Вероятности интервалов определены формулой
Р = —
т
где I - количество рабочих дней с выполнением задания на определенном уровне процентов,
Т - количество рабочих дней в месяце.
Таблица 2.2.
| Номер интервала | Проценты выполнения заданий в интервале | Вероятность интервала | Количество информации в сообщении, бит |
| 1 | до 90 | 0,02 | 5,62 |
| 2 | 90-94 | 0,02 | 5,62 |
| 3 | 95-99 | 0,10 | 3,32 |
| 4 | 100-104 | 0,75 | 0,41 |
| 5 | 105-109 | 0,08 | 3,64 |
| 6 | 110-119 | 0,02 | 5,62 |
| 7 | 120 и более | 0,01 | 6,64 |
| Итого | 1,00 | 30,87 |
Количество информации в сообщениях определено по формуле / = 1ое,/>
где Р; - вероятность 1-го исхода.
Из таблицы видно, что при меньшей вероятности исхода получаем большее количество информации, узнав о наступлении данного события. Известно также, что в практике управления незначительные отклонения от планового режима не требуют вмешательства руководства, И наоборот, малой вероятности значительные отклонения требуют оперативного вмешательства.
Учитывая это, исключим из передачи сообщений 4-й интервал, в результате на 75% сократим объем передаваемой информации. При этом снижение информированности руководителя снизится всего на 0,41 бит. В случае если таких интервалов окажется два и более, то можно устранить из передачи все, кроме одного любого.
Суть комбинаторного сжатия состоит в том, что неодинаковые элементы сообщения, имеющие различные позиции в выборке сообщения, заменяются новым информационным массивом с практически выгодным коэффициентом сжатия.
В основу способа, не ориентированного на статистические свойства сообщений, положен алгоритмический подход к понятию "количество информации" .
Задача сжатия в математической постановке описывается следующим образом.
Для исходного массива информации М= 1,2,..., т, где т - элементы массива, состоящие из одного, двух, трех и более чисел, найти такое преобразование Р, которое переводит этот массив в новый М" = Р(М) меньшей длины (т"< т) и с сохранением содержательности исходной информации, т.е. при существовании обратного преобразования М = Р(М").
Алгоритм решения задачи основан на использовании сочетаний, размещений и перестановок числовых совокупностей. Параметрами преобразованного массива являются номер и длина кортежа сообщений.
Например, исходный массив 547,935,438,648,237, 128,130 и т.д. преобразуется в N = 12489 и Ь = 127. Обратное преобразование осуществляется путем решения системы уравнений и неравенств. Оно позволяет получить все элементы исходного массива с учетом их позиций в выборке сообщений.
Область применения способа - учетные и отчетные данные, предназначенные для долговременного хранения и периодического использования. Учитывая сложность вычислительных операций и большее их количество, данный способ применим только на базе ЭВМ.
Формы массовых документов обычно соответствуют установленным ГОСТам, которые позволяют рассчитывать размеры документов по горизонтали и по вертикали.
Вместе с тем, при практическом использовании таких, например, документов, как бланк письма, требование, учетная карточка, накладная, размер бланков документов по вертикали диктует практическая статистика заполнения бланков. В этой связи их размер может быть рассчитан по вертикальному размеру строки, частоте заполняемости строк и по вертикальной величине призначной части документа.
Для установления рациональной формы таких документов необходимо изучить их выборку за определенный интервал времени, например, за месяц. По выборке определить частоты заполнения строк и построить диаграмму с координатами по горизонтали - количество заполняемых строк, а по вертикали - частота заполнения строк. Затем с правой стороны диаграммы исключить последовательно номер последней, предпоследней и т.д. строк и определить на какое количество документов при этом придется увеличить их общую численность из-за сокращения в них количества строк. Критерием выбора является состояние, когда общий размер всех документов после сокращения в них строк меньше размера используемых документов.
Сокращение протяженности потоков документированной информации осуществляется двумя путями: установлением и содержанием минимально необходимого, но достаточного количества документов для управленческой деятельности и повышением оперативности документооборота.
Для реализации указанных путей разработаны следующие рекомендации:
- использовать в управленческой деятельности рациональные графи
ки движения информации;
- производить упорядочение документов в соответствии с номенкла
турой дел;
- согласовывать формы и содержание документов, направляемых в
два и более адреса использования;
четко использовать формирование и реализацию резолюций;
- определять порядок рассмотрения документов при отсутствии от
дельных должностных лиц;
- своевременно тиражировать документы в соответствии с количест
вом потребителей;
- рационально использовать время с учетом предварительной подго
товки документа.
2.4 Совершенствование информационный потоков
Совершенствование информационных потоков в системе управления базируется на использовании следующего перечня рекомендаций, ориентированных на конечные результаты управленческой деятельности.
1.Терминология при формировании схем информационных потоков
должна быть единой.
2.Информировать и получать информацию следует у того, кто свя
зан с выполнением или подготовкой решения.
3. Чтобы не было незаменимых работников аппарата управления,
следует унифицировать и описывать процедуру подготовки и прохожде
ния документов.
4. Прежде чем готовить, принимать и исполнять решение, следует
убедится в его необходимости.
5. Всякое управленческое решение должно готовится и реализовать
ся с минимальными затратами средств.
6. Исполнитель должен быть заинтересован в качественном и свое
временном исполнении решения.
7. Контроль исполнения должен быть двойным, работу контролеров
также надо стимулировать и контролировать.
8.Однотипные, постоянно повторяющиеся решения должны кон
тролироваться не в процессе исполнения, а по результатам с возложением
максимальной ответственности на исполнителя.
9.Готовящий решение и его исполняющий должны быть достаточно
о нем информированы.
10.Управленческое решение должны готовить и исполнять квали
фицированные исполнители.
11.Исполнение решения следует поручать работникам, которые об
ладают реальной возможностью выполнить его в установленное время.
12.При подготовке и исполнении решения сотрудникам в большей
мере следует взаимодействовать по горизонтальным уровням управления,
вышестоящих руководителей информировать только о результатах.
13.Следует не забывать что статистическая информация за длитель
ный период важнее, чем сиюминутные сведения.
Вмешиваться в исполнение решения следует только в том случае, ко
гда имеются отклонения, которые не могут быть устранимы исполнителями.
15.Источники первичной информации по одному и тому же реше
нию должны быть едиными.
16.Первичные документы должны готовиться в минимальном коли
честве экземпляров, передаваться в порядке подотчетности и храниться в
архивах или в конечных контрольных подразделениях.
17.Документы следует конструировать таким образом, чтобы де
тально не вчитываясь, можно было выносить оценочные суждения типа:
хорошо, плохо, лучше, хуже и т.д.
18.Деятельность исполнителей не следует детально регламентиро
вать, необходимо оставлять им возможность находить рациональные пути
в организации своей работы.
19.При большом количестве документально оформляемых техноло
гических процессов управления следует отдавать предпочтение стандарт
ным решениям.
20.Каждое вновь принимаемое решение следует проверять на нали
чие связи и непротиворечивости с ранее принятыми решениями.
21. Каждое управленческое решение следует проверять на надеж
ность по исполнителям, техническим средствам и финансовым
возможностям.
2.5 Рационализация режима обмена информацией
Производственно-экономическая информация отличается неравномерным возникновением во времени, поэтому процесс ее поступления в пределах определенного периода можно рассматривать как неравномерный. Это связано с наличием большого числа разнообразных факторов, оказывающих на него влияние. Для эффективного управления данным процессом представляется целесообразным математически описать его, используя известные в математической статистике законы распределения. Такое описание позволяет облегчить решение задачи прогнозирования поступления информации. Из совокупности известных законов распределения случайных величин в данном случае предпочтительными могут оказаться: нормальное распределение, биноминальное распределение и распределение Пуассона.
Как показывает практика, для описания процесса поступления информации чаще всего подходит закон нормального распределения. Чтобы установить, в какой мере подчиняется процесс поступления статистической информации закону нормального распределения, используется выборка фактических данных, характеризующих режим поступления информации за несколько периодов по наиболее представительным формам документов.