В соответствии со стандартами серии ИСО 9000 под проектом понимается уникальный процесс, состоящий из совокупности скоординированной и управляемой деятельности, предпринятый для достижения цели, соответствующей конкретным требованиям, включающим ограничения по срокам, стоимости и ресурсам.

Функциональный подход трактует проект как целенаправленную деятельность, осуществляемую для удовлетворения конкретных потребностей при наличии внешних и внутренних ограничений и использовании строго определенных ресурсов.

Понятие проекта как процесса связано с целенаправленным изменением (полностью или частично) состояния некоторой системы, к которой можно отнести организацию, инфраструктуру и т. п. Изменению могут подвергаться технологические процессы, структура учреждения, система материально-технического обеспечения, компетенция ее сотрудников и др. Поэтому управление проектами непосредственно связано с управлением изменениями.

Проект характеризуется следующими особыми признаками:

· уникальность, неповторимость условий, новизна или инновационность результата, пилотность исполнения;

· четкая и конкретная цель, достигаемая с помощью выбора определенной стратегии и ее структуризации в виде комплекса определенных работ;

· постепенное уточнение (на каждом этапе проекта) имеющейся информации и содержания предстоящих работ и мероприятий;

· фиксированная по срокам длительность и логическая последовательность выполнения работ;

· ограниченные ресурсы и их четкое распределение по работам проекта;

· комплексность проекта и его разграничение с другой деятельностью института;

· специфическая организация управления и взаимодействия;

· наличие руководителя и команды проекта.

Под управлением проектами понимается приложение знаний, навыков, инструментов и методов к работам проекта для удовлетворения предъявляемых к нему требований.

Субъекты управления - участники проекта (сотрудники, подразделения, внешние участники), взаимодействующие при выработке и принятии управленческих решений в процессе его реализации. Ключевыми участниками могут быть: заказчик, руководство института, команда управления (руководитель и члены команды проекта), функциональные подразделения института (факультеты и кафедры, отдел маркетинга и др.), другие образовательные учреждения, которые в разной степени взаимодействуют друг с другом.

Объекты управления включают программы, мероприятия, процессы планирования и реализации проекта.

Управление проектом состоит из следующих составляющих:

· управление интеграцией, обеспечивающее взаимодействие между собой всех элементов и процессов проекта: интеграция целей, задач и ресурсов проекта с планами и ресурсами института; интеграция интересов исполнителей проекта и заинтересованных лиц и т.д.;

· управление замыслом (или содержанием), обеспечивающее включение в проект всех тех работ, которые необходимы для успешного его выполнения;

· управление временными параметрами проекта, включающее в себя процессы по своевременному завершению проекта;

· управление ресурсами (стоимостью), предполагающее разработку сметы и контроль затрат, оптимизацию распределения различных ресурсов между этапами проекта и видами работ;

· управление качеством, объединяющее все осуществляющиеся процессы и работы, предполагающее распределение ответственности в области качества таким образом, чтобы проект удовлетворял тем потребностям, для решения которых он был предпринят;

· управление трудовыми ресурсами, включающее в себя процессы по организации и управлению команды проекта;

· управление информационными коммуникациями, включающее процессы, необходимые для своевременного создания, сбора, распространения, хранения, получения и, в конечном итоге, использования информации проекта;

· управление рисками, обеспечивающее планирование управления рисками, их идентификацию и анализ, реагирование на риски, мониторинг и управление.

Жизненный цикл проекта представляет собой промежуток времени между моментом формализации идеи и закрытием проекта. Типовой жизненный цикл включает фазы (Рис.1):

- инициирование проекта и разработка концепции,

- планирование,

- исполнение (осуществление),

- завершение и оценка.

Рис. 1. Типовой жизненный цикл проекта

В проекте могут принимать участие специалисты и организации, непосредственно выполняющие ту или иную работу в соответствие с планом. К участникам проекта относятся:

· руководитель проекта;

· администратор (менеджер);

· специалисты по направлению (сотрудники НИЦ);

· технические специалисты;

· привлекаемые специалисты и руководители структурных подразделений института, структур управления образованием и образовательных учреждений.

Руководитель проекта наделяется полномочиями по руководству работами проекта на всех фазах его жизненного цикла, а также по руководству всеми процессами, включая контроль и координацию работ всех участников проекта. Он утверждается ректором института, подчиняется заведующему НИЦ и несет полную ответственность за выполнение проекта.

Требования, предъявляемые к сотруднику для назначения руководителем проекта:

- знание методологий управления проектами,

- знание предметной области,

- полное понимание целей проекта,

- знание исходных данных проекта,

- знание технологий проведения работ, используемых в соответствующем направлении,

- опыт планирования и организации работ, постановки задач,

- открытость в общении, организованность, нацеленность на результат, способность оперативно решать возникающие вопросы и реагировать на изменения,

- владение информационно-коммуникационными технологиями, включая технологии Web 2.0.

Основные задачи и обязанности руководителя проекта:

- подготовка плана управления проектом и управление им;

- организация текущего планирования, непрерывная адаптация планов;

- управление текущими параметрами проекта;

- контроль выполнения плана основных мероприятий и работ, расхода ресурсов, качества проекта;

- взаимодействие с заведующим НИЦ, с руководителями подразделений;

- взаимодействие с отдельными членами команды, проектной командой в целом, привлекаемыми функциональными исполнителями;

- обеспечение эффективного взаимодействия с внешними по отношению к проекту структурами;

- поддержка эффективной инфраструктуры и системы управления проектом;

- контроль ведения проектной и отчетной документации;

- управление изменениями, рисками, проблемами;

- подготовка обзоров проекта;

- маркетинг и PR проекта.

Формирование проектной команды осуществляется руководителем проекта по согласованию с заведующим НИЦ, руководителями структурных подразделений института (в отношении привлекаемых сотрудников). Утверждение состава проектной команды осуществляется ректором института в рамках утверждения плана проекта.

Методические рекомендации для сотрудников научно-исследовательского центра по управлению проектами развития образования Санкт-Петербург 2010 (стр. 1 из 4)

1. Общие положения