Советы по написанию заявок
Прежде чем вы приступите к изложению вашего проекта в письменной форме, определитесь с тем, кто будет его читать, то есть кто является потенциальным источником финансирования. Необходимо как можно больше узнать об организации-спонсоре: каковы ее цели и задачи, какие области деятельности представляют для нее наибольший интерес, какие проекты эта организация уже финансировала в прошлом. Если ответы на эти вопросы вам известны, при написании заявки вы можете учитывать приоритеты вашего потенциального спонсора.
В большинстве случаев полезно предварительно поговорить с представителем организации, куда вы планируете представить свою заявку на грант. Возможно, следует договориться о встрече, чтобы обсудить конкретные требования, предъявляемые к соискателям, и критерии оценки представленных проектов. Полученная в ходе таких встреч и бесед информация облегчит вам составление заявки.
Если ваша заявка составлена в ответ на объявление того или иного конкурса, убедитесь, что вы точно выполнили конкретные инструкции по составлению заявки и включили в нее все необходимые элементы. Постарайтесь включать в текст вашего документа те же самые термины и выражения, которые использовались в объявлении о конкурсе. Это даст вам больше шансов убедить спонсоров, что ваш проект абсолютно точно соответствует их целям. В то же время избегайте чрезмерной перегрузки своей заявки профессиональным жаргоном. Вы должны составить заявку так, чтобы она максимальным образом оказалась привязанной к целям и задачам организации-спонсора.
Не нужно надеяться на то, что представители потенциального спонсора уже знают о вашей организации, а также ее деятельности. Не рассчитывайте, что они хорошо знакомы с конкретными условиями, в которых вы живете и работаете, историческими традициями вашего региона или города, с той проблемой, которой вы предполагаете заниматься. Однако не нужно перегружать вашу заявку чересчур подробными деталями – заявка должна быть краткой, убедительной и точной.
Ваша заявка должна содержать всю необходимую информацию в очень четком и простом изложении. Не рекомендуется использование страдательного залога (например, не следует писать More than 100 people a day were fed because of our program - более 100 человек в день было накормлено, благодаря деятельности нашей организации). Всегда подчеркивайте активную форму: our program provided food for more than 100 people daily - В рамках нашей программы мы обеспечивали питанием свыше 100 человек ежедневно. Избегайте длинных предложений, применяйте различные маркеры в случае долгих перечислений, используйте абзацы для выделения основных идей. Вашу заявку должно быть легко и интересно читать, ее содержание должно быть убедительным.
Избегайте расплывчатых определений, таких как много, иногда или очень (many/much, sometimes, very). Вместо этого используйте конкретные цифры, статистические данные и обязательно ссылайтесь на источник. Если можете использовать одно слово, никогда не используйте два или три. И предложения, и абзацы вашего текста должны быть краткими - если в предложении более 30 слов, разбейте его на два или три.
Составляйте заявку на языке вашего потенциального спонсора. Если организация расположена в США или Великобритании, заявка должна быть написана на английском языке при условии, что в инструкции не содержится иных указаний по этому поводу. Это же, как правило, касается и других европейских организаций: большинство из них примут заявку, составленную на языке той страны, в которой расположена штаб-квартира. Однако некоторые организации принимают заявки только на английском языке. Многие базирующиеся в России финансирующие организации или же международные организации, специализирующиеся на работе в России, часто принимают заявки и на русском языке. Прежде чем приступить к изложению ваших идей в письменной форме, убедитесь в правильности выбранного вами языка.
Обязательно поместите самую важную информацию о своей организации и наиболее убедительные аргументы в пользу предлагаемого вами проекта в самом начале текста заявки. Очень часто спонсор принимает первоначальное решение, бегло просмотрев первые пару страниц текста. Если же в тексте вашей заявки нелегко найти самую важную информацию, то ваши идеи могут быть отвергнуты без какого-либо детального рассмотрения. Разделите ваш текст на абзацы, используйте заголовки и подзаголовки, начинайте каждый раздел с новой строки.
