ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Бийский технологический институт (филиал)
государственного образовательного учреждения
высшего профессионального образования
«Алтайский государственный технический университет
имени И.И. Ползунова»
Т.И. Макрушина, А.Л. Верещагин
ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ ЗАДАНИЯ
Методические рекомендации по выполнению индивидуальных заданий по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» для студентов специальности 080401 «Товароведение и экспертиза товаров»
всех форм обучения
Бийск
Издательство Алтайского государственного технического
университета им. И.И. Ползунова
2009
УДК 651.4/.9(075.8)
Рецензент: доцент, к.х.н. БТИ АлтГТУ Г.В. Багров
Макрушина, Т.И.
Индивидуальные задания: методические рекомендации по выполнению индивидуальных заданий по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» для студентов специальности 080401 «Товароведение и экспертиза товаров» всех форм обучения /
Т.И. Макрушина, А.Л. Верещагин; Алт. гос. техн. ун-т, БТИ. – Бийск: Изд-во Алт. гос. техн. ун-та, 2009. – 45 с.
В методических рекомендациях представлена программа дисциплины «Делопроизводство и корреспонденция», содержание индивидуальных заданий и рекомендации по их выполнению, а также примерный перечень вопросов к зачету.
УДК 651.4/.9(075.8)
Рассмотрены и одобрены на заседании
кафедры общей химии и экспертизы товаров.
Протокол № 70-05/02 от 20.02.2009 г.
© Т.И. Макрушина, А.Л. Верещагин, 2009
© БТИ АлтГТУ, 2009
| Введение……………………………………………………………...…. | 4 |
| 1 Программа дисциплины……………………………………………… | 5 |
| 1.1 Теоретические основы дисциплины…………………………….. | 5 |
| 1.2 Системы документации………………………………………….. | 5 |
| 1.3 Организация работы с документами……………………………. | 6 |
| 2 Индивидуальные задания……………………………………………. | 7 |
| 2.1 Содержание заданий…………………………………………… | 7 |
| 2.2 Методические рекомендации по выполнению заданий………. | 18 |
| 3 Примерный перечень вопросов к зачету…………………………. | 20 |
| Приложение А. ГОСТ 6.30-90. Система организационно-распорядительной документации: требования к оформлению | 23 |
| Приложение Б. Внутренняя опись документов…………………….. | 33 |
| Приложение В. Титульный лист…………………………………….. | 34 |
| Приложение Г. Регистрационные карточки………………………… | 35 |
| Приложение Д. Номенклатура дел…………………………………… | 38 |
| Приложение Ж. Заверительный лист дела……………………………. | 40 |
| Приложение И. Обложка дела………………………………………. | 41 |
| Приложение К. Формуляр-образец………………………………….. | 43 |
| Литература…………………………………………………………….. | 44 |
ВВЕДЕНИЕ
Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Законодательное определение термина «делопроизводство»: это «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами». Коммерческая корреспонденция представляет собой совокупность знаний, необходимых для надлежащей переписки по торговым делам; имеет свои установленные торговыми обычаями формы и терминологию.
Основными целями дисциплины «Делопроизводство и корреспонденция» являются:
− освоение требований к оформлению управленческих документов и технологии оформления и составления документов как традиционным способом, так и с использованием компьютеров;
− формирование навыков применения общепринятой лексики и стиля служебных документов, в том числе и коммерческих.
Задачи изучения дисциплины:
− научиться использовать нормативно-правовые документы при оформлении организационно-распорядительной, информационно-спра-вочной документации;
− приобрести навыки правильного оформления деловой и коммерческой переписки, в том числе международной.
Товаровед-эксперт должен обладать достаточными знаниями в области делопроизводства и корреспонденции, требующимися при управлении ассортиментом товаров; проведении сертификации товаров и услуг; измерении и оценке потребительской стоимости уровня качества и конкурентной способности товаров.
1 ПРОГРАММА ДИСЦИПЛИНЫ
1.1 Теоретические основы дисциплины
Предмет и задачи дисциплины. Основные термины и определения
Делопроизводство и корреспонденция, документ, документирование, юридическая сила документов, документационное обеспечение управления, организация работы с документами, системы организации делопроизводства. Классификация документов [1].
История становления и развития делопроизводства в России. Зарождение делопроизводства в Древнерусском государстве, приказное, коллежское, министерское и советское делопроизводство [1].
Современный этап делопроизводства в России. Органы власти, ответственные за делопроизводство. Нормативно-методическая база делопроизводства: законы, постановления, приказы и распоряжения РФ в области делопроизводства, стандарты, ЕГСДОУ, классификаторы, инструкции по делопроизводству. Принципы ЕГСДОУ. Унификация и стандартизация [1].
Основные правила оформления документов. Требования к составлению и оформлению. Бланки и форматы документов. Формуляр-образец документа как модель унифицированной формы документа. Реквизиты документов. Состав и расположение реквизитов документов. Служебные отметки на документах, датирование документов, адресование, заголовок к тексту и др. Особенности оформления реквизитов в зарубежной переписке. Правильность оформления текстов служебных документов [2].
Классификация бланков документов.
В зависимости от расположения реквизитов: угловой и продольный бланки. В зависимости от автора документа: бланк организации, структурного подразделения и бланк автора документа. В зависимости от вида бланка документа: общий бланк, бланк конкретного вида документа и бланк письма.
1.2 Системы документации
Организационно-правовая система документации. Устав, учредительный договор, положения о структурном подразделении, регламент, штатное расписание, должностные инструкции, трудовой договор. Состав реквизитов, правила оформления [1].
Распорядительная система документации. Документы, принимаемые на условиях единоначалия и коллегиальными органами. Приказы, распоряжения, указания. Постановления и решения. Состав реквизитов, правила оформления [1].
Справочная система документации. Информационно-справочная система документации: докладные, служебные, объяснительные записки, протоколы, заявления, представления и служебные письма.
Информационно-аналитическая система документации: акты, справки, перечни, сводки, заключения, отзывы, списки. Состав реквизитов, правила оформления [1].
Документы по личному составу предприятия. Приказы по личному составу, трудовые договоры, анкета, личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки [1].
Коммерческие договоры (контракты). Договор купли-продажи. Договор поставки [1].
1.3 Организация работы с документами
Документооборот и общие правила его организации и учета. Особенности организации движения документопотоков: входящие, исходящие, внутренние документы и организация работы с ними.
Регистрация служебных документов: индексация, формы регистрации и порядок заполнения.
Построение справочного аппарата для аналитической документационной работы. Компьютерные средства организации документооборота [1].
Оперативное хранение документов. Номенклатура дел. Сроки хранения. Формирование и оформление дел. Экспертная комиссия. Порядок передачи дел в архив организации [1].
Современные способы и техника создания документов. Средства составления текстовых документов, в том числе акустическим способом. Средства обработки, хранения и поиска документов, в том числе компьютерные.
Особенности использования компьютера при оформлении отдельных документов.
Особенности оформления документов с формой и графлением. Конструирование цифровых таблиц [5, 6].
2 ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ ЗАДАНИЯ
Цель заданий:
− изучение современных требований к составлению и оформлению управленческих документов;
− овладение правилами и формами деловой и коммерческой переписки;
− формирование представлений об организации движения документов на предприятиях.
2.1 Содержание заданий
Индивидуальное задание по дисциплине состоит из ответов на теоретические вопросы и выполнения практических заданий по заданному варианту.
Задание первое. Ответьте на теоретические вопросы с использованием учебной литературы и нормативно-правовых документов в области делопроизводства (таблица 1).