подготовка проекта отправляемого (исходящего) электронного документа, создание РКК отправляемого (исходящего) электронного документа и заполнение ее полей (внесение основных реквизитов документа, создание вложения и прикрепление файла документа к РКК);
формирование маршрута прохождения отправляемого (исходящего) электронного документа (внесение этапов согласования документа, проверки оформления, подписания, регистрации, сканирования и отправки).
отправка исходящего электронного документа в соответствии с маршрутом прохождения электронного документа.
3.7.4.8.1. Согласование проекта отправляемого (исходящего) электронного документа с использованием средств АСЭД включает в себя:
выполнение процедуры согласования проекта отправляемого (исходящего) электронного документа с заинтересованными лицами органа исполнительной власти Волгоградской области (при отсутствии замечаний к проекту);
при наличии замечаний - выполнение согласования проекта отправляемого (исходящего) электронного документа с замечаниями;
направление проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку исполнителю в случае, если в согласовании отказано.
3.7.4.8.2. Проверка оформления проекта отправляемого (исходящего) электронного документа - проверка соответствия документа установленным требованиям делопроизводства. На этом этапе происходит проверка наличия всех необходимых реквизитов, правильность их оформления.
Проверка оформления проекта отправляемого (исходящего) электронного документа с использованием средств АСЭД включает в себя:
выполнение процедуры проверки оформления проекта отправляемого (исходящего) электронного документа службой делопроизводства (при отсутствии замечаний к оформлению проекта);
при наличии замечаний - выполнение проверки оформления проекта отправляемого (исходящего) электронного документа с замечаниями;
направление проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку исполнителю.
3.7.4.8.3. При получении проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку исполнитель может или доработать документ в соответствии с полученными замечаниями или создать новую версию проекта отправляемого (исходящего) электронного документа.
3.7.4.8.4. После внесения необходимых изменений в проект отправляемого (исходящего) электронного документа:
он сохраняется с соблюдением версионности создаваемых документов;
повторно формируется маршрут прохождения проекта отправляемого (исходящего) электронного документа (согласование, проверка оформления, подписание, сканирование, отправка);
проект отправляемого (исходящего) электронного документа направляется повторно на согласование (или проверку оформления) в зависимости от этапа обработки документа, с которого документ был возвращен на доработку.
3.7.4.8.5. После завершения процедуры согласования, проверки оформления проект отправляемого (исходящего) электронного документа автоматически направляется на подписание.
3.7.4.9.1. Лицо, выполняющее процедуру подписания проекта отправляемого (исходящего) электронного документа:
знакомится с содержанием документа;
формирует замечания (при их наличии) в примечании к документу и производит удаление последующих этапов маршрута документа с направлением документа на доработку исполнителю;
при отсутствии замечаний выполняет процедуру подписания документа.
3.7.4.9.2. После процедуры подписания отправляемый (исходящий) электронный документ направляется автоматически на регистрацию.
3.7.4.10.1. Регистрация отправляемого (исходящего) электронного документа осуществляется службой делопроизводства. В РКК вносится индекс электронного дела в соответствии с номенклатурой дел. Структура регистрационного номера отправляемого (исходящего) электронного документа должна соответствовать требованиям, установленным Инструкцией по делопроизводству. Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) электронного документа присваиваются автоматически.
3.7.4.10.2. На данном этапе производится распечатывание отправляемого (исходящего) электронного документа на бумажном носителе в необходимом количестве экземпляров, его верификация с электронным документом и направление на подпись руководителю.
3.7.4.10.3. После завершения процедуры регистрации документ, сформированный на бумажном носителе, направляется на следующий этап – сканирование.
3.7.4.11.1. Служба делопроизводства осуществляет сканирование документа, сформированного на бумажном носителе в соответствии с порядком, установленным Инструкцией по делопроизводству, и осуществляет прикрепление электронного образа документа к РКК.
3.7.4.11.2. В случае наличия нескольких вложений прикрепленных к РКК электронных образов документа, определяется электронный документ, загружаемый автоматически средствами АСЭД в качестве основного.
3.7.4.11.3. После завершения процедуры сканирования, документ, сформированный на бумажном носителе, автоматически направляется на отправку.
3.7.4.12.1. В органы исполнительной власти Волгоградской области электронный документ направляется средствами АСЭД параллельно с отправкой документа, сформированного на бумажном носителе (документ направляется адресатам, указанным в РКК).
3.7.4.12.2. После завершения данной задачи документ автоматически направляется адресату (в службу делопроизводства органа исполнительной власти Волгоградской области) и одновременно направляется в электронное дело органа исполнительной власти Волгоградской области – автора документа в соответствии с номенклатурой дел.
3.7.4.12.3. После предварительной обработки поступившего (входящего) электронного документа адресатом, отправитель получает уведомление о доставке отправляемого (исходящего) документа и присвоении входящего регистрационного номера.
3.7.4.12.4. В случае невозможности дальнейшей обработки электронного документа (отсутствие вложений, несоответствие РКК вложению, наличие ошибок в заполнении основных реквизитов, ошибочное адресование документа, повторная отправка) – поступивший (входящий) электронный документ возвращается отправителю и не подлежит регистрации.
3.7.4.12.5. Служба делопроизводства отправителя вносит соответствующие изменения в РКК, устраняет замечания и направляет документ адресату повторно или отменяет его отправку с разрешением исполнителя отправляемого (исходящего) электронного документа.
3.7.4.13.1. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения для аналогичных документов, сформированных на бумажных носителях.
3.7.4.13.2. До передачи в архив органа исполнительной власти Волгоградской области электронные документы хранятся в архиве электронных документов АСЭД.
3.7.4.13.3. Служба делопроизводства проводит с использованием АСЭД экспертизу ценности электронных документов в порядке, установленном для документов, сформированных на бумажных носителях.
3.7.4.13.4. Архив электронных документов АСЭД и его копия формируются с использованием средств АСЭД службой делопроизводства.
3.7.3.5. Сформированный архив электронных документов АСЭД доступен пользователям АСЭД только для просмотра.
3.7.4.13.6. Доступ к информации, содержащейся в архиве электронных документов АСЭД, обеспечивается путем установления определенных категорий пользователей и применения соответствующих технических средств и правовых норм действующего законодательства, и осуществляется в порядке, предусмотренном Инструкцией по делопроизводству.
3.7.4.13.7. Копия архива электронных документов АСЭД передается на хранение в архив органа исполнительной власти Волгоградской области вместе с передачей документов на бумажных носителях.
3.7.4.13.8. Передача архива электронных документов АСЭД на государственное хранение, осуществляется в порядке, предусмотренном для передачи дел, сформированных на бумажных носителях.
3.8.1. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.[7]
Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.
3.8.2. Органы исполнительной власти Волгоградской области в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» применяют печати с изображением Государственного герба Российской Федерации.
Кроме печати с изображением Государственного герба Российской Федерации в органе исполнительной власти Волгоградской области могут использоваться печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов («Для пакетов», «Для договоров», «Для копий» и др.), металлические выжимные печати для опечатывания помещений, сейфов и других хранилищ, а также штампы.
3.8.3. Инструкцией по делопроизводству устанавливаются:
виды и количество печатей и штампов, применяемых в органе исполнительной власти Волгоградской области;
порядок изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов органа исполнительной власти Волгоградской области.