Завершив составление заявки, отдайте ее на проверку сразу нескольким специалистам, чтобы они исправили орфографические и грамматические ошибки, неточности изложения. Полезна помощь именно тех людей, кто мало знаком с деятельностью вашей организации и со спецификой предлагаемого проекта: они обычно чаще всего просят разъяснить те места, где в описании есть неточности. При написании текста заявки лучше всего работать командой, состоящей из участников проекта, которые в дальнейшем будут вместе с вами реализовывать проект, если вопрос о выделении финансирования решится положительно.
СОСТАВНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ ЗАЯВКИ
Многие фонды и организации-спонсоры требуют подавать заявки, оформленные в соответствии с их конкретными требованиями. Если вы подаете заявку в ответ на объявленный конкурс и существует определенная форма заявок, ни в коем случае не отступайте от предъявляемых требований, даже если вам покажется, что вы можете предложить более интересный инновационный подход. Если же вы представляете свой проект в какой-либо фонд без привязки к конкретной программе, рекомендуем воспользоваться приведенными ниже советами. Не вызывает сомнений тот факт, что в заявке должны учитываться особенности потенциального спонсора. Заявка должна состоять из введения, основной части, а также, возможно, и сметы предполагаемых расходов, необходимых для реализации проекта.
Введение
Заявка обычно начинается с введения, в котором в краткой форме сообщается история создания вашей организации, ее цели, задачи и пути их решения. Необходимо уделить основное внимание характеристике отличительных особенностей вашей организации, которые делают ее уникальной. Постарайтесь убедительно объяснить, почему финансирующая сторона должна выделить средства именно вашей организации. Рекомендуется указать следующее:
■ количество лет, на протяжении которых действует организация;
■ признанные успехи в реализации других аналогичных проектов или при работе с выделенными в прошлом грантами;
■ уникальные навыки и квалификация сотрудников организации;
■ надежность ваших партнеров;
■ широкие контакты в областях деятельности, связанных с проектом.
Если главное достоинство вашей организации составляют работающие в ней люди, а не сама история ее существования и деятельности (например, организация создана недавно), обязательно укажите, благодаря каким профессиональным навыкам и умениям они являются столь ценными специалистами.
Во введение необходимо включить следующие сведения:
• краткую историю вашей организации с указанием времени и основных причин ее создания;
• обобщенную информацию о текущей деятельности вашей организации;
• краткую формулировку целей и задач вашей организации;
• описание, на кого ориентирована ваша работа;
• краткие сведения о ваших партнерах;
• статистические данные и цитаты.
В случае, если организация возникла совсем недавно, необходимо более подробно остановиться на предшествующей деятельности ее членов.
Введение должно быть кратким и убедительным. Оно должно наглядно свидетельствовать о достижениях вашей организации, особенно в тех областях деятельности, которые непосредственно связаны с вашим проектом или объявленным конкурсом. Все это позволит логично перейти к формулировке ваших потребностей и продемонстрирует вашу компетентность в данной области.
Основная часть
В основной части необходимо сделать обоснованное описание потребностей предлагаемого вами проекта. Вы должны иметь четкое представление о том, что вам действительно необходимо для реализации ваших идей и убедительно донести это до потенциальных спонсоров. Если это вам не удастся сделать, то маловероятно, что представители финансирующей стороны выделят средства именно вам и вашей организации.
Обоснование потребностей будет той базой, на которой вы будете строить систему целей и задач вашего проекта, определять пути и методы их решения. Если цели и методы у вас уже сформулированы, пересмотрите их с учетом того, насколько они отражают сформулированные вами в данном разделе обоснованные потребности.
Если вы составляете заявку на английском языке, то рекомендуется формулировать заявление с обоснованием ваших потребностей в рамках одного предложения длиной до 25 слов. Если вы подаете заявку на заранее объявленный конкурс, обоснование потребностей уже может содержаться в объявлении его условий. Тем не менее, вам следует заново сформулировать такое обоснование уже от себя и сделать это таким образом, чтобы убедить экспертов комиссии в преимуществах вашего проекта.
Как только вы обоснованно сформулировали свои потребности, укажите, кто получит пользу от реализации вашего проекта. В большинстве случаев это не должны быть ни вы, ни ваша организация. Ваш проект должен быть направлен на обеспечение интересов того контингента людей (организаций), на которых направлена основная деятельность вашей организации. Укажите, что это за люди, постарайтесь сформулировать потребности, учитывая прежде всего их точку зрения.