Рисунок 1 – Единичный цикл управления
В том случае, если в системе имеют место несколько подразделений, отражающих родственное назначение, то приоритет в последовательности их распределения на матрице должен отдаваться тому, в котором удельный вес соответствующих функций будет выше.
Гр. 2 –15 заполняются самостоятельно. В начале следует заполнять графы 3, 5, 7, 9, 11, 13.
Второй этап. Определение продолжительности управленческого цикла.
Продолжительность управленческого цикла определяется с помощью матричного метода теории потоков. Для проведения необходимых расчётов требуется изменить исходную матрицу, заменив показатели трудоёмкости, на время выполнения функций в каждом структурном подразделении. Временные затраты определяются по формуле (1):
|
где Аij – трудоёмкость выполнения i-ой функции в j- ом структурном подразделении аппарата управления;
rj – численность специалистов по выполнению функций управления в j-ом структурном подразделении аппарата управления.
Расчетная матрица управленческого цикла имеет вид таблицы 2.
Таблица 2 – Расчётная матрица управленческого цикла
1 | 2 | … | i | |
I | t1I | t 2I | … | t iI |
II | t 1II | t 2II | … | t iII |
… | … | … | … | … |
J | t 1J | t 2J | … | tiJ |
Для проведения расчётов, связанных с оптимизацией структуры аппарата управления системы, необходимо определить основные параметры образованного неритмичного потока управленческого цикла, представленного в матичной форме:
– общую продолжительность потока;
– начало и окончание выполнения функций в каждом структурном подразделении;
– перерывы между выполнением смежных функций в каждом структурном подразделении.
Весь расчёт производить непосредственно на самой матрице.
Расчёт общей продолжительности управленческого цикла и определение перерывов по функциям в структурных подразделениях производится по столбцам расчетной матрицы:
a) для первого столбца.
Всегда сверху вниз используя формулу (2):
|
где tij – время выполнения i-ой функции в j-ом структурном подразделении;
tij (н) ; tij (о) – соответственно начало и окончание действий i-ой функции в j-ом структурном подразделении.
При этом начало действия первой функции в первом подразделении исходной матрицы принимается за ноль, т.е.
Начало действия функции в каждом последующем подразделении принимается равным окончанию его в предыдущем, равенство (4):
Выполненные таким образом расчеты приведут к следующему виду ячейку ij матрицы организационно-функциональной структуры аппарата управления производственной системы (рис. 2).
j-ое структурное
подразделение tij
tij(о)
|
Рисунок 2 – К расчету основных параметров
потока управленческого цикла
b) для последующих столбцов.
На основе определения критического сближения. Расчёт производится в два этапа. На первом – по каждому столбцу производится расчёт аналогично, как и по первому. На втором этапе – производится подобный расчёт как бы заново по каждому столбцу, только начало действия каждой функции в первом структурном подразделении принимается по максимальной величине разницы принятого окончания предыдущей функции и начала данной, полученной на первом этапе расчета в соответствующем структурном подразделении, т.е. выполняется равенство (5):
|
где ti’j(н) – начало действия i-ой функции в j-ом структурном подразделении, определенное на первом этапе расчёта.
Причём, указанное место, соответствующее j-му подразделению между функциями i и i+1, будет являться, согласно теории потоков, местом критического сближения. Для ячейки соответствующей критическому сближению должно выполняться условие (6):
Окончание последней функции в последнем структурном подразделении матрицы управленческого цикла будет соответствовать продолжительности управленческого цикла.
Третий этап. Определение критического пути.
Критический путь является важнейшим условием для обоснованного анализа деятельности аппарата управления системы, с целью повышения эффективности его функционирования. Конкретные функции в соответствующих структурных подразделениях, которые находятся на критическом пути, должны, в первую очередь находится под пристальным вниманием руководителя, так как сбой в них может привести к сбою в общей системе управления.
Критический путь проходит от первой клетки матрицы до последней. Поиск критического пути осуществляется по одному из двух приемов:
Первый прием. Критический путь может проходить от первой клетки матрицы, сверху вниз и слева направо по местам критических сближений, до последней клетки.
Второй прием. Используется при невозможности построения критического пути первым приемом в случаях, когда, например, нет хода вправо при движении сверху вниз. В таком случае движение приостанавливается в какой-либо клетке. Затем среди всех остальных, расположенных выше и правее от данной клетки, отыскивается такая, в которой время начала выполнения функции совпадает с окончанием выполнения функции, где сделана остановка. Обе клетки соединяются пунктирной линией, и далее движение происходит как в первом приёме, т.е. сверху вниз и слева направо по местам критического сближения к конечной клетке. Функции, попавшие под пунктирную линию, не рассматриваются как критические. Если клетки, соединяемые, пунктирной линией отсутствуют, за основу принимается клетка с незначительной разницей соответствующих окончаний и начал выполнения функций (указанная разница не должна превышать 1%).
Четвертый этап. Выявление потенциальных и парадоксальных клеток.
Цель отыскания потенциальных и парадоксальных клеток матрицы заключается в том, что в таких клетках можно замедлить процесс, не изменяя общей продолжительности управленческого цикла (потенциальные клетки) или даже сокращая её (парадоксальные клетки). В результате этого можно обоснованно осуществить сокращение численности специалистов по выполнению определенных функций в конкретных структурных подразделениях аппарата управления и, тем самым, общей численности специалистов без дополнительных затрат.
Поиск указанных клеток на матрице производится по следующему правилу:
– потенциальными клетками в первом столбце будут те, которые расположены ниже самого низкого места критического сближения, находящегося справа (на матрице выделяются штриховкой с наклоном вправо);
– потенциальными клетками в последнем столбце будут те, которые расположены выше самого верхнего места критического сближения, находящегося слева (на матрице выделяются штриховкой с наклоном влево);
– отыскание клеток в промежуточных столбцах осуществляется на основе одновременного использования обоих подходов;
– парадоксальными будут клетки, которые являются потенциальными одновременно при нахождении их как первым подходом, так и вторым (на матрице выделяются двойной штриховкой).
Максимальное удлинение продолжительности выполнения функций в потенциальных и парадоксальных клетках осуществляется согласно пределу (7, 8) которым является минимальная величина перерыва между смежными функциями в структурных подразделениях, расположенных слева или справа в зависимости от способа определения клеток – первого (7) или второго – (8):