прием электронного документа;
предварительная обработка электронного документа;
регистрация электронного документа;
рассмотрение электронного документа;
исполнение электронного документа;
контроль исполнения и снятие с контроля электронного документа;
направление в дело.
5) Для правовых актов органа исполнительной власти Волгоградской области:
подготовка проекта электронного документа;
согласование проекта электронного документа;
подписание электронного документа;
регистрация электронного документа;
сканирование электронного документа;
исполнение электронного документа;
контроль исполнения и снятие с контроля электронного документа;
направление электронного документа в дело.
6) Для обращений граждан и писем–ответов на них:
прием электронного документа;
предварительная обработка поступившего электронного документа;
предварительное рассмотрение поступившего электронного документа;
регистрация поступившего электронного документа;
рассмотрение поступившего электронного документа;
исполнение электронного документа;
контроль исполнения электронного документа;
подготовка проекта отправляемого (исходящего) электронного документа (письма-ответа на обращение гражданина (граждан));
согласование отправляемого (исходящего) электронного документа;
подписание отправляемого (исходящего) электронного документа;
проверка правильности оформления отправляемого (исходящего) электронного документа;
регистрация отправляемого (исходящего) электронного документа;
отправка исходящего электронного документа;
снятие с контроля электронного документа;
направление в дело.
3.7.4.1.1. Документы из органов исполнительной власти Волгоградской области поступают по АСЭД в электронном виде в форме РКК с прикрепленным электронным образом документа, подписанным ЭЦП.
Службой делопроизводства проверяется правильность заполнения основных реквизитов и адресования документа, его комплектность, , наличие электронного образа документа, ЭЦП и проверка ее подлинности.
При выявлении ошибок в заполнении РКК или отсутствии обязательных реквизитов, электронного образа документа, ЭЦП, электронный документ возвращается исполнителю без регистрации с отметкой о причинах отказа в регистрации.
3.7.4.1.2. В случае соблюдения вышеперечисленных требований электронный документ автоматически регистрируется и направляется на предварительное рассмотрение в службу делопроизводства. Одновременно орган исполнительной власти Волгоградской области, направивший документ, получает уведомление о доставке электронного документа и присвоении регистрационного номера.
На данном этапе в РКК поступившего электронного документа часть полей уже заполнена автоматически, а также вложен электронный образ документа, подписанный ЭЦП. В случае необходимости корректируется краткое содержание электронного документа, формируется дальнейший маршрут его прохождения.
3.7.4.2.1. Участниками обмена информацией по электронной почте являются: орган исполнительной власти Волгоградской области, юридические и физические лица.
3.7.4.2.2. Электронные сообщения, поступающие по электронной почте и являющиеся объектом обмена сведениями (информацией) между работниками органов исполнительной власти Волгоградской области регистрации в АСЭД и рассмотрению не подлежат.
3.7.4.2.3. Электронные сообщения, поступившие в орган исполнительной власти от иных внешних участников (юридических и физических лиц), и отвечающие требованиям оформления электронных документов, подлежат регистрации в АСЭД в установленном порядке.
3.7.4.2.4. В случае невозможности идентификации реквизитов поступившего электронного сообщения орган исполнительной власти Волгоградской области, получивший такое электронное сообщение, вправе затребовать от лица, направившего электронное сообщение, оригинал документа на бумажном носителе.
3.7.4.2.5. В АСЭД производится первичная обработка и регистрация электронных документов, поступивших по электронной почте, аналогично поступившим документам на бумажном носителе (за исключением функции сканирования). РКК заполняется сведениями из заголовка электронного сообщения. К РКК прикрепляется файл, поступивший по электронной почте, и формируется маршрут прохождения электронного документа.
Первичная обработка электронного документа завершается регистрацией в РКК, в которой в соответствующих полях проставляется регистрационный номер и дата регистрации полученного электронного документа. После регистрации поступивший электронный документ пересылается на рассмотрение в соответствии с маршрутом прохождения документа.
3.7.4.3.1. После проведения первичной обработки и предварительного рассмотрения документа, поступившего на бумажном носителе, служба делопроизводства осуществляет его регистрацию в АСЭД путем создания РКК, в которую вносятся основные обязательные реквизиты документа.
3.7.4.3.2. Если регистрация документа, поступившего на бумажном носителе, осуществляется лицом, не уполномоченным определять номенклатурное дело последующего хранения документа, то поле «Индекс дела» не заполняется.
Документ, поступивший на бумажном носителе, сканируется, к РКК прикрепляется электронный образ документа, формируется маршрут прохождения документа в зависимости от вида и содержания документа и созданный электронный документ направляется на рассмотрение.
3.7.4.4.1. Электронный документ направляется на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти Волгоградской области или иному лицу, уполномоченному на рассмотрение документов, и подготовку им резолюции (поручения (указания) по его исполнению). Руководитель формирует резолюцию (поручение (указание) по его исполнению) путем добавления задачи в существующий маршрут прохождения электронного документа, внесения текста резолюции (поручения (указания) по его исполнению), информации об исполнителе, сроках исполнения, комментариев.
3.7.4.4.2. Постановка электронного документа на контроль (при необходимости) осуществляется путем изменения маршрута прохождения поступившего (входящего) электронного документа, добавления задачи «На контроль» с указанием данных о работнике, его осуществляющем, и имеющем право снять задачу с контроля после исполнения электронного документа, сроках исполнения электронного документа или иным способом, предусмотренным в АСЭД.
Исполнение входящего электронного документа, поступившего по АСЭД, заключается в следующем:
непосредственное ознакомление с поступившим (входящим) электронным документом;
перенаправление поступившего (входящего) электронного документа на исполнение другим исполнителям путем изменения маршрута прохождения электронного документа, добавления задачи с указанием исполнителя, сроков исполнения электронного документа, внесения комментариев (осуществляется при необходимости);
назначение ответственного за исполнение поступившего (входящего) электронного документа путем добавления соответствующей задачи в маршрут прохождения электронного документа с указанием информации о работнике, осуществляющем контроль, сроках исполнения электронного документа;
непосредственное исполнение поступившего (входящего) электронного документа, осуществляемое внесением информации об исполнении электронного документа в РКК или путем прикрепления файла с отчетом об исполнении, или путем подготовки отправляемого (исходящего) электронного документа;
снятие электронного документа с контроля при исполнении всех выданных поручений и поставленных задач лицом имеющим право снять документ с контроля после его исполнения.
3.7.4.6.1. Направление исполненного электронного документа в дело заключается в определении места его хранения согласно сводной номенклатуре дел органа исполнительной власти Волгоградской области лицом, уполномоченным определять место хранения документа (индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть направлен исполненный документ (комплект документов) и направлении его в дело лицом, осуществляющим формирование дел в структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области.
3.7.4.6.2. Направление исполненного электронного документа в электронное дело в соответствии с номенклатурой дел осуществляется службой делопроизводства либо исполнителем документа.
На данном этапе в АСЭД заполняется поле «Индекс дела» и электронный документ автоматически направляется в электронное дело в соответствии со сводной номенклатурой дел.
3.7.4.6.3. Одновременно на документе, поступившем на бумажном носителе, проставляется отметка «Об исполнении документа и направлении его в дело».
На этом этапе происходит верификация и проверка соответствия электронного дела и дела, формируемого на бумажном носителе.
3.7.4.7.1. Подготовка отправляемых (исходящих) электронных документов осуществляется с использованием АСЭД и включает в себя следующие этапы: