Крулькевич М. И., Сынкова Е. М. Информационная деятельность в организациях. Донецк: Донну украины, 2001. 176 с (стр. 41 из 43)

Это широкий спектр информации, полученной маркетинговыми исследованиями, анализом сбыта и изменений в окружающей обстановке и состоянии конкуренции.

8. Информация о рабочей силе.

Это досье, включающее личные данные, профессиональную квалификацию, предыдущие места работы и должности, настоящее место работы и должность, обучение, отдел, исполнение обязанностей, перспективы продвижения.

Предназначена информация для устройства и контроля за использованием рабочей силы, а также ее распределением.

9. Информация отдела снабжения.

Это данные об изменении спроса и предложения, контроля исполнения заказов поставщиками, включая данные о требуемых объемах поставок, датах поставок, ценах.

10.5. Стандарт на поведение сотрудников в организации

Сотрудники организации являются довольно ненадежным материалом для формирования коммуникаций. Поведение их неоднозначно, ему не хватает логичности и рациональности. Для преодоления организационной неполноценности сотрудников правомочно используется стандарт на поведение. Это стандарт коммуникаций их в организации в виде образцов, созданных почти на все случаи и ситуации. Такой стандарт придает организации стабильность, единство целей, снимает индивидуальные различия в поведении сотрудников на службе, исключает произвол и всякое незапрограммированное проявление личности.

Применение стандарта позволяет установить полный контроль над организацией и гарантировать ее эффективность. На базе стандарта предопределяется возможность применять научные методы построения фор-

164

165

мальной структуры отношений, без которой не может обойтись никакая организация.

Вместе с тем стандарту присущи и недостатки, обусловленные тем, что он предусматривает выделять в организации лишь управляемые элементы, оставляя без внимания весьма важное обстоятельство: организация не является только средством решения установленного круга задач и инструментом достижения заданных целей, она вместе с тем особая человеческая среда и социальная общность. Последнее предопределяет то, что организация функционирует не только в результате управленческих воздействий, но имеет и свои внутренние закономерности поведения, структуру и собственные цели. Такие цели часто противоречат целям самой организации. Все это объясняет беспомощность управления, организацией из-за такого поведения сотрудников, которое выходит за пределы стандарта.

10.6. Моделирование коммуникаций в иерархических организациях

Моделировать систему коммуникаций крупной организации практически невозможно, можно лишь моделировать решение отдельных задач организации. Инструментом моделирования являются ориентированный граф и таблица переходных вероятностей.

ва работ, переданного данному сотруднику, к общему количеству работ структуры или элемента системы управления.

Вектор матрицы переходных вероятностей используется в качестве оценки меры полезности каждого сотрудника организации, а также для описания отношений подчиненности.

При детальном анализе потока работ выявляются такие обстоятельства: никто не должен быть собственным подчиненным; никто не должен быть начальником и одновременно подчиненным другого сотрудника; подчиненный подчиненного является подчиненным.

Чтобы не было указанных обстоятельств необходимо и достаточно, чтобы в графе не было круговых передач одних и тех же работ. Наличие круговых передач означает, что кто-то сам себе отдаст приказания и сам себя контролирует, хотя это обычно завуалировано. К тому же это создает трудноустранимую бюрократическую волокиту.

Оценку полезности сотрудников и их отношения подчиненности можно произвести с использованием понятия "статус". Статус тем выше, чем больше подчиненных. Он определяется по формуле:

ь=

Таблица ЮЛ Переходные вероятности

[1 23456

_4-__________

110,1 0,4 0,5 О О О

I

21 0,5 0,1 0,4 О О О I

3|0,330,230,10 О О 0,34

(

4| 0 0,5 0 0,5 О О

I

51 0 0,6 О О 0,4 О I

610 0 0,330,240,330,10

Рис. 10.1 Ориентированный граф

Стрелки ориентированного графа показывает направления движения работ по подчиненности, а вероятности показывают отношение количест-

166

где Ш- число подчиненных к-го уровня.

Граф и статус весьма полезны для проведения сокращения численности сотрудников организации.

Ориентированный граф процедур принятия решения имеет форму, показанную на рисунке.

Стрелками на графе указывается направления, в которых могут отдаваться распоряжения или поручаться работа. Предложение на проведение работ вырабатывается элементом 1 или ему передается внешней организацией. + - принять, - отклонить, передать.

Рис. 10.2 Ориентированный граф процедур.

Для выполнения работ по подготовке решения требуется консультации, анализ и обмен мнениями. Весь перечень процедур подготовки решения по принятию или отклонению предложений включает:

1. Уточнение - введение дополнительной информации.

167

2. Изучение - использование разных вариантов обработки информа
ции.

