Необходимые качества организатора мероприятия:
· спокойствие. Вы ко всему готовы, все варианты просчитаны, и вы знаете, как себя вести. И ваша команда знает;
· внимательность. Сила мелочей в том, что их много. Не упускайте из виду ничего.
· дружелюбие. Что бы ни случилось, ваши гости — это ваши Клиенты, и к ним нужно относиться максимально дружелюбно;
· находчивость. Даже если вы не приготовили вариант для сложившейся ситуации, вы должны быть твердо уверены, что быстро найдете приемлемый выход;
· компетентность. Знание вашего мероприятия и всех его составных частей, опыт, внимание должны убедить участников, заказчиков, что вы решите любую проблему. И вы тоже должны в это верить;
· "паранойя". Будьте всегда начеку.
Особый фокус — "паранойя". Она вас спасет. Начнем с законов Мерфи: "Если неприятность может случиться — она обязательно случится. Если может случиться несколько неприятностей — они случатся в самой неблагоприятной последовательности".
Примите это — это нормально в нашем деле. В том смысле, что это — норма.
Разложите ваше мероприятие на составляющие элементы. Подумайте и составьте себе план, что делать, если выпадет каждый из этих элементов. Один, второй, третий, два подряд. Может случиться самое невероятное. Подумайте, что вы будете делать в разных ситуациях.
Найдите ключевой элемент (или несколько) вашего мероприятия, который может ВСЕ испортить. Почти всегда такой есть. Именно к этому готовьтесь особо, проверьте и перепроверьте все, чтобы этого не произошло.
У вас должен быть запасной план для каждой из возможных проблем. Как минимум психологически вы должны быть готовы ко всему. Пусть ваш план спасения ситуации не компенсирует потери, но зато мероприятие не сорвется полностью. Когда-нибудь этот подход — подготовка запасного варианта — вас спасет. Это и есть профессионализм.
Компьютерные риски при проведении мероприятия стоит рассмотреть отдельно.
Известно, что технике свойственно ломаться — соответственно, она может сломаться и во время мероприятия. Компьютер может зависнуть. Может оказаться, что у вас не работает или не проинсталлирована программа, нужная докладчику. Чтобы избежать этого, используйте дублирующее копирование. Скопируйте все нужные данные (списки, презентации и т. п.) на CD, на флэш-накопитель.
Продумайте, кто может принимать оперативные решения. Если вы руководите мероприятием, вы не сможете быть одновременно везде — а где-то могут потребоваться неотложные действия. Делегируйте полномочия (особенно в случае необходимости срочного решения) и ответственность. Это залог успешности и прочности вашего мероприятия.
Многие подобные решения будут связаны с финансовыми последствиями для вашего мероприятия, и это следует заранее понимать. Если менеджер, находясь на месте, принял некое решение, повлекшее расходы, его нельзя потом за это корить и тем более штрафовать. Если вы делегировали полномочия человеку, которому доверяете, — вы должны верить, что он принял лучшее решение, которое мог принять в тех условиях, обладая той информацией, что у него была.
Подумайте о дублировании функций в ходе проекта. С каждым из нас может случиться что-то непредвиденное, и может потребоваться временная замена. Пусть у каждого члена команды будет один-два дублера, которые хотя бы в общих чертах находятся в курсе задач и проблем, имеющихся на этом участке работ, и в случае необходимости смогут с минимальными потерями подменить коллегу. Пусть дублер не сможет заменить полностью нужного человека (это и не нужно), но он сможет поддержать процесс мероприятия, и вся машина не застопорится.
Используйте ваш опыт: документируйте его и передавайте будущим организаторам, чтобы они могли с первой попытки сделать все как нужно. Удивительно, насколько часто ситуации и проблемы повторяются.
Опыт — возможность теперь уже с первой попытки сделать все как надо.
Лучший комплимент, организатору звучит так: "Ваши мероприятия скучные. Чем-то похожи на Lexus. Все работает как часы, ничего не ломается и отлично выглядит"
Пусть и ваши мероприятия будут ТАК "скучны" для участников.
Post-event = послесобытийный период
Стадия post-event - это не набор каких-то отдельных мер, применяемых наобум к месту и не к месту, а целый комплекс работ, который при грамотном ведении способен существенно повысить результативность проекта.
