7.4 До, во время, после события.
Pre-, At-, Post-event.
Начнем с нескольких теоретических моментов.
Залог успеха мероприятия и превращение оного в событие – грамотно выполненная логистика.
Логистика специальных мероприятий - планирование, управление, оптимизация и контроль над процессами движения материальных, трудовых и информационных потоков в контексте организации специальных мероприятий (eventов).
Первый из них - это информация и способы ее структуризации. Да, суть управления различными потоками в рамках работ по подготовке и проведению специального мероприятия - это скорее неизбежные переговоры (с учредителями, спонсорами, членами организационной группы и так далее) и обязательный контроль, но в то же время именно наличие необходимой информации в правильно структурированном виде - это один из залогов успеха.
Второй касается непосредственно контроля процессов. Если представить всю работу в рамках планирования и проведения ивента как некий чертеж, схему на бумаге, то мы получим несколько векторов, которые движутся, казалось бы, совершенно независимо друг от друга, но затем сходятся в одной точке, которая и является нашим специальным мероприятием.
Чтобы было понятно, о каких именно векторах идет речь, попробуем перечислить наиболее важные из них:
· техническое обеспечение специального мероприятия;
· взаимодействие с выступающими персонами;
· подготовка контента проекта;
· разработка и утверждение всего комплекса аудио, видео и графических материалов;
· производство и доставка в срок раздаточных материалов;
· работа с аудиторией проекта.
Третий - управление процессами. На сегодняшний день существует достаточное число отработанных методик менеджмента проектов и управления процессами. Самый простой - это табличка Excel с указанием ответственных лиц и дат окончания тех или иных работ.
Pre- event = планирование и подготовка
«Кто не знает, куда направляется, очень удивится, попав не туда», - писал Марк Твен. У каждого действия должна быть цель, иначе оно будет отнесено в ранг бесполезных.
1. Определение цели. Цели специальных мероприятий (eventов) определяются аудиторией, а также целями и задачами поставленными заказчиком перед организатором или непосредственно самими организаторами. Для того, чтобы определить цель мероприятия, необходимо, не спешить с выбором формата event’а, поскольку мероприятия разного формата могут достичь разных целей. Итак, сначала мы ставим цель, а потом выбираем формат!
Цели должны быть измеримы, достижимы и определены во времени.
2. Составление сметы. Что и в каком количестве будет потрачено во время подготовки и реализации?
3. Кадровое обеспечение. Сколько человек понадобится, чтобы организовать event? Сколько будет работать на мероприятии необходимых специалисьтов, ведущих, специалистов по звуку и свету, промо-персонала? Кто будет отвечать за доставку оборудования, подготовку площадки, писать сценарий? Ответить на эти вопросы тоже необходимо, прежде чем механизм подготовки придет в действие.
4. Спонсорская поддержка. На этом же этапе желательно определиться, нужна ли для организации eventа помощь спонсоров и насколько она может быть взаимовыгодной. Найти, убедить, привлечь достойных спонсоров - дело непростое и очень ответственное (см. Инструкцию по «Фандрайзингу»).
5. Коммуникации. Всегда следует помнить, что одна из сверхзадач event-managementа - получить необходимый общественный резонанс. Поэтому, планируя акцию, нужно точно представлять, от кого, в каких объемах и какой именно отклик на событие вы хотели бы получить.
Здесь составление пресс-релизов, информационных писем, написание статей в печатные СМИ, сценариев сюжетов для ТВ компаний и т.д.
6. Финансовая и юридическая сторона. Возможно, Вам придется готовить документы для объявления тендера на проведение мероприятия, а значит предоставить юридически и финансово грамотно оформленную документацию (технические задания, служебные записки и т.д.). Но для этого необходимо оформить отдельную Инструкцию.
Если вам не придется проходить данную сложную систему, то в любом случае рекомендуем Вам заранее позаботиться о том, какие отчетные документы понадобятся в отношении финансовых расходов. Планируется ли составление договоров (например, на предоставление услуг), оформление страховых услуг?
Данный аспект реализации eventа объемный и требует подробного описания индивидуально для каждого мероприятия. Рекомендуется проконсультироваться с юристами и бухгалтером, прежде чем начать расходование средств и оформлять какие-либо договорные отношения.
