4. Требуется более полное оснащение офисов Сакского городского совета современной оргтехникой и программным обеспечением. Это необходимо для облегчения работы с документами (поиск, регистрация документов, прием и отправка документов по факсу, электронной почте).
Приложение 1
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «Ринго»
_________О. В. Лемех
«01» марта 1996 г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
секретаря-референта генерального директора
1. Общие положения
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
- законодательными актами РФ;
- Уставом предприятия;
- Положением о функциональных службах предприятия;
- приказами (указаниями) руководства предприятия;
- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства.
1.5. На должности секретаря-референта человек должен владеть вопросами:
- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
- организации работы с документами, составлении документов;
- применение средств вычислительной и организационной техники;
- перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера.
- культура труда и служебной этики;
- охрана труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
- оказание первичной медицинской помощи.
2. Функции и обязанности
На секретаря-референта возлагаются следующие функции и обязанности:
2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам.
2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства.
2.3. Обеспечить выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
2.4. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации делопроизводства.
2.5. Проводить ежегодно отбор документов на хранение или на уничтожение.
2.6. Выполнять отдельные поручения руководителя по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
2.7. Вести табель явки сотрудников на работу и передавать табель в бухгалтерию.
3. Права
Секретарь-референт имеет право:
3.1. Запрашивать из функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
3.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
3.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушениями установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38. – 96), международных правил оформления документов.
3.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
3.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
3.6. Требовать от руководства нормальных условий выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
3.7. Работать с документами, имеющими гриф «КТ» или «конфиденциально».
3.8. Принимать решения в рамках своей компетенции.
3.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов, поручений и представления необходимой информации руководству.
5. Ответственность
Секретарь-референт несет ответственность за:
5.1. Качество документов, представленных на подпись руководству предприятия.
5.2. Небрежное, халатное отношение к своим должностным обязанностям.
Приложение 1а.
УТВЕРЖДАЮ
Городской голова
________А. Н. Канибас
«01» апреля 2003 г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
секретаря-руководителя исполнительного комитета
Сакского городского совета.
1. Общие положения
1.1. Секретарь непосредственно подчиняется городскому голове.
1.2. Секретарь назначается и освобождается от должности приказом (распоряжением) городского головы.
1.3. В период временного отсутствия секретаря его обязанности выполняет работник, назначаемый городским головой.
1.4. Секретарь не имеет работников в своем подчинении.
1.5. Секретарь руководителя в своей деятельности руководствуется распоряжениями, указаниями городского головы, инструкцией по делопроизводству, настоящей должностной инструкцией, Законом Украины "Об обращениях граждан".
2. Основные задачи и обязанности
2.1. Секретарь руководителя выполняет технические Функции по обеспечению и обслуживанию руководителя.
2.2. Секретарь обязан:
а) получать необходимые руководителю сведения от исполнителей, отделов, служб, организовывать прием посетителей;
б) принимать и передавать телефонограммы, телеграммы, записывать телефонные переговоры в отсутствие руководителя с последующим докладом;
в) вызывать по поручению городского головы заместителей и работников организации на совещания;
г) обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми канцтоварами и инвентарем;
д) следить за соблюдением сроков исполнения поручений, взятых на контроль; оформлять и отправлять исходящую документацию; вести картотеку учета получаемой и отправляемой корреспонденции;
е) вести делопроизводство в пределах своей компетенции, формировать дела по установленной номенклатуре, обеспечить сохранность;
ё) производить оформление и выдачу справок гражданам.
2.3. Секретарь руководителя обязан знать нормативно-правовую и законодательную базу в пределах своей компетенции (инструкцию по делопроизводству, Закон Украины "Об обращениях граждан". Конституцию Украины и Автономной Республики Крым и др.).
3. Права
Секретарь руководителя имеет право:
3.1. Запрашивать по поручению руководителя от исполнителей, отделов необходимые ему документы, сведения;
3.2. Не принимать неправильно оформленные документы;
3.3. Вносить предложения по улучшению организации делопроизводства.
4, Ответственность
4.1. Секретарь руководителя несет дисциплинарную ответственность за некачественное и несвоевременное исполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
5. Требования к работнику
5.1. На должность секретаря назначается лицо, имеющее среднее или средне-специальное образование и опыт работы, окончившее курсы машинописи и прошедшее обучение по ведению делопроизводства.
5.2. Секретарь руководителя должен обладать навыками работы на ПК, свободно владеть иностранными языками.
5.3. Секретарь должен обладать: оперативностью, чувством ответственности, исполнительностью, дисциплинированностью.
Приложение 2
Журнал регистрации входящих документов.
| Регистр. № и дата регистрации | Откуда поступил документ | Исх. номер, дата доку- мента | Краткоесодержание | Кому передан на исполнение. Дата и расписка в получении документа | Дата возврата документа. Отметка о контроле и исполнении | № дела, в котором хранится документ |
Приложение 2а
Журнал регистрации входящих документов.
| Регистр. № и дата регистрации | Откуда поступил документ | Исх. номер, дата доку- мента | Краткоесодержание | Кому передан на исполнение. Дата и расписка в получении документа | Дата возврата документа. Отметка о контроле и исполнении | № дела, в котором хранится документ |
Приложение 3
Журнал регистрации исходящих документов.
| Исх. № | Куда и кому | Краткое содержание | № маш. бюро | Кол-во листов | № исполн. вход. док. | ФИО испол- нителя | Подпись для отправ- ления | Подпись в получ. копии | № дела, где наход. копия документа | |
| осн. док. | при- лож. | |||||||||
Приложение 3а