Методические указания по выполнению домашней контрольной работы по дисциплине «организация секретарского обслуживания» для студентов заочного отделения специальности 0611 (стр. 2 из 3)

Студент должен

знать:

· нормы времени и выработки, установленные на выполнение различных операций по документному и бездокументному обеспечению управленческой деятельности;

уметь:

· пользоваться нормативно-методическими документами в области секретарского обслуживания.

Действующие нормы времени и выработки, содержащиеся в Межотраслевых укрупненных нормативах времени на работы по документационному обеспечению управления, в укрупненных нормативах времени на работы по делопроизводственному обслуживанию; нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы.

Практическое занятие № 1. «Использование нормативно-методических документов в организации секретарского обслуживания»

Тема 1.3. « Квалификационные требования, предъявляемые к секретарю»

Студент должен

знать:

• роль и место секретаря в структуре управления;

· категории секретарей;

· соотношение работ по документному и бездокументному обслуживанию;

уметь:

• выделить деловые и личностные качества секретаря при соотношении творческих, логических и технических видов работ.

Понятие «секретарь». Роль и место секретаря в структуре управления. Организационное и информационно-документационное обслуживание – главная обеспечивающая функция управления. Категории секретарей: секретарь-референт, секретарь директора, секретарь структурного подразделения, секретарь-машинистка, секретарь коллегиального органа и др.

Квалификационные требования, предъявляемые к различным категориям секретарей. Требования к деловым качествам секретаря. Соотношение творческих, логических и технических видов работ. Личные качества секретаря. Аттестация, повышение квалификации и возможности для карьерного роста секретаря.

6

Тема 1.4. «Должностная инструкция секретаря»

Студент должен

знать:

• структуру, содержание, порядок подготовки и оформления должностной инструкции.

уметь:

• определить содержание разделов типовой инструкции секретаря;
• оформить должностную инструкцию секретаря.

Должностная инструкция секретаря. Ее структура, содержание. Порядок подготовки и оформления должностной инструкции.

Практическое занятие № 2. «Составление должностной инструкции в зависимости от категории секретаря».

Тема 1.5. «Профессиональная этика секретаря»

Студент должен

знать:

• основные этические нормы поведения человека;
• правила делового этикета;

уметь:

• соблюдать этические нормы и правила в деловом общении.

Понятие этики. Общие нормы и правила культуры поведения. Деловой этикет. Особенности профессиональной этики секретаря. Требования к внешнему виду и поведению секретаря. Взаимоотношение секретаря с руководителем, партнерами и сотрудниками предприятия, посетителями.

Практическое занятие № 3. «Имидж секретаря».

7

Тема 1.6. «Организация рабочего места и труда секретаря»

Студент должен

знать:

• основные эргономические принципы при организации рабочего места и труда секретаря;
• перечень организационно-технических средств и мебели для оборудования рабочего места секретаря;
• правила технической безопасности;

уметь:

• рационально организовать рабочее место;
• выбрать необходимое оборудование и средства офисной техники.

Оборудование рабочего места секретаря. Основные эргономические нормы и требования по организации рабочего места секретаря. Правила технической безопасности при работе с компьютерной и другой офисной техникой. Режим труда и отдыха. Оборудование приемной. Требования к помещению (освещению, озеленению), расположению мебели и ее габаритам и т.п. Виды офисной техники и ее размещение на рабочем месте секретаря. Средства малой механизации.

РАЗДЕЛ 2. Организация бездокументного секретарского обслуживания

Тема 2.1. «Планирование рабочего дня руководителя»

Студент должен

знать:

• принципы рационального планирования рабочего времени в соответствии с должностными обязанностями;

• виды работ руководителя, обслуживаемые секретарем;
• зависимость рабочего дня секретаря от плана рабочего дня руководителя.

уметь:

• рационально планировать рабочий день;
• составить план рабочего дня.

Зависимость планирования рабочего дня секретаря от организации рабочего дня руководителя. Планирование ежедневно повторяющихся операций. Оперативное и долгосрочное планирование рабочего времени. Планирование и контроль выполнения

8

запланированных мероприятий. Формы, применяемые при планировании рабочего времени.

