В инструкциях не должны применяться слова, подчеркивающие особое значение отдельных требований (например, «категорически», «особенно», «обязательно», «строго», «безусловно» и т.п.), т.к. все требования инструкции должны выполняться работниками в равной степени.
Замена слов в тексте инструкции буквенным сокращением (аббревиатурой) допускается при условии полной расшифровки аббревиатуры.
Если безопасность выполнения работы обусловлена определенными нормами, то они должны быть указаны в инструкции (величина зазоров, расстояния и т.п.).
Инструкции по охране труда проверяются и пересматриваются в следующем порядке.
Организации-разработчики правил и органы, утвердившие их, должны систематически, не реже одного раза в 5 лет, проверять правила на соответствие требованиям действующих государственных стандартов, санитарных норм, правил и гигиенических нормативов и при необходимости разрабатывать предложения по их обновлению.
Проверка инструкций для работников по профессиям или по видам работ, связанным с повышенной опасностью, должна проводиться не реже одного раза в 3 года.
Правила и инструкции должны пересматриваться до истечения срока, указанного выше:
* при пересмотре законодательных актов, государственных стандартов и других нормативных документов;
* по указанию вышестоящих органов;
* при внедрении новой техники и технологии;
* по результатам расследования производственного травматизма, аварий, катастроф.
Проверку действия, применение и пересмотр типовых инструкций проводит организация-разработчик этих инструкций, а инструкций для работников - подразделение-разработчик.
Ответственность за своевременную проверку и пересмотр инструкций несут руководители этих организаций и подразделений-разработчиков.
Если в течение 5 лет условия труда работников в отрасли не изменились, то приказом (распоряжением) соответствующего центрального органа исполнительной власти действие типовой инструкции продлевается на следующий срок, о чем делается запись на титульном листе контрольного экземпляра типовой инструкции.
Если в течение срока условия труда работников в организации не изменились, то приказом (распоряжением) руководителя действие инструкции для работников продлевается на следующий срок, о чем делается запись на первой странице инструкции (ставится штамп «Пересмотрено», дата и подпись лица, ответственного за пересмотр инструкции).
Инструкции для работников должны пересматриваться в случаях:
* изложенных выше;
* пересмотра типовой инструкции;
* изменения технологического процесса или условий работы, а также при использовании новых видов оборудования, материалов, аппаратуры, приспособлений и инструмента.
Оформление подписей, согласование и утверждение пересмотренных инструкций производится в порядке, предусмотренном Постановлением Минтруда России от 17 декабря 2002 г. № 80 «Об утверждении методических рекомендаций по разработке государственных нормативных требований охраны труда». Министерства, ведомства и другие органы федеральной исполнительной власти информируют организации о действующих правилах, типовых инструкциях и других нормативных актах по охране труда.
Руководители организаций обеспечивают инструкциями всех работников и руководителей заинтересованных подразделений.
Выдача инструкций руководителям подразделений должна производиться службой охраны труда (ответственным лицом по охране труда) с регистрацией в журнале учета выдачи инструкций.
ЖУРНАЛ
учета выдачи инструкций по охране труда для работников
(примерная форма)
| № пп | Дата выдачи | Обозначение (номер) инструкции | Наименование инструкции | Количество выданных экземпляров | Ф.И.0. и должность получателя инструкции | Подпись получателя инструкции |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
У руководителя подразделения должен постоянно храниться комплект действующих в подразделении инструкций для работников всех профессий и по всем видам работ данного подразделения, а также перечень этих инструкций, утвержденных руководителем организации.
У каждого руководителя участка (мастер, прораб и т.д.) должен быть в наличии комплект действующих инструкций для работников, занятых на данном участке, по всем профессиям и видам работ.
Инструкции работникам могут быть выданы на руки под расписку в личной карточке инструктажа для изучения при первичном инструктаже, либо вывешены на рабочих местах или участках, либо храниться в ином месте, доступном для работников.
Местонахождение инструкции определяет руководитель подразделения (службы) с учетом необходимости обеспечения доступности и удобства ознакомления с ними.
3.14. Документация, делопроизводство
и отчетность по охране труда
Документация по охране труда в организации (на бумажных носителях или в электронном виде) устанавливает и описывает основные процедуры системы управления охраной труда в их взаимодействии (ГОСТ Р 12.0.006-2002 ССБТ "Общие требования к системе управления охраной труда в организации"). Документация должна быть удобочитаемой, легко идентифицируемой, сопровождаться указанием даты введения в действие и срока действия. Документация должна храниться в учтенной форме в течение установленного срока. Должны быть установлены методы и определены обязанности, касающиеся разработки и обновления документов различного вида. Эти методы должны своевременно корректироваться.
Документация должна быть удобочитаемой, легко идентифицируемой, сопровождаться указанием даты введения в действие и срока действия. Документация должна храниться в учтенной форме в течение установленного срока. Должны быть установлены методы и определены обязанности, касающиеся разработки и обновления документов различного вида. Эти методы должны своевременно корректироваться.
Организация должна разрабатывать и поддерживать методы контроля документации и контроля данных, требуемых стандартом, с тем чтобы:
— документы периодически анализировались, при необходимости корректировались и переутверждались уполномоченными лицами;
— копии учтенных документов и принятых данных были доступными на всех местах, где их использование существенно для эффективного функционирования системы управления охраной труда;
— отмененные документы и данные соответственно изымались из всех мест их хранения, рассылки и применения или защищались каким-либо другим способом, исключающим их непреднамеренное использование;
— архивированные документы и данные, относящиеся к законодательно регулируемым требованиям, сохранялись в соответствии с требованиями соответствующих нормативных актов или для сохранения накопленных сведений. При этом устаревшие документы и данные должны быть соответственно обозначены.
В работе по охране труда используются распорядительная, учетная и отчетная документации. Примерная номенклатура дел по охране труда имеет следующее содержание.
Общая документация по охране труда:
Законодательные и нормативные правовые акты по охране труда.
Распорядительные документы об организации службы охраны труда или назначении специалиста (инженера) по охране труда.
Положение об организации работы по охране труда (системы управления охраной труда).
Правила внутреннего трудового распорядка.
Журнал учета движения трудовых книжек.
Приходно-расходная книга по учету трудовых книжек и вкладышей к трудовым книжкам.
Трудовые договоры (с содержанием раздела обязательств работодателя и работника по условиям и охране труда).
Коллективный договор.
Соглашение администрации и профсоюзного комитета по охране труда
(заключается на календарный год).
Должностные обязанности руководителей, специалистов и работников по охране труда.
Приказы руководителя организации по личному составу и личные дела, включая трудовые книжки работников
Должностные инструкции с разделом об обязанностях, правах и ответственности в области охраны труда (составляются на каждое должностное лицо).
Приказ о назначении лиц, ответственных за организацию охраны труда и безопасной работы.
Приказ о назначении лиц, ответственных за газовое хозяйство.
Акт проверки выполнения соглашения по охране труда (Составляется 2 раза в год).
Положение о порядке проведения 3-х ступенчатого контроля за охраной труда.
План организационно-технических мероприятий по улучшению условий и охраны труда, здоровья работающих.
План мероприятий по предупреждению детского дорожно-транспортного травматизма.
Журнал регистрации несчастных случаев на производстве.
Акты о несчастных случаях на производстве (Н-1) и с учащимися (Н-2).
Отчет о числе дней временной нетрудоспособности пострадавших при несчастных случаях на производстве и затратах по охране труда формы 7-травматизм.
Расчетная ведомость по средствам Фонда социального страхования РФ (в части социального страхования от несчастных случаев) формы 4-ФСС РФ.