Программный комплекс для управления гостиницами Inn 18 «Невский портье» компьютерная система для автоматизации гостиниц 20 (стр. 4 из 6)

Особенности системы "Невский портье"

"Невский портье" - это принципиально новая система, обладающая более широкими возможностями, гибкостью настроек и перспективой развития. В частности, в системе "Невский портье" заложена возможность индивидуальной работы с каждым гостем в отдельности, как на основе алгоритма, принятого в России (расчетный метод с предоплатой за проживание), так и на основе принципов расчетов с гостем, принятых на Западе (начисление сумм за услуги на лицевой счет клиента с оплатой при выезде, по факту), причем оба принципа расчетов могут применяться одновременно для одного и того же гостя.

В системе "Невский портье" имеется возможность расчетов с каждым гостем исходя из индивидуального значения расчетного часа. Это качество особенно полезно для пансионатов и санаториев гостиничного типа, одновременно принимающих гостей по заранее проданным путевкам и по свободному поселению.

Использование понятия "расчетный час" не только полностью соответствует "Правилам предоставления гостиничных услуг в РФ", утвержденным соответствующим постановлением Правительства РФ, но и позволяет системе "Невский портье" автоматически начислять оплату за 0,5 суток. В импортных системах, основанных на принципе ночного аудита, подобное начисление производится оператором вручную, при оформлении выезда гостя.

При расчетах с гостями и с организациями-потребителями за оказанные гостиничные услуги, "Невский портье" производит раздельный учет наличных оплат, безналичных средств, переведенных на расчетный счет гостиницы и оплат, осуществленных гостями по кредитным картам,

Конфигурация «Невский портье» для пансионатов и санаториев обеспечивает возможность предварительной продажи путевок с расчетом стоимости в зависимости от индивидуального набора услуг (питание, лечение и т.д.). А также поселение по путевке, формирование списков на питание и др. услуги.

Система «Невский портье» может работать в режиме удаленного доступа. Это удобно в том случае, когда офис, в котором занимаются бронированием мест (продажей путевок) и гостиница (пансионат) территориально разъединены. Или когда несколько гостиниц управляются из одного центра.

Для гостиниц от 1 до 10000 номеров

Система "Невский портье" предназначена для автоматизации работы служб размещения в гостиницах, пансионатах и домах отдыха с общим количеством номеров от одного до 10000 и количеством корпусов от одного до 10.

Система "Невский портье" может устанавливаться как в локальном варианте (совмещенное рабочее место администратора-кассира-портье), так и в сетевом варианте, с установкой рабочих мест в службе приема (администратор, кассир), в службе бронирования (работа с заявками, предварительная продажа путевок для пансионатов), в дирекции, на этажах и т.д.

Систему "Невский портье" удобно устанавливать в цепочках отелей, в ведомственных гостиницах и пансионатах, управляемых и контролируемых из одного центра. При этом, в связи со структурированностью информации и единой технологией работы с гостем, центральная организация, получая оперативные отчеты с мест, может более эффективно решать свои задачи.

Система написана на VFP и функционирует на персональных компьютерах, обеспечивающих устойчивую работу Windows98/2000/XP.

Функции, автоматизированные в системе "Невский Портье":

В системе «Невский портье» автоматизируются все этапы работы с гостем. Основные модули системы:

· модуль работы с заявками;

· модуль предварительной продажи путевок (для пансионатов);

· модуль бронирования (резервирования) мест;

· модуль поселения (свободное поселение, поселение по заявкам, ускоренное поселение группы гостей, поселение по предварительно проданным путевкам для пансионатов);

· кассовый модуль (оплата проживающему гостю, оплата непроживающему, оплата группе, отчеты кассира, работа с фискальным регистратором, формирование счетов-фактур и т.д.);

· модуль контроля должников и выселения;

· модуль переселения, продления проживания, корректировки данных о госте, изменения способа оплаты и т.д.;

· модуль справок о проживающих;

· модуль безналичных расчетов (предварительный расчет по заявкам, формирование расчета по факту за проживание – форма 7);

· модуль учета и оформления расчетов за телефонные переговоры, контроль должников;

