Крулькевич М. И., Сынкова Е. М. Информационная деятельность в организациях. Донецк: Донну украины, 2001. 176 с (стр. 21 из 43)

да некоторым образом совокупность средств отображения текущих и ап-мюрных данных о состоянии объекта и его внешней среды. Наблюдение за информационной моделью позволяет своевременно диагностировать и оценивать текущую ситуацию, принимать решения и прогнозировать поведение объекта или процесса.

Информационная модель должна быть компактной, объединяющей средства сигнализации, индикации и регистрации в единую информационную систему, представляющую в удобной для человека форме конкретную обстановку с существенными ее деталями. К последним относят: многообразие взаимосвязей между контролируемыми величинами, отношение сигналов к объекту и целевым функциям, значимость параметров и их связей в решении той или иной управленческой задачи. При этом необходимая полнота представления данных о состоянии объекта должна обязательно согласовываться с психофизическими возможностями человека по восприятию и переработке информации. В силу ограниченных возможностей человека по восприятию и обработке информации скорость ее поступления не должна превышать пропускной способности человека. Невыполнение этого условия резко усложняет работу человека как приемника информации и приводит к различным неблагоприятным эффектам перегрузки, а именно к пропуску и ошибочному опознаванию сигналов и задержке в их передаче и переработке. В свою очередь перегрузка отчасти может быть компенсирована фильтрацией потока информации и параллельным включением дополнительных сотрудников.

Надежность функционирования систем "человек-человек" и "человек-машина" во многих случаях может быть обеспечена на основе делегирования полномочий и повышения уровня тезауруса работников. Однако такой подход состоит по существу в приспособлении человека к существующей системе контроля и управления и не предполагает развития и совершенствования самой информационной системы. В тоже время рациональная организация информационной модели, представляющей информацию с учетом различных взаимосвязей в форме, удобной для восприятия человеком, сокращает информационную нагрузку, а также способствует процессу его адаптации до требуемой пропускной способности. Поэтому особую важность приобретает вопрос рационального отображения параметров системы управления, обеспечивающих максимальную в конкретных условиях скорость обработки информации.

В случае, когда информационные процессы связаны с массовой информацией, применяется обобщенное ее представление. Методы обобщенного представления основаны на генерализации, под которой понима-^ется процесс обобщения и выделения данных из первичного множества ""раметров с целью формирования групповых обобщенных характери-^сп№, позволяющих судить о существенных признаках поведения и состояния исходного множества данных.

В зависимости от свойств обобщенных характеристик и методов формирования выделяют три направления генерализации: функционально-логическое, аналитическое и статистическое.

Первое направление основано на использовании функциональных и логических связей параметров между собой, а также их отношений к состоянию объекта и целевой функции управления. Учет взаимосвязей позволяет выделить представительные характеристики и параметры, возглавляющие иерархические системы генерации взаимосвязанных параметров и отражающие изменение каждого из нижестоящих в данной иерархии.

В результате аналитической генерализации получаем интегральные, инкрементные и экстремальные характеристики множества данных. Такой подход оказывается эффективным при контроле объектов с распределенными параметрами.

Статистическое направление генерализации чаще всего используется для целей анализа и прогнозирования случайных процессов. Это направление предполагает переход от множества отдельных значений параметров к их статистическим распределениям, таким, как математическое ожидание, мода, медиана, асимметрия и др.

Рассмотренные методы обобщенного представления массовой информации, естественно, не исчерпывают всех возможностей решения этого вопроса.

Глава 5. ОБЩЕНИЕ В ПРОЦЕССЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

5.1. Деловое общение

Общение представляет собой передачу мыслей, эмоций или отношений одного или нескольких человек другому или другим людям. Общение _ важный и обязательный компонент информационной деятельности в системе управления. Это обусловлено следующими обстоятельствами:

изучение объекта или процесса подразумевает эффективные пря
мую и обратную связь органа управления с объектом или процессом;

исследование ситуации позволяет связать желание управляющего и
потребности объекта;

общение - один из способов контакта, с помощью которого сооб
щения доводят до потребителя;

- всякие переговоры ведутся посредством двустороннего общения;
'- руководители доводят инструкции и указания до подчиненных;

подчиненные своим поведением показывают отношение к руководству;

общение может быть официальным, т.е. предусмотренным положе
нием о подразделении и должностной инструкцией сотрудника;

общение может быть неформальным, т.е. касающимся вопросов,
напрямую не связанных со служебной деятельностью;

общение может быть дружественным или враждебным, доступным
для понимания или беспорядочным;

общение может быть в устной, письменной или непротокольной форме;

общение может быть эффективным или неэффективным;

неэффективное общение может вызвать противоположный эффект,
например, плохая реклама приводит к потере покупателей, плохое
производственное общение вызывает производственные конфликты,
плохо составленный отчет может привести к ошибочным решениям.

Основные принципы общения предусматривают следующее:

- должны существовать каналы общения;

на концах каждого канала должны находиться сотрудники, способ
ные пользоваться ими;

должны быть некоторые средства, подтверждающие использование
информационных каналов;

должно быть достаточное побуждение к использованию информа
ционных каналов общения;

должна быть выбрана наиболее приемлемая форма общения: устная,
письменная, диаграммная или рисуночная.

Каково бы ни было общение - личное или посредством технических средств, оно обычно осуществляется по типовой схеме (рис. 5.1). На схеме "оказаны стадии и элементы процесса общения. Информация источника в

виде идей, мыслей, планов, приказов и указаний искажается фильтрами, обусловленными отношениями, предубеждениями и ожиданиями.

Обратная связь

Источник информации

Назначение информации

рильтр

Послание

фильтр

Кодирование

Декодер (тезаурус)

Передача

Получателе

Рис. 5.1- Типовая схема общения

После чего идеи, мысли, планы и приказы становятся посланием в виде сообщений, планов, приказов и указаний, которое кодируется наиболее пригодными в ситуации средствами - письменными или произносимыми словами, сигналами, символами и т.д., которые передаются через приемные каналы с учетом рассеивания и искажений. Получатель принимает переданный сигнал и расшифровывает его согласно уровню своего тезауруса. Понимание получателя зависит также от его отношения, предубеждения и ожиданий. Его интерпретация сигнала определяет назначение, то есть то, что он думает о полученном.

Если процесс общения не имеет обратной связи, т.е. имеет односторонний характер, то появляется риск неадекватного поведения получателя вследствие ошибочно воспринятого сообщения. При двустороннем обше-нии получатель имеет возможность уточнить, правильно ли он понял по-

сяание. Обычно в любой организации почти 80% проблем возникают вследствие неправильного общения.

Все организации отличаются разнообразием функций, структур и информационных систем, которые должны взаимодействовать и контролироваться. Поэтому организация не может функционировать без общения, которое связывает все составные части организации и побуждает сотрудников к выполнению своих обязанностей. Чтобы функционировал каждый элемент структуры управления, должно быть общение между членами группы сотрудников этого элемента.

Обмен информацией обычно осуществляется для того, чтобы передавать приказы, указания и распоряжения и для того, чтобы они были эффективно исполнены; обеспечить отчет о ходе дел; передавать информацию от работников к менеджерам; улучшать исполнение работ отдельными сотрудниками; способствовать профессиональному росту работников; информировать о состоянии дел в организации в целом; обучать менеджеров и работников; информировать средние и низшие звенья менеджеров о решениях высшего руководства; информировать высшее руководство о •деятельности подчиненных.