Рассмотрим файловый способ обмена учетной информацией между АРМами. Предусмотрены следующие пути обмена данными в виде машинных файлов (на дискетах):
· от АРМ учетчика (диспетчера) в АРМ бухгалтера по оплате труда - данные о начисленной оплате труда в виде файла FZ1001 для их включения в лицевые счета работающих;
· от АРМ учетчика (диспетчера) в АРМ бухгалтера по учету основных средств - данные о пробеге автотранспорта в виде файла mesprob для начисления амортизационных отчислений;
· от АРМ кладовщика в АРМ бухгалтера по учету материальных ценностей - данные о движении материальных ценностей в виде файла R801 для регистрации данных отчета кладовщика;
· от АРМ бухгалтера по учету оплаты труда, АРМ бухгалтера по учету основных средств, АРМ бухгалтера по учету материальных ценностей, АРМ бухгалтера по учету готовой продукции и ее реализации к АРМ бухгалтера по ведению аналитического и синтетического учета - данные о бухгалтерских проводках, регистрируемых на перечисленных АРМах, в виде файлов для включения их в систему аналитических учетных регистров и баланс.
Непременным условием организации автоматизированного обмена информации между АРМами и создания единой системы автоматизированного ведения учета является использование на отдельных АРМах единого классификатора информации. Это обеспечит сопоставимость учетных данных и правильное функционирование всей системы в целом.
Характеристика компьютеров по рабочим местам представлена в таблице 10.
Все компьютеры объединены в сеть. К сети подключены 5 струйных принтеров HP DeskJet 1600 C.
Предприятие в своей работе использует:
копировальный аппарат Canon FC-204 2
уничтожитель бумаги BLS
факс KX-FTR63RS Panasonic
телефоны
Материальные ресурсы:
столы
стулья
шкафы
сейфы
бумага
канцелярские принадлежности
Таблица 10
Характеристика компьютеров по рабочим местам
| Рабочее место | Кол. | Процессор | Емкость HDD | Емкость DIMM | Монитор | CD-ROM |
| АРМ гл. бухгалтера | 1 | 433 МГц Intel Celeron с тактовой частотой | 3,2 Гб | 32Мб | IBM P50 15” | 8X |
| АРМ касса | 2 | Intel Celeron с тактовой частотой 266 МГц | 3,2 Гб | 32Мб | IBM P50 15” | 8X |
| АРМ бухгалтера по учету з/п и олаты труда | 3 | Intel Celeron с тактовой частотой 433 МГц | 3,2 Гб | 32Мб | IBM P50 15” | 8X |
| АРМ бухгалтера по ведению синтетического и аналитического учета | 3 | Intel Celeron с тактовой частотой 433 МГц | 3,2 Гб | 32Мб | IBM P50 15” | 8X |
| АРМ бухгалтера по учету основных средств | 1 | Intel Celeron с тактовой частотой 266 МГц | 3,2 Гб | 32Мб | IBM P50 15” | 8X |
| АРМ бухгалтера по учету готовой продукции и ее реализации | 5 | Intel Celeron с тактовой частотой 433 МГц | 3,2 Гб | 32Мб | IBM P50 15” | 8X |
| АРМ бухгалтера по учету материальных ценностей | 3 | Intel Celeron с тактовой частотой 433 МГц | 3,2 Гб | 32Мб | IBM P50 15” | 8X |
| АРМ диспетчера автопарка | 2 | Intel Celeron с тактовой частотой 300 МГц | 3,2 Гб | 32Мб | IBM P50 15” | 8X |
| АРМ бухгалтера по учету затрат и выхода продукции | 5 | Intel Celeron с тактовой частотой 433 МГц | 3,2 Гб | 32Мб | IBM P50 15” | 8X |
| АРМ кладовщика | 5 | Intel Celeron с тактовой частотой 266 МГц | 3,2 Гб | 32Мб | IBM P50 15” | 8X |
| Файл-сервер | 1 | Intel Celeron с тактовой частотой 633 МГц | 4Гб | 64Мб | Samtron 14” | 48X |
| Директор и гл. специалисты | 5 | Intel Celeron с тактовой частотой 266 МГц | 3,2 Гб | 32Мб | IBM P50 15” | 8X |
«Учет готовой продукции и ее реализации» относится к комплексу задач по учету, анализу и контролю состояния запасов и является одной из основных в данном комплексе.
