В настоящих правилах используется нумерация реквизитов документов, используемая в ГОСТ Р 6.30-2003. Реквизит документа «Должность лица, подписавшего документ» пронумерован как 31, реквизит «Отметка о конфиденциальности» пронумерован как 32.
Для подготовки документов применяется текстовый редактор, обеспечивающий требования графического воспроизведения реквизитов документа (например, Word for Windows версии 6.0 и выше).
Вид используемого шрифта: Times New Roman (Cyr), диапазон размеров шрифта: от 12 до 14; диапазон используемых междустрочных интервалов: от одинарного до двойного.
При подготовке текстов в таблицах, для обеспечения лучшей читаемости данных, допускается применение шрифтов меньших размеров вида Arial.
При оформлении отдельных реквизитов документов могут быть использованы иные размеры шрифтов и междустрочных интервалов, предусмотренные Методическими рекомендациями.
Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатают через один междустрочный интервал.
Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложений», «Гриф согласования» отделяют друг от друга междустрочными интервалами – полуторным либо двойным.
Без отступа от левой границы текстового поля печатаются реквизиты: «Наименование (заголовок) документа», «Текст документа» (без абзацев), «Отметка о наличии приложений», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа», наименования должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слов «ПРИКАЗЫВАЮ», «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПРЕДЛАГАЮ».
Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова «Примечание» и «Основание» печатаются от левой границы текстового поля.
Начало абзаца в тексте печатается с отступом от левой границы - 1,25 см.
Герб Волгоградской области (реквизит 02)
Изображение герба Волгоградской области помещается на бланках документов органов исполнительной власти Волгоградской области в соответствии с Законом Волгоградской области от 18 сентября 2000 г. № 436-ОД «О гербе и флаге Волгоградской области».
На бланках документов органов исполнительной власти Волгоградской области герб Волгоградской области может изображаться в одноцветном и многоцветном вариантах, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа и центрируется. Реквизит помещается на бланк документа органа исполнительной власти Волгоградской области из файла электронной копии эталонного изображения герба Волгоградской области.
Размеры изображения герба для печати на бланках органов исполнительной власти Волгоградской области: высота – 17мм, ширина- 13 мм.
Наименование органа исполнительной власти Волгоградской области (реквизит08)
Наименование органа исполнительной власти Волгоградской области - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением об органе исполнительной власти Волгоградской области.
Сокращенное наименование органа исполнительной власти Волгоградской области помещают в скобках под полным наименованием.
Наименование территориального подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области указывается в том случае, если оно является автором документа, и располагается ниже наименования органа исполнительной власти Волгоградской области.
Должность лица, подписавшего документ (реквизит 31)
Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц органа исполнительной власти Волгоградской области, имеющих право использовать должностные бланки.
Наименование должности лица, подписавшего документ указывается под наименованием органа исполнительной власти Волгоградской области.
Справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области (реквизит 09)
Справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес официального сайта и другие сведения по усмотрению органа исполнительной власти Волгоградской области, например: код организации по ОКПО (проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), код формы документа по ОКУД (проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации), ОГРН (Основной государственный регистрационный номер органа исполнительной власти Волгоградской области проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами), ИНН/КПП (Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами).
Наименование вида документа (реквизит 10)
Наименование вида документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов, издаваемых органом исполнительной власти Волгоградской области.
Наименование вида документа не указывается в письмах.
Место составления (издания) документа (реквизит 14)
Место составления или издания документа (Волгоград) указывается в бланках документов органа исполнительной власти Волгоградской области, за исключением бланков писем.
Дата документа (реквизит 11)
Датой документа является дата его подписания (постановление, приказ, распоряжение, письмо, записка, акт и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или Службой делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная записка, заявление и др.).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 08.01.2010.
При словесно-цифровом способе оформления даты день месяца указывается парой арабских цифр, год четырьмя арабскими цифрами, например: 08 января 2010 г.
Регистрационный номер документа (реквизит 12)
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в органе исполнительной власти Волгоградской области.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению их наименований организаций в заголовочной части документа.
Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (реквизит 13)
Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, освобождает текст от вспомогательной информации.
Адресат (реквизит 15)
Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам и др.
В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.
Строки реквизита «Адресат» выравниваются по левому краю текстового поля реквизита или центрируются относительно самой длинной строки реквизита.
При адресовании документа в орган государственной и исполнительной власти (их территориальные органы, структурные подразделения), другим юридическим лицам (без указания должностного лица) наименования адресатов пишутся в именительном падеже, например:
Администрация
Волгоградской области
или:
Комитет по управлению
архивами Администрации
Волгоградской области
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Председателю Комитета
по управлению архивами
Администрации Волгоградской области
И.О. Фамилия
Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. №221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»).
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и их территориальные органы, органы государственной и исполнительной власти Волгоградской области, постоянным корреспондентам.