«Информационная система в управлении образованием» (стр. 6 из 11)
Одна из наиболее серьезных задач практической реализации внедрения информационных систем, входящих в состав программных комплексов администрирования деятельности образовательных учреждений, связана с формированием общешкольной информационной базы. Этот процесс требует ввода значительного объема информации, жесткого соблюдения синхронизации данных всех систем, входящих в состав комплексов, проверки достоверности заполняемых данных и, как следствие, наибольших временных и трудозатрат. Попробуем разобраться, каким образом можно его облегчить и упростить.
Оптимальная последовательность этапов формирования общешкольной информационной базы с использованием программных комплексов администрирования учебного процесса выглядит следующим образом:
Формирование информационной базы данных программного комплекса «ХроноГраф 3.0 Мастер» (далее «Мастер»), включая составление/отображение действующего расписания учебных занятий.
Заполнение базовой информации (общих и конкретизированных списков) образовательного учреждения в шаблонах Excel-таблиц по сотрудникам, ученикам, помещениям, материальным средствам и учебной литературе.
Импорт (загрузка) информационной базы «Мастера» с учетом необходимости редактирования передаваемых данных в незаполненную общешкольную информационную базу программного комплекса «1С:ХроноГраф Школа 2.5» (далее «Школа 2.5»), при необходимости включая редактирование структуры образовательного учреждения.
Импорт (загрузка) данных заполненных шаблонов Excel-таблиц в базу «Школы 2.5», частично заполненную информацией из «Мастера».
Редактирование (при необходимости) и до заполнение базовой, конкретизированной и детализированной информации общешкольной базы данных непосредственно в «Школе 2.5». Завершение формирования общешкольной информационной базы текущего учебного периода.
Перенос общешкольной базы данных в новый учебный период.
В приведенных ниже материалах основное внимание сосредоточено на особенностях организации и реализации обмена данных между информационными системами.
Особенности организации импорта данных
из «ХроноГраф 3.0 Мастер»
в «1С:ХроноГраф Школа 2.5»
Подготовительный этап
Подготовка данных для загрузки в общую информационную базу осуществляется заместителем директора по УВР (завучем, непосредственно в «Мастере».
Для работы необходимо выбрать тот из проектов, созданных и сохраненных в «Мастере», который реально отображает планирование и организацию учебного процесса (недельную сетку часов, распределение нагрузки и действующее расписание) и наиболее подходит по совокупности переносимых данных.
Подготовительный этап включает в себя следующие действия:
проверку полноты и правильности заполнения общих данных об образовательном учреждении, включая титульные и адресные данные, данные по ЕГЭ, структуру классов и сведения о количестве учащихся;
проверку полноты и правильности заполнения данных о преподавателях, включая «необязательную» информацию о классном руководстве, табельных номерах и педагогических разрядах;
проверку полноты и правильности заполнения данных об учебных кабинетах, включая информацию о вместимости, этаже расположения и специализации;
проверку соответствия сетки расписания в Проекте действующему расписанию школы;
при необходимости проверка полноты и правильности заполнения данных об учащихся старших, 10-11 -х (12-х), классов и их планируемом участии в ЕГЭ.
Методические советы
Проект «Мастера», содержащий структуру учреждения (список параллелей и классов), максимально близкую реальной структуре учебных объединений школы, рекомендуется переносить вне зависимости от того, ведется ли Проект расписания для всех ступеней или по ступеням (начальная школа, средняя и старшая школа) отдельно.
При этом если Проект расписания в «Мастере» ведется раздельно, то рекомендуется до осуществления процедуры импорта данных выбрать один из предложенных ниже вариантов редактирования Проекта:
создать в первом экране «Мастера» структуру параллелей и классов начальной школы, что необходимо для оптимизации загрузки структуры учебных объединений;
внести в Проект следующие дополнения: создать структуру параллелей и классов начальной школы, указав численность классов (мальчики/девочки);
внести в список преподавателей только ФИО учителей, работающих в начальной школе, без детализации информации;
внести в перечень учебных помещений кабинеты для занятий начальной школы, указав вместимость и этаж расположения;
- что необходимо и достаточно для оптимизации загрузки структуры учебных объединений, списков сотрудников и кабинетов;• создать полностью сформированный объединенный Проект «Мастера», что обеспечит оптимальную передачу данных в общешкольную информационную базу.
Подготовленный таким образом для осуществления импорта (загрузки) данных файл Проекта «Мастера» следует записать и разместить в удобной и доступной для вас директории (см. документацию к программе «ХроноГраф 3.0 Мастер»).
Организация импорта данных из «Мастера»
Импорт (загрузка) данных в общешкольную информационную базу того же учебного периода может быть реализован в нескольких вариантах:
• в полностью пустую базу данных «Школы 2.5»;
• в частично заполненную базу данных «Школы 2.5» того же учебного периода.
Организация импорта в полностью пустую общешкольную базу данных
Перед выполнением операции необходимо:
• создать в базе данных «Школы 2.5» учебный год и учебный период;
• выбрать текущий учебный период, нажав на кнопку Выбрать.
Организация загрузки данных из «Мастера» осуществляется при помощи команды Импорт данных из ХроноГрафа 3.0 раздела главного меню Регламенты.
Для того чтобы запустить процедуру, щелкните по данной команде. В открывшейся на экране форме Импорт из ХроноГрафа выберите параметры загрузки, то есть установите флажки в окнах рядом с соответствующими вашим задачам командами.
Вам предоставляются следующие возможности дополнительной подготовки данных Проекта расписания перед их загрузкой непосредственно в общешкольную базу:
1. Редактирование названий предметов, то есть адаптация рабочих
наименований и отбор предметов из недельной сетки часов «Мастера» под официальный перечень учебных предметов вашего образовательного учреждения.
2. Импорт списков учащихся старших, 10-11-х (12-х), классов.
Следует учесть. Импорт данных о старшеклассниках в полностью пустую БД «Школы 2.5»:
• может быть осуществлен только при наличии целиком или
частично заполненных в Проекте «Мастера» данных;
• не вызовет каких-либо противоречий при формировании
списков учащихся в общешкольной информационной базе.
После установки выбранных параметров щелкните по кнопке Выполнить. На экране откроется стандартное для OS Windows окно Открыть. В нем необходимо указать и открыть файл с записью подготовленного для процедуры импорта данных Проекта «Мастера».
После открытия файла начнется процедура импорта. Функция проверки загружаемых данных будет включена программой автоматически. Информация о выполняемых действиях динамически отображается в окне сообщений и строке состояния.
По завершении процедуры импорта программа выдаст соответствующее сообщение.
При осуществлении импорта (загрузки) данных в полностью пустую БД «Школы 2.5» в ней произойдут следующие изменения (Таблица 1).
Таблица 1. Изменения в БД «Школа 2.5» после импорта из «Мастера» в полностью пустую общешкольную информационную базу
| Блок | ||
| (раздел (/экранная форма | Изменения в базе данных | Примечание |
| программы | ||
| 1. Общие данные | ||
| 1.1. Учебные годы | Изменений не произойдет | Сохранятся введенные |
| и периоды | первоначально данные | |
| 1.2. Данные об | Заполняются титульные и | Не заполняются |
| учреждении | адресные данные | данные о номере и |
| учреждения и данные о ЕГЭ | количестве смен. Не заполняются данные о лицензировании и реквизиты учреждения, указывается только юридический адрес | |
| 1.3. Учебные | Заполняется перечень | Не изменяются |
| объединения | классов, которые отражены | данные о ступенях |
| в Проекте «Мастера» | обучения. Не заполняются данные о ГВПД | |
| 1.4. Общий список | Перечень учебных | Не заполняется |
| предметов и | предметов «Школы 2.5» | информация о списке |
| дисциплин | дополняется наименованиями предметов из недельной сетки часов «Мастера» в соответствии с выбранными параметрами при редактировании | дисциплин |
| 1.5. Помещения | Заполняются данные об | Не заполняются поля |
| учебных кабинетах с | информации о | |
| ^ | информацией о нумерации, | специализации и |
| вместимости и этаже расположения. | ответственных за | |
| кабинеты. | ||
| Заполняются справочники, | Не заполняются | |
| предназначенные для | данные о | |
| выбора данных о | материальных | |
| специализации и ответственных за кабинеты | средствах помещении | |
| 1.6. Материальные | Данные не заполняются | |
| средства | ||
| 2. Кадры и | ||
| контингент | ||
| 2.1. | Данные не заполняются | |
| Подразделения | ||
| 2.2. Список | Данные не заполняются | |
| должностей |
| Блок | ||||