7. Подготовка необходимой документации сопровождающей event.
Речь идет о написании Положении о мероприятии, регламентирующего его проведение на всех этапах; презентационного текста позволяющего коротко и четко описать его характер, цели, задачи и результат; разрешение на использование помещения; список участников с телефонами (если это необходимо); программа мероприятия и т.п.
Здесь необходимо учесть, что возможно Вам придется пройти несколько этапов согласования вышеперечисленной документации.
8. Составление сценария. Пошагово расписанная программа мероприятия с таймингом, спичами (для организации концерта - документ, содержащий полный текст конферанса, реприз, репертуара, названий концертных номеров и их исполнителей). Разрабатывается на основе программы.
9. Техническая сторона. Составление технического райдера. А также проверка необходимого во время проведения eventа оборудования.
10. Event – дизайн. От выбора цветовой гаммы, лозунга, эмблемы до оформления пригласительных, дипломов, раздаточного материала; изготовления баннеров, сувенирной продукции; оформления помещения. И все это должно быть красиво, качественно, эксклюзивно.
11. Ожидаемый результат (как для организаторов, так и для участников). Здесь важно определиться с критериями оценки и инструментами, которым будете мерить (отзывы участников, приглашенных лиц; анкетирование и т.д.). Возможными критериями в отношении участников могут быть: приобретение новых знаний, установление новых контактов, укрепление связей внутри коллектива, эмоциональный тонус и т.д. Критериями оценки результата работы организаторов: установление новых контактов, повышение собственного статуса, повышение эффективности работ, прибыль от мероприятия и т.д.
Очень полезно проанализировав результат, и по итогу разработать самим для себя рекомендации по улучшению качества организации eventа.
Чтобы event прошел удачно и ваши цели были достигнуты, нужно помнить основные заповеди начинающего событийного менеджера: начинайте планирование и подготовку мероприятия заблаговременно.
Всегда начинайте с малого. Не берите на себя больше того, с чем вы сможете справиться. Привлекайте спонсорскую поддержку. Узнайте, необходимо ли разрешение для проведения мероприятия.
Заранее определитесь, какие транспортные средства будут задействованы. Выясните, сколько это вам будет стоить. Приготовьте небольшие презенты всем участникам. При организации фуршета определите, что и кому вы собираетесь предложить. Выясните, кто обеспечит вас всем необходимым.
Позаботьтесь об организации уборки помещения: до и после проведения.
At- event
Любое мероприятие — это сложный процесс, связанный со взаимодействием большого количества людей и техники, клубок интересов и обязательств. Это сложная система. И, как в любой сложной системе, что-то может пойти не так.
Более того, ВСЕГДА что-то идет не так (ну, почти всегда).
Кто-то опаздывает, торопится, делает что-то не то. В самый важный момент ломается техника, вмешиваются могущественные силы, мешающие мероприятию, пропадает самый нужный человек и пр. Организация мероприятия иногда может быть похожа на строительство понтонной переправы под постоянной бомбежкой. Иногда — на сумасшедший дом под веселым мартовским солнцем. Ничего не поделаешь.
Главное, чтобы все эти проблемы, проблемки, «проблемищи» и полные катастрофы не были заметны участникам. И, тем более, никак не беспокоили их.
Более того, хороший организатор обязан предусмотреть все возможные неблагоприятные ситуации и подготовиться к их решению самым профессиональным способом.
Основные риски и как их минимизировать
Главный риск связан с невыполнением вашего собственного плана. Может оказаться так, что замечательно разработанный сценарий, системы мер по предотвращению проблем и прочее просто не будут выполнены командой организаторов.
Для того, чтобы этого не произошло, необходимо подтверждение от каждого члена команды, что он ознакомлен с установленным порядком и правилами, а также с тем, какую ответственность он несет за их невыполнение.
Есть и риски, связанные с участниками. На мероприятиях взрослые люди с высшим образованием часто начинают вести себя как дети. Они теряются в трех комнатах и не могут найти туалет (хотя объездили полмира и умеют ориентироваться в незнакомой обстановке), интенсивно теряют собственные вещи, случайно забирают чужие и пр., и пр. В этом нет их вины, поэтому этот фактор нужно принять как данность и учитывать в работе.