распространения (P) и возможного количества людей, «проходящих» через этот пункт в месяц (Q), поделенного на 3.
Тираж одного печатного материала = (PхQ)/3
3. Визитные карточки МФЦ.
Визитные карточки МФЦ с номером контактного телефона, адресом электронной почты, обыкновенной почты для организации «обратной связи» с населением по вопросам работы МФЦ являются достаточно экономным средством популяризации его деятельности. Важно также продумать дизайн визиток, чтобы не было аляповатости и наличия лишней информационной нагрузки. Распространение визитных карточек позволит подчеркнуть открытый характер работы МФЦ, готовность учитывать мнение населения при принятии важных решений для местного сообщества, многообразие каналов «обратной связи».
4. Информационные справки.
Информационные справки (1-2 страницы формата А4) готовятся в небольшом количестве для предоставления лидерам общественного мнения, руководителям среднего звена администрации, чтобы они могли грамотно донести информацию об МФЦ и первых результатах его работы на территории Липецкой области.
5. Подготовка обращений от имени руководства администрации в местных СМИ.
Это может быть рассказ об открытии МФЦ, приглашение воспользоваться его услугами или отчет о работе центра за отчетный период.
Практически любые события в работе МФЦ могут быть пригодны для формулирования информационного повода:
- намерение совершить действие (открытие МФЦ, расширение перечня оказываемых услуг);
- подготовка ресурсов для совершения действия (получено финансирование на МФЦ, приобретено новое оборудование, отработана технология; приглашен специалист – эксперт и т.п.);
- достижение договоренности с кем-либо о совершении действия (партнерами, организациями);
- начало действия (начал работать МФЦ, открыто новое подразделение МФЦ);
- первые результаты деятельности в рамках планов работ (обработаны обращения первых 100 человек; уже 10 дней работает новый МФЦ);
- окончание этапа работ (завершен второй этап работ по созданию МФЦ);
- новые (откорректированные) планы в рамках некоторого действия (принято решение о продлении сроков; о расширении списка оказываемых услуг и т.п.);
- подведение итогов действия (итоги первого квартала, полугодия, итоги конкурса среди СМИ на лучший материал об МФЦ и т.п.).
6. Использование ящиков для сбора предложений и пожеланий в адрес администрации.
Информационную роль играют также ящики для сбора предложений и пожеланий в адрес администрации. Важно, чтобы их оформление соответствовало выбранному стилю других печатных информационных материалов.
Эти же ящики могут стать местом сбора материалов конкурса на лучшую идею среди населения, например, по улучшению обслуживания населения с МФЦ или по повышению прозрачности работы органов власти.
7. Сувенирная продукция.
Особым видом передачи информационных сообщений является сувенирная продукция. Чтобы отличаться оригинальностью, рекомендуем поместить на продукции не только (не столько) официальное название МФЦ, но лозунг, слоган, с которым выступает руководство Липецкой области (например, «С любовью к родному краю!»). Это придаст индивидуальности и яркости образу руководства Липецкой области, а главное, эта фраза будет выполнять информационную функцию, акцентируя внимание на приоритетах работы администрации субъекта РФ.
Сувенирная продукция вызывает положительные эмоции, работает на достижение расположения, сокращает путь к взаимопониманию, дает почувствовать уважение к себе. Держа ее в руках, человек подсознательно испытывает благодарность по отношению к тому, кто ее подарил. Очевидно, что исполнительная власть заинтересована в поддержке со стороны жителей области, поэтому использование такого инструмента как распространение сувенирной продукции является целесообразным.
Необходимо помнить о 2 типах сувениров с символикой МФЦ: для VIP-встреч и массового назначения. Первый тип сувениров представляет собой продукцию, имеющую бóльшую респектабельность (кожгалантерея, часы, принадлежности для работы в офисе, подарочные издания книг и т.п.), и используется для ведения переговоров с важными деловыми партнерами, гостями региона и т.п.
Массовая сувенирная продукция рассчитана на случаи, имеющие меньшую деловую значимость, но не меньшую эмоциональную составляющую. С точки зрения экономного вложения финансовых средств наибольшей популярностью пользуются брелоки, шариковые ручки, магниты, пакеты, календари разных форматов.
Чрезвычайно важно, чтобы сувенирная продукция имелась в свободном распоряжении у всех работников МФЦ. Распространяя рекламные сувениры среди коллег, партнеров, знакомых и родственников, каждый сотрудник МФЦ начинает чувствовать еще бóльшую сопричастность к общей работе, тем самым повышая мотивацию, а следовательно, и эффективность своего труда. Сувенирная продукция - хорошее средство принадлежности, идентификации сотрудника в организации, повышения лояльности сотрудников целям деятельности органов власти. Затраты на изготовление сувенирной продукции окупаются укреплением репутации руководства администрации Липецкой области, что, в свою очередь, является самым важным капиталом.
8. Подготовка публичных отчетов о работе МФЦ .
Бизнес-практика показывает, насколько увеличивается репутационный капитал организации, когда она выпускает публичные годовые отчеты о своей деятельности. Отчеты являются критерием для определения рейтинга предприятия.
Публичные отчеты о работе МФЦ, подготовленные в соответствии с высокими стандартами, должны быть, в первую очередь, адресованы представителям бизнес-сообщества региона, лидерам общественного мнения, руководителям организаций всех форм собственности
9. Изготовление видеоролика.
Небольшой по продолжительности видеоролик (максимум 5 минут) о положительных результатах работы МФЦ может стать достойной визитной карточкой администрации региона. Это ролик можно показывать в начале практически всех мероприятий с участием представителей власти. Он будет демонстрировать открытый характер деятельности власти, и являться реальным подтверждением соблюдения принципа прозрачности работы администрации, указанного в Концепции административной реформы в РФ.
10. Размещение информационных материалов (вне помещения МФЦ)
Рекомендуем размещать продукцию по согласованию:
в жилищно-эксплуатационных предприятиях (ЖЭКи, ЖЭУ, ДЭЗы и т.п.); в поликлиниках и других учреждениях здравоохранения, где проходит большой поток людей и бывают очереди; в отделениях «Почты России»; в отделениях «Сбербанка»;