Данный комплекс задач является логическим продолжением комплекса задач по планированию потребности производства материалами и базируются на единой учетной информации, используемой в бухгалтерии, УМТС и на складах. Решение задач этого комплекса должно обеспечить выдачу достоверных сведений о наличии и движении материалов, комплектующих изделий и тары, об отклонениях складских запасов материалов и комплектующих изделий от нормы. Оперативность и эффективность управления достигаются за счет своевременного представления этих сведений в соответствующие подсистемы.
Управление материально-техническим снабжением (УМТС) представляет собой совокупность операций по планированию потребностей в сырье, материалах, покупных полуфабрикатах и комплектующих изделиях, по получению и распределению их внутри предприятия, по оперативному учету, анализу и регулированию движения материалов.
Основной целью УМТС является своевременное и полное удовлетворение потребностей производства в материальных ресурсах при минимальных затратах на их поставку, хранение и распределение.
Назначение подсистемы управления материально-техническим снабжением состоит в автоматизации наиболее трудоемких функций управления МТС, в совершенствовании методологии планирования, учета, контроля и анализа материальных ресурсов.
Система МТС уникальна в силу специфики объекта управления. Объектом управления являются потоки материалов, начиная от их поступления на склады предприятия до запуска в цеха основного производства, а также складские, транспортные и заготовительные операции.
Поток материалов как объект управления должен удовлетворять следующим требованиям:
включать всю номенклатуру материальных ценностей, необходимых для изготовления конечной продукции предприятия;
обеспечивать производственные процессы каждым видом материалов в количествах, строго соответствующих потребностям производства;
обеспечивать поступление материалов на каждое рабочее место в определенный момент времени;
вовлекать в каждый момент времени в процесс минимальное количество материалов, обеспечивающих непрерывность производственного процесса;
предусматривать минимальные расходы по эксплуатации потока.
Система МТС располагает погрузочно-разгрузочной техникой, оборудованием для полготовки материалов к производственному потреблению. Важная роль в решении задач МТС принадлежит транспорту, который обслуживает систему снабжения. Разработка и реализация плана МТС ведутся управленческими производственными подразделениями, организующими и осуществляющими обеспечение производства материальными ресурсами, т.е. отделом материально-технического снабжения, общезаводскими и цеховыми складами.
Исходя из цели и назначения подсистемы УМТС, в ней можно выделить следующие комплексы задач:
1. планирование потребности;
2. учет, анализ и контроль состояния запасов и реализации фондов;
3. регулирование обеспеченности.
Комплекс задач по планированию потребности в подсистеме УМТС представлен следующими взаимоувязанными расчетами:
определение потребности в сводной и специфицированной номенклатуре;
контроль и анализ рынка;
расчет лимитов материалов цехам на производственную программу;
расчет норм запасов материальных ресурсов на складах и цехах.
Комплекс задач по учету, анализу и контролю состояния запасов включает следующие задачи:
оперативный учет наличия и движения материалов на складе;
контроль обеспеченности цехов основного производства материалами;
контроль за состоянием запасов материалов;
оперативный учет наличия и движения тары.
Комплекс задач по регулированию обеспеченности материалами производства предполагает контроль за удовлетворением производственной потребности в материалах, комплектующих, подбор и выдачу замены, исключение сбоев в производстве, расчет претензий к поставщикам за несвоевременную поставку.
В результате обследования предметной области определены входные (первичные) документы, необходимые для решения комплекса задач по учету и реализации готовой продукции. Уточним, какие первичные документы и реквизиты будут использованы для решения указанных выше задач.
Рассмотрим оперативные документы, которые разбиваем на общую часть и спецификацию.
С заказчиками заключаются договоры на поставку изделий. Договор состоит из двух частей: общей части, включающей номер договора, сведения о заказчике и т.д. и спецификации, в которой приводятся сведения о видах и количестве изделий и сроках поставки.
Выпущенная цехами продукция сдаётся на склад. Груз сопровождает «Цеховая накладная». Этот документ тоже состоит из двух частей - общей и спецификации. В общей части указывается номер цеховой накладной, цех изготовитель и дата сдачи. В спецификации - сведения о видах и количестве сдаваемой на склад продукции.
При отгрузке готовой продукции заказчикам выписываются «Товарно-транспортные накладные», которые состоят из общей части и спецификации. В общей части указывается номер ТТН, номер договора, дата отгрузки продукции, а в спецификации - сведения о виде и количестве отгруженной продукции. После получения груза заказчик должен произвести оплату. Оплата оформляется платёжным поручением. Платёжное поручение выписывается на основании ТТН и состоит из двух частей. Общей - с номерами ПП и ТТН, датой оплаты. В спецификации указываются виды и количество оплачиваемой продукции.