УТВЕРЖДЕНЫ
Приказом Комитета по управлению архивами Администрации
Волгоградской области
от 30 августа 2010 г. № 121
Методические рекомендации
по разработке инструкций по делопроизводству
в органах исполнительной власти Волгоградской области
1.1. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Волгоградской области (далее – Методические рекомендации) разработаны в соответствии с пунктом 3 постановления Администрации Волгоградской области от 12 апреля 2010 г. № 109-п «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области» в целях оптимизации процедуры и порядка разработки органами исполнительной власти Волгоградской области инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания.
1.2. Методические рекомендации рассчитаны на применение структурными подразделениями органа исполнительной власти Волгоградской области, на которые возложены функции по организации и ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области (далее – служба делопроизводства), при разработке ими инструкции по делопроизводству органа исполнительной власти Волгоградской области (далее – Инструкция по делопроизводству).
1.3. Методические рекомендации не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну[1].
1.4. Применение Методических рекомендаций будет способствовать созданию единой методической основы ведения делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области.
1.5. При разработке Методических рекомендаций учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:
Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;
Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;
Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;
постановление Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти»;
постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995г. № 1268 «Об упорядочения изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»;
постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
постановление Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 27 февраля 1998 г. № 28 «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство. Термины и определения»;
постановление Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30.- 2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документации. Требования к оформлению документов»;
приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;
Закон Волгоградской области от 17 июля 1996 г. № 73-ОД «Устав (Основной закон) Волгоградской области»;
Закон Волгоградской области от 18 сентября 2000 г. № 436-ОД «О гербе и флаге Волгоградской области»;
Закон Волгоградской области от 1 октября 2002 г. № 736-ОД «О законах и иных областных нормативных правовых актах»;
Закон Волгоградской области от 31 декабря 2009 г. № 1981-ОД «Об архивном деле в Волгоградской области»;
постановление Главы Администрации Волгоградской области от 26 сентября 2002 г. № 735 «О регламенте Администрации Волгоградской области»;
постановление Главы Администрации Волгоградской области от 28 марта 2003 г. № 221 «Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Волгоградской области»;
постановление Главы Администрации Волгоградской области от 23 апреля 2007 г. № 649 «Об утверждении форм официальных бланков Администрации Волгоградской области»;
постановление Главы Администрации Волгоградской области от 30 декабря 2007 г. № 2110 «О нормативных правовых актах структурных подразделений администрации Волгоградской области»;
постановление Главы Администрации Волгоградской области от 30 марта 2009 г. № 306 «О вводе в эксплуатацию единой автоматизированной системы электронного документооборота в органах исполнительной власти Волгоградской области»;
постановление Главы Администрации Волгоградской области от 31 июля 2009 г. № 885 «О внедрении электронной цифровой подписи в единую автоматизированную систему электронного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области»;
постановление Главы Администрации Волгоградской области от 25 декабря 2009 г. № 1554 «О некоторых вопросах в сфере делопроизводства и документооборота в органах исполнительной власти Волгоградской области»;
постановление Администрации Волгоградской области от 12 апреля 2010г. № 109-п «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области».
2.1. Инструкция по делопроизводству разрабатывается органом исполнительной власти Волгоградской области в соответствии с Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области, утвержденными постановлением Администрации Волгоградской области от 12 апреля 2010 г. № 109-п (далее – Правила делопроизводства), с учетом положений Методических рекомендаций.
2.2. Проект Инструкции по делопроизводству согласовывается с соответствующими структурными подразделениями органа исполнительной власти Волгоградской области и с заместителем руководителя органа исполнительной власти Волгоградской области, курирующим вопросы информационного и документационного обеспечения.
2.3. В соответствии с пунктом 1.4 Правил делопроизводства орган исполнительной власти Волгоградской области направляет проект Инструкции по делопроизводству на согласование в Комитет по управлению архивами Администрации Волгоградской области.
При наличии у Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области замечаний по проекту Инструкции по делопроизводству, орган исполнительной власти Волгоградской области дорабатывает проект Инструкции по делопроизводству и повторно представляет его на согласование в Комитет по управлению архивами Администрации Волгоградской области.
Если по проекту Инструкции по делопроизводству имеются разногласия, проводятся согласительные процедуры (совещания) между представителями Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области и органа исполнительной власти Волгоградской области в целях выработки взаимоприемлемого решения.
Решение о согласовании Инструкции по делопроизводству оформляется выпиской из протокола заседания Экспертно-проверочной и методической комиссии Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области (далее – ЭПМК), направляемой в адрес органа исполнительной власти Волгоградской области, и проставлением штампа о согласовании на последнем листе текста Инструкции по делопроизводству.
После согласования Инструкция по делопроизводству утверждается правовым актом органа исполнительной власти Волгоградской области.
2.4. Утвержденная Инструкция по делопроизводству доводится до сведения структурных подразделений органа исполнительной власти Волгоградской области.
2.5. Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется правовым актом органа исполнительной власти после их согласования с Комитетом по управлению архивами Администрации Волгоградской области.
2.6. Территориальные органы органа исполнительной власти Волгоградской области власти разрабатывают инструкцию по делопроизводству территориального органа исполнительной власти Волгоградской области, основываясь на положениях Инструкции по делопроизводству, и руководствуясь Методическими рекомендациями.
3.1.1. В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству определяется назначение инструкции, область ее применения, правовые основания разработки инструкции, порядок ее принятия и согласования.
В разделе «Общие положения» устанавливается, что Инструкция по делопроизводству разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности органа исполнительной власти Волгоградской области документов, совершенствования делопроизводства органа исполнительной власти Волгоградской области и повышения его эффективности.