1. Если вами принято решение об организации импорта (загрузки) данных из Проекта «Мастера» в частично заполненную БД «Школы 2.5», то рекомендуется:
• проверить на совпадение структуру учебных объединений (классов) Проекта и БД;
• при наличии расхождений в структуре классов провести подготовительные мероприятия в Проекте, создав недостающие классы, вне зависимости от того, задействованы ли эти классы в данном Проекте расписания;
• проверить на совпадение списков учащихся старших классов, на основании чего осуществлять «включение/выключение» параметра Импортировать списки учащихся.
2. При наличии в БД «Школа 2.5» заполненной периодизированной информации о структуре учебных объединений (классов текущего периода), учебном планировании (учебный план, распределение нагрузки, расписание) организация импорта данных из Проекта «Мастера» НЕЦЕЛЕСООБРАЗНА, так как значительная часть данной информации будет заменена, а другая потеряна (см. Таблицу 2), что потребует ее восстановления.
Для оптимизации формирования общей информационной базы, в том числе для экономии времени при вводе информации общего доступа, а также создания возможности непосредственного участия значительного числа руководителей и сотрудников в работе по формированию общешкольной БД, в программе «1 С:Хро-ноГраф Школа 2.5» изначально предусмотрены возможности импорта данных в общие списки из специально подготовленных Excel-таблиц.
Изменения, внесенные в 304-й релиз программы, позволили не только увеличить перечень импортируемых из шаблонов Excel-таблиц данных, но и значительно расширить объем самих данных, передаваемых в общешкольную информационную базу.
Доработанные и разработанные вновь шаблонные формы Excel-таблиц также предоставляют возможность значительно упростить и облегчить процесс первоначального заполнения БД, снизить риски, связанные с заполнением БД начинающими пользователями, заранее готовить материал для заполнения (дополнения) БД «Школы 2.5», расширять круг пользователей, привлекаемых к работе по заполнению базы данных.
Также с помощью данных шаблонов начиная с 304-го релиза можно осуществлять передачу данных из общешкольной базы в программные пакеты для муниципальных органов управления образованием: «1С:ХроноГраф Кадры и Контингент для Управлений образования».
Начиная с 304-го релиза программы вам предоставляются следующие таблицы MS Excel:
• Шаблон для заполнения БД по сотрудникам, xls,
• Шаблон для заполнения БД по учащимся, xls,
• Шаблон для заполнения БД по помещениями, xls,
• Шаблон для заполнения БД по материальным средствам. Xls,
• Шаблон для заполнения БД по учебной литературе.xls
Все они, как и ранее, расположены в папке Template поставляемого CD-диска с программой. Шаблоны могут быть легко переданы для их заполнения конкретным исполнителям, например:
• секретарю (общий список сотрудников);
• классным руководителям (списки учащихся по классам);
• заместителю директора по АХЧ (список материальных средств, список помещений);
• библиотекарю (список учебной литературы).
Перечень конкретных исполнителей и объем заполняемой ими информации определяются непосредственно руководителями Проекта информатизации образовательного учреждения (директором, заместителем директора по ИКТ или администратором информационной системы).
Заполненные шаблоны Excel-таблиц инсталлируются на компьютер администратора, сервер или любой компьютер, где установлена общая БД «Школы 2.5» (в случае использования локального режима работы) для проверки и организации процедуры импорта данных.
Общие принципы работы с шаблонами Excel-таблиц
1.Все шаблоны имеют строку для отражения титульной информации об образовательном учреждении, с которой и следует начинать заполнение информации.
2.Все шаблоны имеют строку с образцом заполнения, на который следует ориентироваться при их формировании.
3.В новой редакции шаблонов (начиная с 304-го релиза программы) строки для заполнения данных формируются с помощью кнопки Добавить строку.
4.Во всех шаблонах существуют ячейки, как обязательные, так и необязательные для заполнения.
5. Все шаблоны новой редакции содержат два листа, названные соответственно Шаблон и Списки. На первом отражается информация, информирующаяся для загрузки в базе данных «Школы 2.5». На втором - перечень параметров, относящихся к спискам двух категорий:
• непополняемые списки, сформированные программно и включенные в состав шаблонов;
• произвольно пополняемые списки, которые могут быть подготовлены как во время работы с шаблонными формами, так и заранее. Для формирования информации в них используются кнопки Добавить, Редактировать и удалить. После заполнения информации в соответствующей ячейке нужно нажать кнопку Enter.
6. Отображение данных в колонках новых шаблонов возможно
тремя способами:
• простым набором данных;
• выбором из автоматически подгруженных, непополняемых списков. В этом случае рядом со строкой появляется символ у, указывающий на возможность выбора необходимого параметра из «программно-сформированного» списка;
• формированием списков, содержащих произвольные значения и выбор нужных параметров из них. В этом случае рядом со строкой появляется символ у, указывающий на возможность выбора необходимого параметра из редактируемого списка.
7. Работа с шаблонами позволяет пользователям в любой момент времени догружать в базу данных «Школы 2.5» дополняемую в шаблонах информацию. При многократной загрузке данных информация в БД «Школы 2.5» проверяется на дублирование. Проверка осуществляется по следующим полям:
• в шаблоне Сотрудники - ФИО, информация и паспортные данные сотрудников;
• в шаблоне Учащиеся - ФИО и № личного дела;
• в шаблоне Помещения - наименование кабинетов;
• в шаблоне Материальные средства - наименование материального средства;
• в шаблоне Литература - название, автор, год издания.
Кроме того, информация БД пополняется новыми сведениями,
отраженными в шаблонах.
8. В шаблоне Сотрудники для отображения совмещения (внутреннего совместительства) должностей одним сотрудником в колонке Должности предусмотрены 5 свободных строк. Характеристика должности (наименование, разряд) должна быть отражена
в отдельной строке для каждой должности, занимаемой сотрудником. Остальная информация о сотрудниках отражается в объединенных ячейках, изменять которые не следует.
Особенности загрузки данных из Excel-таблиц в «БД Школы 2.5»
Процедура загрузки данных из шаблонов Excel-таблиц может быть осуществлена в полностью пустую базу данных «Школы 2.5» или же в частично заполненную, как вручную, так и после импорта данных из Проекта «Мастера».
Методический совет
Загрузку данных по сотрудникам, учащимся, помещениям рекомендуется осуществлять после импорта данных из Проекта «Мастера», так как при подобном варианте вы избежите ситуации затирания данными Проекта данных, уже полученных из шаблонов.