3. Оценка полезности - измерение результата.

4. Консультация с узким специалистом - проверка ограничений.

5. Консультация со специалистом широкого профиля - проверка со
ответствия широким ограничениям.

6. Детализация - разукрупнение исходной информации.

7. Передача более компетентному лицу - замена оператора обработки
информации.

8. Оценка применимости к другим задачам - замена алгоритма
преобразования информации.

9. Обобщение на перспективные задачи - введение дополнительных
переменных.

10.Постановка новой проблемы - исследование проблемы при других
видах ограничений.

Каждая из приведенных процедур оценивается временем передачи работы и вероятностью применения. Зная вероятности применения соответствующих процедур и время выполнения процедур, можно вычислить предельные оценки времени принятия решения, последовательность передачи работы, при которой можно оценить минимальное и максимальное время принятия решения. Полная вероятность принятия решения 1-м элементом структуры равна:

10 (1)

где ?1 - вероятность принятия решения первым элементом при 1- ой процедуре.

Рн - вероятность смены процедур первым элементом оргструктуры.

Граф подчинения может быть оптимизирован путем введения ограничений, чтобы получить минимальное время принятия решения Треш при заданной вероятности решения Рреш. Может быть также максимизирована вероятность решения в течении заданного времени. Повышение вероятности принятия решения с использованием различного рода консультаций достигается ценой увеличения времени на принятие решения.

Таким образом, оптимизация ориентированного графа заключается в таком выборе консультаций и процедур, при которых

( Треш [ Рреш >?*])-> ттап либо

( Рреш [ Треш > Т*]) -» тах

где Р* и Т* - пороговые или нормативные значения указанных величин.

Оптимизация графа обеспечивает повышение работоспособности системы управления фирмы в целом.

10.7. Бюрократизм в менеджерской системе коммуникаций

Сложная система коммуникаций в процессе подготовки управленческих решений обуславливает появление ситуаций, когда управление используется в нежелательном смысле. Примером этому является наличие бюрократизма в системе коммуникаций. Бюрократизм представляет собой осуществление всевозможных скрытых препятствий принятию решений.

Для борьбы с бюрократизмом в США, например, разработана штрафная матрица, в соответствии с которой из системы коммуникаций исключаются сотрудники, у которых время решения задач наиболее велико, а за каждое ошибочное решение и за создание очереди предложений сотрудникам устанавливается один из видов наказания, например, в форме штрафа.

В ответ на это в бюрократической организации штрафу противопоставляется волокита, которая позволяет принимать минимум решений за фиксированное время, или вообще не принимать никаких решений.

Каждый бюрократ стремится увеличить время принятия решения, но так, чтобы не оказался в числе наказанных или даже уволенных. Чтобы избежать бюрократизма, сотруднику нельзя задерживать выполнение процедуры у себя за счет превышения времени и не допускать слишком частого возвращения предложений, иначе это приведет к созданию очереди.

Выявить бюрократизм позволяет уточнение истинного наименования и содержания процедур рассмотрения предложения о принятии решения.

Перечень наименований процедур их уточненные названия и условные наименования с позиций бюрократизма приведены в таб.10.2.

Вторым направлением выявления бюрократизма является оценка наличия петель циркуляции предложения между сотрудниками организации. Количество таких циклов, или петель определяет уровень бюрократизма. Таблица 10.2

№ п/п	Официальное наименование процедуры	Уточненное содержание процедуры	Условное наименование
1.	Уточнение предложения	Любое предложение возвратить для доработки	"Встречная струя"
2.	Изучение предложения	Оттягивание решения насколько возможно	"Тянучка"
3.	Проверка полезности	Включение в решение заведомо спорного вопроса, после чего передать для согласования другому лицу	"Блок"

168

169

1	2	3	4 ~
4.	Консультация с узким специалистом	Передается другому лицу	"Рикошет"
5.	Консультация со специалистом широкого профиля	Передача для согласования по кругу	"Водоворот" ~"
Ъ.	Детализация предложения	Вместо требуемого по существу предложения принять несколько очевидных решений, не имеющих отношения к делу	"Распыл"
/.	Передача предложения более компетентному лицу	Получения мнения "сверху"	"Трансляция"
8.	Оценка применимости к другим задачам	Замена нового предложения старым, давно принятым	"Маска"
У.	Обобщение на перспективные задачи	Провернуть дело так, чтобы в решение были включены новые (посторонние) вопросы и направить на согласование и уточнение	"Захват" [
10	Постановка новой проблемы	Принять очень общее и вполне безответственное решение, которое невозможно проверить.	"Окутывание"

10.8. Неформальные коммуникации в организациях