Во исполнение закона Волгоградской области от 6 марта 2009 года № 1863-ОД «О стандартах качества оказания государственных услуг Волгоградской области», постановления Главы Администрации Волгоградской области от 15 апреля 2009 г. № 386 «Об утверждении Порядка утверждения стандартов качества оказания государственных услуг (работ) Волгоградской области и Порядка оценки соответствия качества фактически оказываемых государственных услуг (работ) Волгоградской области утвержденным стандартам качества оказания государственных услуг (работ) Волгоградской области» п р и к а з ы в а ю:
1. Утвердить прилагаемые Методические рекомендации по разработке государственных стандартов в сфере архивного дела Волгоградской области (далее – Методические рекомендации).
(Далее текст не приводится).
Председатель Комитета Подпись И.О. Фамилия
Образец оформления приказа органа исполнительной власти Волгоградской области
Приложение 24
Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний)
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
В органах исполнительной власти Волгоградской области протоколы могут издаваться в полной и краткой формах. В краткой форме опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области, готовившего рассмотрение вопроса.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на бланке «Выписка из протокола».
Копии протоколов и выписки из протоколов заверяются печатью Службы делопроизводства.
Протоколы печатаются: на бланке протокола, на общем бланке, на листе бумаги формата А4.
Оформление протокола на листе формата А4
При оформлении протокола на стандартном листе бумаги оформляются следующие реквизиты:
«Наименование органа исполнительной власти Волгоградской области» – указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименование органа исполнительной власти Волгоградской области. Реквизит печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman 14 без отступа от верхней границы поля документа через одинарный междустрочный интервал и выравнивается по центру;
«Вид документа» - ПРОТОКОЛ, реквизит печатается шрифтом Times New Roman 14 полужирной насыщенности прописными буквами, отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными междустрочными интервалами и выравнивается по центру;
«Вид заседания, совещания» - отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными междустрочными интервалами, печатается шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности через одинарный междустрочный интервал и выравнивается по центру;
«Место проведения заседания(совещания)» - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два междустрочных интервала после реквизита «Вид заседания, совещания», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;
«Дата и номер протокола» - дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два междустрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы;
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и др. органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с системой регистрации, принятой в органе исполнительной власти Волгоградской области.
«Текст протокола» - состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 человек (список прилагается).
Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один междустрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов, в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании. При необходимости приводятся итоги голосования: «За - ..., против -..., воздержалось - ...».
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.
Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
Присутствовали:
Первый заместитель Главы
Администрации Волгоградской области – И.О. Фамилия
Заместители Главы Администрации
Волгоградской области – И.О. Фамилия
– И.О. Фамилия
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центровано и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 междустрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).
«Подпись» - отделяется от текста тремя одинарными междустрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один междустрочный интервал и выравнивается по левому полю. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Подпись секретаря заседания (совещания) отделяется от подписи председательствовавшего на заседании одинарным междустрочным интервалом и оформляется аналогично.
Образцы оформления полного и краткого протоколов на стандартном листе бумаги приведены в приложениях 25 и 26.
Оформление протокола на бланке протокола
При использовании для оформления протокола заседания (совещания) бланка протокола органа исполнительной власти Волгоградской области, на нем уже указаны реквизиты: «Герб Волгоградской области», «Наименование органа исполнительной власти Волгоградской области», «Вид документа» (ПРОТОКОЛ), «Отметка для проставления даты», «Отметка для проставления номера документа», «Место проведения заседания (совещания)». Правила построения бланка – аналогичны правилам построения бланков распоряжений и приказов органов исполнительной власти Волгоградской области.
Ниже реквизита «Место проведения заседания (совещания)» не менее чем 1,5 см печатается реквизит «Вид заседания (совещания)». Реквизит печатается шрифтом Times New Roman 14 через одинарный междустрочный интервал и выравнивается по центру текстового поля.
Текст протокола отделяется от предыдущего реквизита линией и двумя одинарными междустрочными интервалами.
Образец оформления протокола на бланке протокола приведен в приложении 27.
Оформление протокола на общем бланке
Если при оформлении протокола используется общий бланк, то на нем уже указаны реквизиты: «Герб Волгоградской области», «Наименование органа исполнительной власти Волгоградской области».
Остальные реквизиты протокола оформляются по правилам, предусмотренным для оформления протокола на стандартном листе бумаги.