Методические рекомендации по выполнению индивидуальных заданий по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» для студентов специальности 080401 «Товароведение и экспертиза товаров» всех форм обуч (стр. 7 из 8)
5. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов);
- фланговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
6. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
7. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
8. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
9. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
ПРИЛОЖЕНИЕ Б
Внутренняя опись документов
Наименование предприятия
Внутренняя опись
документов дела №
| №№ п.п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | №№ листов дела | Примечание |
Итого_________________________________________________________документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи____________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
ПРИЛОЖЕНИЕ В
Титульный лист
Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение высшего
профессионального образования
«Алтайский государственный технический университет
имени И.И. Ползунова»
Бийский технологический институт (филиал)
ИНДИВИДУАЛЬНОЕ ЗАДАНИЕ
по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция»
Вариант № 11
Выполнил студент гр. ТиЭТ-61
С.А. Лебедев
22.11.2009
Проверил
ст. преподаватель Т.И. Макрушина
05.12.2009
Бийск 2009
ПРИЛОЖЕНИЕ Г
Регистрационные карточки
Формы регистрационных карточек представлены на рисунках Г.1, Г.2 и Г.3.
| Входящий номер и дата регистрации | От кого поступил документ | Количество листов | Исходящий номер и дата полученного документа |
Краткое содержание документа_________________________________
Кто направил документ. Резолюция______________________________
Оборотная сторона
| Дата передачи на испол- нение | Кому направлен документ | Расписка в получении | Дата возврата, расписка принявшего документ | Номер дела, в котором хранится документ или отметка об уничтоже- нии |
Отметка о контроле и исполнении______________________________
дата, индекс исполнителя (ответа)
Адресат, содержание_________________________________________
Когда и кем документ снят с контроля__________________________
Дело_________ Том__________ Листы________
Подпись контролера _____________
Фонд_____
Опись____
Дело_____
Рисунок Г.1 – Форма регистрационной карточки поступающей
корреспонденции
Лицевая сторона
Оборотная сторона
Рисунок Г.2 – Разновидность формы регистрационной карточки
поступающей корреспонденции
Лицевая сторона
| Порядковый регистрационный номер и дата | Количество листов и экземпляров | Кому направлен документ | Расписка в получении или номер реестра, дата |
Краткое содержание документа__________________________________
Кем подписан документ________________________________________
Оборотная сторона
| Входящий номер исполненного документа | Номер дела, в которое помещена копия документа и номера листов | Отметка о полученном ответе, дата |
Когда и кем документ снят с контроля__________________________
Дело_________ Том__________ Листы________
Подпись контролера _____________
Фонд_____
Опись_____
Дело______
Рисунок Г.3 − Регистрационная карточка
отправляемой корреспонденции
ПРИЛОЖЕНИЕ Д
Номенклатура дел
Форма номенклатуры дел представлена на рисунке Д.1.
Наименование организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
_________№___________ руководителя организации
______________________
(место составления) Подпись Расшифровка
подписи
На ________________ год
Дата
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во ед. хр. | Срок хранения и № статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
Наименование должности руководителя
службы ДОУ организации Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Виза руководителя архива
(лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного
учреждения
от _________ № _____________ от__________№___________
Рисунок Д.1 – Форма номенклатуры дел
Пример номенклатуры дел представлен на рисунке Д.2.
Рисунок Д.2 – Пример номенклатуры дел предприятия
ПРИЛОЖЕНИЕ Ж
Заверительный лист дела
Пример заверительного листа дела представлен на рисунке Ж.1.
Рисунок Ж.1 – Пример заверительного листа дела
Лист-заверитель дела представлен на рисунке Ж.2.
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № 3
В дело подшито (вложено) и пронумеровано 210 (двести десять) листов, в том числе: литерные листы 50а, 112а, 1126 + 2 листа внутренней описи + 1 лист номенклатуры дел + 2 листа регистрационной карточки. Лист 5 имеет физические повреждения - разрыв и склейка.
Секретарь Подпись Расшифровка подписи
Дата
Рисунок Ж.2 – Лист-заверитель дела
ПРИЛОЖЕНИЕ И
Обложка дела
Формы обложки дела представлены на рисунках И.1 и И.2.
Рисунок И.1 − Форма обложки дел постоянного
и временного хранения
Рисунок И.2 – Пример оформления обложки дела