- стадия post-event важна, ибо само по себе специальное мероприятие является не целью и не задачей, а инструментом, с помощью которого можно решить ту или иную задачу или достичь той или иной цели, а, следовательно, физическое окончание ивента не равняется автоматическому окончанию работ в рамках проекта;
- стадия post-event включает в себя значительное количество всевозможных компонентов, роль каждого из которых может изменяться в зависимости от сути и характера одного отдельно взятого ивента, а также от контекста, в котором он проводится;
- пренебрежение стадией post-event или обычная недоработка на этом этапе практически всегда вызывает негативные последствия, уровень которых может быть разным: от минимальных до отрицательного результата по всему проекту.
В этот момент важно вспомнить, всех ли Вы отблагодарили за помощь в организации; возможно, опубликовать отчет о проведении в СМИ; посмотреть фото и (или) видеоотчет и порадоваться тому, что на одно красивое, запоминающееся, грамотно спланированное и организованное событие в мире стало больше!
На старт!:)
7.5 Приложение
ОБОСНОВАНИЕ необходимости проведения eventа (полное название)
Наименование мероприятия: ________________________
Сроки проведения _________________
Место проведения __________________
Актуальность
Цель
Основные задачи
География участников (иногородних, зарубежных)
Предполагаемые затраты и источники финансирования проведения eventа.
| Источник финансирования | Сумма, тыс. руб. |
| Бюджетные средства организации | |
| Централизованные внебюджетные средства | |
| Добровольные пожертвования физических и юридических лиц | |
| Средства подразделения | |
| Организационные взносы | |
| Иные: |
Смета расходов на проведение eventа _________
| Наименование затрат | Источники финансирования | ||
| Собственные редства | Средства сторонних организаций | Другие | |
| 1. | тыс.руб. | тыс. руб. | |
| 2. | тыс.руб. | тыс. руб. | |
| 3. | тыс.руб. | тыс. руб. | |
| 4. | тыс.руб. | тыс. руб. | |
| Итого: | тыс.руб. | тыс. руб. | |
| Всего: тыс. руб. | |||
План подготовки и проведения eventа
| Наименование мероприятия | Сроки исполнения | Результаты | Отв. исполнители |
Председатель оргкомитета
Программа
______________________
(наименование форма мероприятия)
______________________
(наименование темы мероприятия)
1. Цель и задачи мероприятия
2. Время и место проведения (город, страна)
3. Организация, ответственная за проведение
4. Номера телефонов организаторов мероприятия
Регламент проведения:
Начало работы _____________ ч.
Окончание работы __________ ч.
План по дням, часам, минутам с указанием основных этапов (открытие, вступительное слово, выступление, награждение и т.д.
Рекомендации по составлению пресс-релиза
Включить в него имеет смысл следующую информацию (разумеется, в зависимости от формата и контента каждого отдельно взятого ивента):
-общую характеристику проекта, включая площадку для проведения, список выступающих персон, основную тематику ивента и какие-то другие важные детали, но не слишком много;
-небольшой рассказ об организаторе проекта, сиречь о нашей компании;
-достаточно подробный отчет о ходе мероприятия и по-настоящему важных, ключевых событиях, которые имели место на нем случиться, - эта информация очень пригодится тем журналистам, которые не присутствовали на ивенте лично;
-иногда бывает полезно приложить к пресс-релизу (или же выложить на веб-сайте) ссылку на, тексты выступления тех или иных гостей и докладчиков, в зависимости от актуальности или важности этих выступлений; в качестве примера можно привести Конференцию Разработчиков Игр, организаторы которой ежегодно выкладывают аудиозаписи большинства докладов, которые впоследствии используются индустриальными СМИ повсеместно;
-также стоит приложить к пресс-релизу несколько особенно удачных фотографий с прошедшего специального мероприятия в хорошем разрешении или хотя бы сообщить, как журналист сможет эти фотографии получить, ибо, как правило, их либо записывают на CD, либо выкладывают на веб-сайт;
-контактные данные человека в нашей компании, которые сможет ответить на все интересующие журналистов вопросы.
Контрольный список опытного event-менеджера
Для мероприятий в помещении:
1. Контактное лицо арендодателя. Разрешение (или договор) на использование помещения с целью организации события с указанием сроков и ответственных.
2. Полезная площадь. Вместительность, параметры коридоров и комнат, количество входов и выходов (и если есть необходимость: возможность приспособленность здания для передвижения людей на инвалидных колясках).