на тему: «erp система на предприятии нефтегазовой отрасли» (стр. 2 из 4)
• Автоматическое формирование листа согласования.
• Передача документа на ознакомление и формирование листа ознакомления.
• Автоматический перенос обработанных документов в архивные базы.
Контроль исполнительской дисциплины
• Контроль соблюдения параметров согласования.
• Формирование простых и распределенных поручений.
• Отчеты по поручениям: подготовка, утверждение отчета, его отправка на доработку.
• Мониторинг и статистика выполнения поручений.
Обработка входящих и исходящих документов
• Регистрация корреспонденции.
• Наложение резолюций. Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам. Перевод документов из бумажного вида в электронный и обратно.
• Помещение документов после исполнения в "Дело №...".
• Связывание документов "по вопросу".
• Настройка регистрационных номеров.
• Поддержка работы нескольких канцелярий.
[3]
Работая в системе БОСС-Референт, вы имеете под рукой средства поиска, необходимые документы и поручения, механизм уведомлений и напоминаний, т. е. все то, что делает работу сотрудника управленческой структуры эффективной.
• Механизмы совмещения должностей, делегирования полномочий и замещения. Механизмы реализованы для исключения простоев, связанных с болезнями, отпусками и командировками сотрудников.
• Управленческий контекст. Система предоставляет возможность принимать решения по документам в управленческом контексте. Так, получив поручение, можно тут же просмотреть документ, по которому оно сформировано, этапы его обработки; замечания и документы, сформированные в ходе его согласования, другие поручения, сформированные по документу, и т. д. Исходный вариант обрабатываемого документа остается неприкосновенным. Переходы между блоками связанной информации, относящейся к одному вопросу, реализованы с помощью механизма ссылок.
• Настраиваемые механизмы уведомлений и напоминаний, обеспечивающие соблюдений регламентов процедур согласования, ознакомления, работы с поручениями. Система может быть настроена таким образом, что, например, при нарушении сроков выполнения поручений она будет рассылать сотрудникам напоминания о необходимости дать отчет по поручению, при исчерпании времени, установленного для согласования документа, будет информировать сотрудника, что согласование необходимо выполнить в течение суток, и т. д.
• Регламентированные процедуры. В ходе настройки системы в нее помещаются шаблоны типовых документов (приказов, распоряжений и т. д.), а также типовые маршруты их внутренней обработки. В маршруте уже определены порядок движения документа между лицами, участвующими в его обработке, и их роли, действия системы в случае, если кто-то из участников согласования "не согласен" с документом, завершено согласование и т. д.
• Все виды поисков информации. Доступны поиски а) по набору атрибутов их регистрационных карточек, б) по произвольным словам и фрагментам содержания документа, в) полнотекстовый поиск (предполагает предварительную индексацию баз данных). Поиск документов облегчает также настраиваемый механизм представления документов по группам - темам, подразделениям, датам, состояниям документов и т. д.
• "Кабинет". В системе имеется выделенное интерфейсное пространство - база данных "Кабинет", предназначенное для работы с документами и поручениями и внутрикорпоративной информацией.
• Система имеет графический пользовательский интерфейс, реализована концепция автоматизированного рабочего места.
• Web-доступ. Для организаций, не использующих Lotus в качестве корпоративного стандарта, предложен альтернативный способ доступа к функциональным возможностям системы - средствами браузера Internet Explorer версии 5 и выше. Таким организациям потребуется закупать клиентских лицензии Lotus Notes только для установки на рабочих местах администраторов системы.
[4]
Многие решения организаций носят типовой, повторяющийся характер. Они принимаются путем подготовки, согласования и утверждения типовых документов, каждый из которых имеет свой шаблон, параметры и маршрут обработки.
Встроенные процессы обработки документов
В стандартную поставку системы включены гибкие настраиваемые процессы, задающие правила обработки пяти видов повсеместно используемых документов: договоров, служебных записок, заявок, организационно-распорядительных документов и проектов исходящих документов. Они реализованы в новом модуле системы "Принятие решений".
Процесс обработки документа описывается с помощью карточки, где фиксируются параметры документа, и маршрута. Последний состоит из стадий жизненного цикла документа (подготовка, согласование и т. д.) и условий перехода между стадиями.