Практическое занятие № 4. « Планирование рабочего дня»

Тема 2.2. «Ведение телефонных переговоров»

Студент должен

знать:

• правила ведения служебных телефонных переговоров;
• порядок приема и передачи телефонных сообщений;
• форму телефонограммы;

уметь:

• пользоваться современными средствами телефонного общения;
• правильно организовать телефонные переговоры;
• проводить фильтрацию телефонных звонков.

Правила ведения служебных телефонных переговоров. Фильтрация телефонных звонков. Прием и передача телефонных сообщений. Оформление телефонограмм. Технические возможности и виды современных телефонных аппаратов. Использование миниАТС и мобильных телефонов в секретарском обслуживании.

Практическое занятие № 5. «Организация и ведение телефонных переговоров. Составление и оформление входящей и исходящей телефонограммы»

Тема 2.3. «Прием посетителей»

Студент должен

знать:

• основные принципы организации приема посетителей;

• порядок распределения обязанностей в организации;
• технологию процесса приема посетителей руководителем;

уметь:

• рационально оборудовать приемную;

• определить приоритетность и срочность решения вопросов;
• организовать прием посетителей, представить посетителя руководителю.

9

Важность правильной организации приема посетителей. Оборудование помещения для приема посетителей. Информационно-документационное обеспечение приема посетителей. «Немая» справка. Прием сотрудников организации и сторонних посетителей. Определение часов приема. Организация процесса приема посетителей руководителем.

Практическое занятие № 6. «Подготовка немых справок для приемной, запись граждан на прием»

Тема 2.4. «Подготовка командировок»

Студент должен

знать:

• круг обязанностей секретаря при подготовке командировки руководителя;
• перечень документов, необходимых при оформлении командировок;
• порядок и технологию подготовки командировок;

уметь:

• подготовить документы для командировки руководителя;
• вести регистрацию выдачи командировочных удостоверений.

Документационное и информационное обеспечение командировок руководителя и сотрудников организации. Особенности и порядок оформления документов зарубежных командировок и командировок внутри страны. Составление и согласование программы командировки. Обязанности секретаря по организации транспортного и протокольного обеспечения командировок. Обработка материалов по результатам командировки.

Практическое занятие № 7. «Оформление документов, необходимых для командировки»

Тема 2.5. «Подготовка и техническое обслуживание совещаний

и конферентных мероприятий»

Студент должен

знать:

• виды совещаний, их место и значение в управленческой деятельности;
• порядок подготовки и проведения совещаний и конферентных мероприятий;

уметь:

• организовать и провести все организационно-технические мероприятия по подготовке совещания, в т.ч. видеоконференции;

10

• составить и оформить протокол.

Виды и значение конферентных мероприятий в управленческой деятельности. Обязанности секретаря по подготовке, организации и проведению совещания. Документационно-информационное обеспечение конферентных мероприятий. Технологические и технические вопросы обслуживания совещаний. Новые формы и методы проведения конферентных мероприятий (теле-, интернетконференции).

Практическая занятие № 8 «Составление повестки дня, списка участников, письма-приглашения».

Практическая занятие № 9 «Оформление протокола»

Тема 2.6. «Работа с письменными обращениями граждан»

Студент должен

знать:

• нормативно-методические акты, определяющие порядок работы с обращениями граждан;
• технологию работы с обращениями граждан;
• сроки хранения обращений граждан.

уметь:

• вести в традиционной и компьютерной технологии прием, первичную обработку, регистрацию обращений граждан;
• вести контроль за сроками исполнения обращений граждан;
• составлять аналитическую справку по обращениям граждан.

Виды обращений граждан. Нормативно-методические акты, определяющие порядок работы с этой категорией документов. Особенности в технологии работы с обращениями: прием и первичная обработка, регистрация обращений, направление обращений на рассмотрение, контроль за сроками исполнения, информационно-справочная работа по обращениям (в т.ч. с использованием традиционной и компьютерной технологий), формирование дел. Сроки хранения обращений. Анализ поступивших обращений.

11

РАЗДЕЛ 3. Правила работы с конфиденциальной информацией