· модули справочников: номерной фонд, потребители, дополнительные услуги, налоги и т.д.;

· модули ведения тарифов (на проживание, на сервис, на доп. оборудование), ведение договорных тарифов;

· модуль формирования информации для поэтажных служб;

· модуль формирования печатных и отчетных документов;

· модуль формирования списков на питание (для ресторана) и др. услуги;

· модули ведения архивов: архив движения номерного фонда, архив наличных счетов, архив телефонных переговоров;

· модуль формирования журналов для ОВИР;

· модуль формирования «черных списков»;

· модуль аналитики;

· модуль обмена информацией с бухгалтерскими системами (например, с «1С»);

· служебные модули, модули настроек, ведение паролей пользователей и т.д.

Работа с номерным фондом

Модуль ведения номерного фонда, реализованный в системе "Невский портье", позволяет сотрудникам гостиницы самостоятельно формировать описание номерного фонда и оперативно отслеживать его изменение. При этом в базу данных вводится такая информация, как категория, количество мест, имеющееся дополнительное оборудование и другие параметры, характеризующие каждый конкретный номер. Имеется возможность добавить в базу новый номер или удалить существующий.

Оператор может изменить состояние номера: перевести свободный номер в состояние ремонта, указать, что номер сдан в аренду, выделен под служебное помещение и т.д. "Невский портье" автоматически установит соответствующее состояние номера при наступлении даты начала или окончания ремонта, срока аренды или периода бронирования (если соответствующая информация была заблаговременно введена в компьютер).

* экран номерного фонда

Тарифы на проживание и дополнительные услуги

В системе заложен гибкий механизм ведения тарифной политики. Все вводимые тарифы характеризуются датой начала и датой окончания их действия. С наступлением соответствующей даты "Невский портье" будет автоматически производить расчеты с гостями за проживание и дополнительные услуги на основе действующих на эту дату тарифов. Возможно введение как общих тарифов для всех гостей, так и специальных, договорных, тарифов для отдельных организаций-потребителей. Система автоматически расчитывает налоги в соответствии с действующим Российским законодательством и в зависимости от способа оплаты (наличные средства или безналичные расчеты).

У оператора имеется возможность работы со следующими справочниками, относящимися к группе формирования тарифов:

· справочник тарифов на проживание;

· справочник тарифов на оборудование в номере;

· справочник тарифов на дополнительные и сервисные услуги;

· справочник налогов на услуги гостиницы.

Работники гостиницы могут по своему усмотрению формировать перечень оказываемых услуг с помощью функций ведения справочников сервисных и дополнительных услуг.

* экран справочника тарифов на услуги

** экран справочника услуг

Работа с заявками

Все заявки, по которым планируется заезд гостей, должны быть заблаговременно введены в систему "Невский портье". Это ускоряет в дальнейшем процесс поселения и помогает администратору планировать загрузку гостиницы на перспективу, а также позволяет произвести предварительные расчеты оплаты за проживание и сервис.

С точки зрения системы, заявка - это образ документа (письмо, телекс, телефонограмма и т.п.) от организации-потребителя с просьбой о предоставлении мест для поселения.

В системе по каждой заявке фиксируются организация-потребитель, даты заезда и выезда гостей, количество суток брони и способ оплаты (наличный или безналичный), тариф, заявленное количество мест. Помимо перечисленных характеристик заявки, в системе можно зафиксировать список фамилий ожидаемых гостей.

Данные для заявки могут поступать в гостиницу также и по электронной почте. Отработанные заявки автоматически удаляются из базы данных.

* экран работы с заявками

** экран работы с заявками

*** экран справочника деловых партнеров

Бронирование мест

Процедура бронирования (резервирования) позволяет закрепить за введенной заявкой конкретные места на конкретный период времени. Также реализованы операции снятия номеров с брони и перебронирования. Поскольку в Российских гостиницах распространена практика поселения гостей на одно место (в отличие от зарубежных гостиниц, где занимается номер целиком), в системе "Невский портье" ведется отслеживание занятых и забронированных мужских и женских мест, формируется шахматка номерного фонда.