Маршрут движения служебных записок
Маршрут движения договоров
Для каждой стадии настраиваются следующие параметры:
• ответственные за стадию: роли, или должности, или ФИО (например, "коммерческий директор", или "сотрудник отдела закупок", или Титов В.В.)
• списки возможных решений (например: "согласен", "согласен с замечаниями" и др.)
• допустимые действия (например, можно ли инициировать дополнительное согласование)
• права доступа (например, кто из пользователей может инициировать процесс)
• автоматические действия (например, может ли система автоматически переводить документ на следующую стадию при истечении срока пребывания документа на текущей стадии).
Варианты использования встроенных процессов
В ходе проекта создания СЭД возможны следующие варианты действий:
• Использовать «как есть» процессы, входящие в стандартную поставку. Вариант подходит организациям, только начинающим создавать свою культуру работы с документами.
• Модифицировать процессы, входящие в стандартную поставку, с учетом специфики заказчика. Этот вариант уместен, если бизнес-процессы организации незначительно отличаются от общепринятых.
• Создать процесс из имеющихся элементов «с нуля» – например, для документационного обеспечения принятия решений по сложным договорам. Для создания специфических процессов имеются два типа готовых «кубиков»: а) стадии обработки документов – создание, согласование, утверждение и т. д. и б) блоки маршрутов согласования. Вариант ориентирован на компании, работающие с документами, решения по которым принимаются по специальным схемам.
Для каждого вида документа можно определить несколько процессов обработки - например, один для договоров купли-продажи, другой - для договоров на предоставление услуг.
Настройка и создание процессов обработки документов
Простые процессы настраиваются с помощью встроенного в модуль "Принятие решений" средства "Настройка принятия решений", сложные - с помощью механизма workflow.
Создать процесс обработки нового документа (т.е. его карточку и маршрут) могут специалисты заказчика (при наличии необходимой квалификации) или сотрудники компании Аплана в рамках заказной разработки. Настройку и модификацию карточки и маршрута далее могут выполнять сотрудники заказчика самостоятельно.
Особенности процесса обработки документов
Сложные маршруты согласования. Наряду со средствами организации параллельно-последовательного согласования можно использовать механизм workflow, чтобы организовывать согласования с переходами по условиям. Например, систему можно настроить таким образом, что в маршрут согласования договора дополнительно автоматически будет включаться вице-президент по финансам при условии, что сумма договора превышает миллион рублей.
Учет ролей и делегирование полномочий. Система поддерживает механизмы совмещения должностей, делегирования полномочий и замещения. Для разграничения функций сотрудника по обработке документов (утверждающий, согласующий и т. п.) в функциональном подразделении, где он работает, и проектах, в которых участвует, реализован механизм ролей.
Гибкость маршрутов. Параметры процесса обработки документа могут быть изменены, если это разрешено в настройках. Сотрудники, согласующие и утверждающие документ, могут инициировать, например, дополнительное согласование.
Контроль исполнения бизнес-процессов. Модуль "Принятие решений" обеспечивает контроль движения документов по стадиям и сроков их рассмотрения.
[5]
Система БОСС-Референт спроектирована таким образом, чтобы обеспечить оптимальное соотношение базового функционального наполнения и возможностей развития системы с учетом специфики организации, в том числе специалистами заказчика.
Место системы БОСС-Референт в СЭД
Систему электронного документооборота, построенную на основе БОСС-Референта, можно условно представить в виде совокупности нескольких слоев:
• "железо" (серверы, клиентские рабочие станции, сети и др.) и платформа (сетевая операционная система Windows/Linux/Sun и транспортные протоколы), которая объединяет в единый комплекс все "железо"
• технология IBM Lotus - технологическая платформа, являющаяся "надстройкой" над сетевой операционной системой
• система БОСС-Референт, представляющая собой Lotus Domino-приложение, состоящее из баз данных формата nsf.
В состав СЭД принято также включать пользователей системы, которые могут работать с помощью как средств клиента Lotus Notes, так и Web-браузера MS Internet Explorer, а также регламенты электронного делопроизводства и документооборота, задающие общие правила работы СЭД и включающие инструкции для пользователей и администраторов системы.