| (раздел (/экранная форма | Изменения в базе данных | Примечание | ||
| программы | ||||
| 2.3. Сотрудники | Переносятся следующие | Данные о | ||
| сведения: ФИО сотрудников, | занимаемых | |||
| табельные номера, педагогические разряды, данные о преподаваемых предметах, информация о | должностях, основной должности, датах классного руководства и | |||
| совместительстве, классном | заведования | |||
| руководстве и заведовании кабинетом | кабинетами следует детализировать в личной карточке сотрудника | |||
| 2.4. Классы | Заполняются данные о | Данные о ступени | ||
| (выбранного | перечне классов и | обучения | ||
| учебного периода) | численности (общей и | заполняются | ||
| мальчиков/девочек) | автоматически. Следует указать специализацию классов и смену обучения | |||
| 2.5. Группы | Данные не заполняются | |||
| второй половины | ||||
| дня (ГВПД) | ||||
| 2.6. Общий список | Заполняются данные об | |||
| учащихся | учениках старших (10-11, 12- | |||
| х) классов при наличии заполненных данных в Проекте «Мастера»: ФИО, наименования классов | ||||
| 2.7. Распределение | Формируются списки | |||
| учащихся по | старших классов при | |||
| классам | наличии заполненных данных в Проекте «Мастера». | |||
| В личных карточках учащихся отображаются: ФИО, пол, паспортные данные, информация о выбранных для сдачи ЕГЭ предметах | ||||
| 2.8. Книга | Данные не заполняются | |||
| приказов | ||||
| 2.9. Плановые | Заполняется справочник для | |||
| мероприятия | выбора классов при | |||
| формировании мероприятий | ||||
| класса | ||||
| 3. Учебный | ||||
| процесс | Заполняются данные о | Все предметы при | ||
| 3.1. Предметы | перечне предметов учебного | импорте | ||
| учебного | плана, включая наименование | «приписываются» к | ||
| плана | предметов(полное и | «федеральному» | ||
| сокращенное) и раздел | разделу учебного плана, | |||
| (компонент) учебного плана | поэтому при необходимости следует | |||
| 3.2. Учебный | Заполняются данные об | |||
| план | учебном планировании в | отредактировать данный | ||
| соответствии с перечнем | параметр, указав другие | |||
| классов, предметов, | или добавив | |||
| включенных в Проект | дополнительные | |||
| «Мастера» | разделы. При необходимости следует указать образовательные области. При необходимости | |||
| * | следует | |||
| скорректировать данные о недельной нагрузке по предметам, разнеся их по разделам (компонентам) | ||||
| 3.3. Распределение нагрузки | Заполняете чесь объем информации о распределении учебной нагрузки, включая деление классов на группы по предметам | Следует указать нормативы учебного планирования. При необходимости следует скорректировать данные в столбце «Период» |
| 3.4. Распределение нагрузки в ГВПД | Данные не заполняются | |
| 3.5. Расписание | Заполняется в полном объеме информация о расписании учебных занятий | |
| 3.6. Классный журнал | Формируются шаблоны страниц электронных классных журналов | Данные о списках учащихся формируются только для старших классов (10-11,12-х) при наличии этих данных в Проекте «Мастера» |
| 3.7. Замечания по классным журналам | Формируется перечень классов, для выбора журналов | |
| 4. Финансы 4.1. Тарифные сетки | Данные не заполняются | |
| 4.2. Тарифы | Данные не заполняются | |
| 4.3. Нормы рабочего времени | Данные не заполняются | |
| 4.4. Финансирование классов | Заполняются данные о перечне классов, их численности и классных руководителях. Автоматически формируются данные о ступенях обучения и способах расчета | |
| 4.5. Финансирование ГВПД | Данные не заполняются | |
| 4.6. Финансирование разделов учебного плана | Данные не заполняются | |
| 4.7. Финансирование предметов учебного плана | Формируется перечень предметов с полными и сокращенными наименованиями | |
| 4.8. Штатное Расписание | Данные не заполняются | |
| 4.9. Начисления | Данные не заполняются | |
| 4.10. Тарифицирование сотрудников | Заполняются данные о классном руководстве, заведовании кабинетами, педагогической нагрузке и педагогических разрядах > | Заполненные данные нуждаются в дальнейшем редактировании и дополнении с указанием занимаемых должностей, видов начислений и др. |
При дальнейшей работе необходимо отредактировать полученную информацию и дополнить недостающие данные.